Организационная структура
В начале изучения предметной области необходимо ознакомиться и изучить организационную структуру предприятия. Для наглядного изображения представим организационную структуру в виде диаграммы, представленной на рисунке 1.1.
Предприятие состоит из следующих кадров: директор, бухгалтер, менеджер, диспетчер, водители транспортных средств, агенты и контрагенты.
Транспортная компания имеет линейную организационную структуру. Во главе предприятия стоит директор, который руководит работой менеджера и бухгалтера.. Менеджер организует работу с клиентами, такую как: прием заявок,занесение данных о клиенте, и т.п., а диспетчер в свою очередь принимает звонки от клиентов и заносит их данные о желаемых мероприятиях в базу данных, передавая в дальнейшем информацию агентам и контрагентам и передаёт дальнейшие инструкции водителям, которые предоставляют услуги транспортировки клиентов, после чего водители заполняют необходимый документ который выдаётся менеджером и называется путевым листом, и в конце рабочего дня возвращают его уже заполненным непосредственно обратно менеджеру, который в свою очередь формирует отчет о проделанной работе и передаёт его в высшее звено.
Схематичное представление организационной структуры управления ООО «Бригантина» представлено на рисунке 1.1. Схема носит целостный характер.
Рис. 1.1 Организационная диаграмма
Организационная диаграмма разработана для наглядного видения организационной иерархией на предприятии.
Функциями директора являются:
общий контроль деятельности компании;
разработка стратегий компании;
решение вопросов, требующих вмешательства руководства;
анализ оперативной деятельности компании.
сбор информации от сотрудников;
решение определенных вопросов взаимодействия с клиентами;
передача необходимых инструкций от вышестоящего звена к нижестоящему.
Функциями менеджера являются:
непосредственная работа с клиентом;
передача инструкций диспетчерам;
анализ отчетности деятельности сотрудников компании;
формирование отчетности о проделанной работе.
Функциями бухгалтера являются:
выполнение непосредственных служебных поручений руководства;
ведение бухгалтерского учета;
подготовка данных по соответствующим участкам бухгалтерского учета, для составления отчета;
производство начисления и перечисления заработной платы и/или налоговых сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты.
Функциями диспетчера являются:
передача информации менеджеру и в вышестоящее звено;
совершение звонков потенциальным клиентам;
приём звонков от клиентов;
формирование личных и доверительных отношений с клиентами;
формирование отчетности о проделанной работе.
Функциями агента являются:
передача информации менеджеру;
привлечение клиентов непосредственно на месте проведения прогулок.
Функциями водителей транспортных средств являются:
транспортировка клиентов в указанное место;
проведение прогулок на необходимых видах транспорта.
Описывать функции контрагентов не имеет смысла, потому что они являются временно нанятыми внешними субъектами предприятия и выполняют функции лишь непосредственного взаимодействия с клиентами, т.е. их функциями являются: взаимодействие с клиентами, и дальнейшее проведение необходимых мероприятий.
Схема внешнего документооборота
Работу транспортной фирмы определяет документооборот между подразделениями и сторонними организациями (рис. 1.2).
В транспортной компании происходят взаимодействия между следующими структурными подразделениями:
Бухгалтерия;
Диспетчерская;
Клиенты;
Менеджеры;
Агенты;
Водители;
Директор.
Рис. 1.2. Схема внешнего документооборота
Основываясь на схеме документооборота, а также подробно ознакомившись с обязанностями сотрудников, были выделены основные бизнес-процессы компании.