1. Виды бронирования для групп спортивных команд:

Существуют три вида бронирования спортивных команд:

1. Гарантированное бронирование – бронирование групп спортивных команд, подкрепленное полной или частичной оплатой по ранее выставленному счету.

2. Негарантированное бронирование – на основании письма от спортивной команды, присланного Менеджеру по продажам (допускается устная договоренность).

3. Предварительное бронирование – бронирование, при условии, что у спортивной команды есть интерес к отелю, но окончательное решение по заезду еще не принято.

Форма для бронирования – разработана для представления всех данных о заезде группы в компактном виде с указанием всей необходимой информации о заезде. Отсылается на отель, в том случае:

- Если оплата осуществляется по наличному расчёту.

После получения данного письма в отеле, портье (НСПР) обязан поставить бронь на нужное кол-во номеров, указать тарифы, по которым живёт группа, указать всю необходимую информацию в примечании к группе и написать письмо на менеджера по продажам, о том, что номера забронированы. Также в карте группы необходимо указывать конкретного менеджера по продажам, которому направил письмо.

- В отдел бронирования если оплата происходит по безналичному расчёту.

После получения данного письма администратор по бронированию ставит бронь на нужное кол-во номеров, указывает тарифы, по которым живёт группа, указывает всю информацию, что предоставил Менеджер по продажам в примечании к группе и выставляет на Менеджера по продажам счёт на оплату. Также в карте группы необходимо указывать конкретного менеджера по продажам, которому направил письмо.

Форма для бронирования.

Название команды	ФК «Нефтяник» г. Ахтырка
Отель	Reikartz Кировоград
Дата заезда	1.11.2013-2.11.2013
Время заезда	12.00
Время выезда	17.00
Оплата за ранний заезд	Нет
Оплата за поздний выезд	Нет
Тур сбор	Нет
Классик сингл	4	400 грн
Люкс сингл б/з (без завтраков)	1	900 грн
Стандарт Твин (кровати раздельно)	10	600 грн
Администратор	Андрей 050-111-222-3
Врач	Сергей 067-333-22-11
Оплата (нал/ без нал )	Нал.
Конференц зал (малый)	12.00-14.00 (150 грн\час)
Тип бронирования	Гарантированное \ не гарантирование

Негарантированное бронирование.

При негарантированном бронировании существует следующая последовательность действий:

1. Менеджер по продажам согласовывает стоимость проживания с группой. В зависимости от формы оплаты (наличная /безналичная) Менеджер по продажам высылает форму о бронировании отелю (рецепция, НСПР, Управляющий отелем), если оплата происходит за наличный расчёт или на отдел бронирования (если компания хочет оплачивать услуги на основания счёта).

2. Портье или администратор по бронированию ставят бронь, при этом в карте группы в примечаниях к каждому номеру видна информация о тарифах, контактах организаторов.

Примечание:

Также сотрудник, формирующий бронь, указывает в Сервио конкретного Менеджера по продажам, от которого пришла форма.

3. После появления брони в шахматке отеля (в программе Сервио) НСПР связывается с менеджером по продажам и уточняет особенности заезда группы.

Важно:

С момента появления брони/ предброни в шахматке отеля – все вопросы относительно заезда группы ложатся на соответствующие службы отелей.

4. НСПР передаёт информацию о заезде группы Администратору Ресторана.

5. Администратор ресторана связывается с Врачом Команды или с Администратором команды (В зависимости от того, кто ответственный в данной команде за питание.) На основании нижеприведенного чек листа проводит беседу:

Меню команды (просит выслать для просчёта)

К которому времени нужно подсчитать стоимость питания?

Какой бюджет на 1 человека? Сколько будет всего человек? (В случае если МПП не предоставил данной информации)

Форма оплаты: нал \безнал?

Время подачи блюд

Способ подачи блюд (кто то не ест майонез, что то готовить без перца и т.д.)

Другие особенности питания.

Куда направить просчитанное меню? (e-mail, факс, в телефонном режиме озвучить суммы по приёмам пищи)

Данную информацию, впоследствии Администратор ресторана должен предоставить НСПР (для информации).

Примечание:

Администратор ресторана анализирует меню команды, сверяет предложенные позиции с ТТК Рейкарц. Если нет какой-то позиции, то предлагает АР или ВР «замену» позиций в меню согласно ТТК Рейкарц. Если команда не соглашается на замену блюда АР запрашивает новые ТТК на данное блюдо.

6. После просчёта стоимости питания Администратор ресторана связывается с Врачом команды или Администратором Команды и передаёт информацию о стоимости питания.

В идеале, лучше выслать просчитанное меню на электронную почту и получить согласие на данное меню, для того, что бы во время проживания не возникло вопросов относительно каких либо нюансов.

7. Если вопросов по стоимости питания нет, то Администратор ресторана пишет письмо на Менеджера по продажам, в котором указывает стоимость питания, прилепляет просчитанное меню, указывая, какая будет форма оплаты. Менеджер по продажам сам контролирует выставление счета бухгалтерией ЦО и его оплату.

Если вопросы по питанию есть, и АР их решить не может – он может связаться с МПП для помощи в решении вопросов.

8. Начальник службы приёма и размещения, связывается с Администратором команды сразу после звонка Менеджера по продажам. Он уточняет особенности заезда (бронирование места на стоянке под автобус, наличие мини баров в номерах, конференц-зал с проектором или без, другие вопросы). А также уточняет, когда у администратора будет список спортсменов, чтобы можно было сформировать рум лист.

Важно:

Не стоит звонить каждый день администратору команды и требовать рум лист. В реальности он появляется за сутки до заезда команды. Также могут быть травмы футболистов, дисквалификации, не заезды по болезням и список будет уже другой.

Предварительное бронирование

1. Менеджер по продажам согласовывает стоимость проживания с группой и высылает форму о бронировании на портье и НСПР отеля с просьбой поставить предбронь. Кол-во номеров в бронировании не является окончательным, так же как и кол-во человек.

Примечание:

Сотрудник, формирующий предбронь, указывает в Сервио конкретного Менеджера по продажам, от которого пришла форма.

2. Если меню команды ещё не просчитано, НСПР передаёт информацию о группе Администратору ресторана и просит связаться с Администратором команды или Врачом Команды для просчёта меню, в срок указанный МПП.

3. Администратор ресторана связывается с Врачом команды или Администратором Команды (В зависимости от того кто ответственный в данной команде за питание). И по приведённому ниже чек листу проводит беседу.

Меню команды (просит выслать для просчёта)

К которому времени нужно подсчитать стоимость питания?

Какой бюджет на 1 человека? Сколько всего будет человек? (В случае если МПП не предоставил данной информации)

Куда направить просчитанное меню? (e-mail, факс, в телефонном режиме озвучить суммы по приёмам пищи)

Примечание:

Администратор ресторана анализирует меню команды, сверяет предложенные позиции с ТТК Рейкарц. Если нет какой-то позиции, то предлагает АР или ВР «замену» позиций в меню согласно ТТК Рейкарц. Если команда не соглашается на замену блюда, АР запрашивает новые ТТК на данное блюдо.

4. Если Администратор ресторана сам рассчитывает меню, то сначала нужно направить готовое меню на Менеджера по продажам и после его согласования направить на Врача команды или Администратора команды.

5. В случай отказа команды от заезда Менеджер по продажам пишет письмо на отель и НСПР с просьбой снять предбронь.

6. Если команда заезжает, то Менеджер по продажам пишет письмо на отель и НСПР с данной информацией. Также Менеджер по продажам должен указать способ оплаты проживания и питания. Если форма оплаты безналичная, то МПП запрашивает у администратора по бронированию счёт и выставляет его заезжающей команде. Менеджер по продажам сам контролирует выставления счета по питанию бухгалтерией ЦО и его оплату.

Важно:

Письмо от Менеджера по продажам о заезде команды является подтверждением для отеля и только с этого момента можно начинать делать закупку продуктов питания.

После подтверждения заезда группы НСПР и Администратор ресторана действуют как при негарантированном заезде.

4