Тема 5. Приоритеты
Вопросы темы:
1. Определение расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра.
2. Матрица многокритериальной оценки.
3. Критерии приоритетности.
Успешно изучив тему, вы будете:
знать:
· что такое приоритеты и почему так важно уметь выделять наиболее главные дела;
· классификацию дел по важности и срочности;
· как выбрать из множества вариантов оптимальный;
· как выбирать из множества дел самые важные;
уметь:
· использовать метод многокритериальной оценки для расстановки приоритетов в делах;
· уметь расставлять приоритеты для ежедневных задач;
· определять срочность и важность дел с помощью матрицы Эйзенхауэра.
Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:
· приоритет;
· матрица Эйзенхауэра;
· метод многокритериальной оценки;
· веса критериев;
· четыре категории задач в матрице Эйзенхауэра.
Полученные знания будут вам полезны:
· при определении приоритетных дел в ежедневном планировании;
· при осуществлении выбора лучшего из имеющихся вариантов.
Вопрос 1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра.
Если попробовать передать суть тайм-менеджмента одной фразой, то она звучала бы так: «Как потратить свое невосполнимое время на главное». Но как определить, что главное, а что – не очень? В жизни всегда хочется сделать очень много: сдать сессию, сходить в кино с друзьями, почитать книжку, купить новый компьютер, найти хорошую работу и счастье в жизни. Но «все и сразу» не получается, приходится выбирать из «всего-всего» – «самое-самое».
Питер Друкер: Расстановка приоритетов – вопрос не столько логического анализа, сколько смелости.
Вся наша жизнь – это непрерывный выбор, который мы делаем каждый день. Важно, чтобы он был осознанным, а не делался «как придется» (помните, в теме «Целеполагание» мы говорили о людях, живущих «как придется» и «как получилось», и что с ними происходит?). Для того чтобы уметь правильно выбирать, необходимо научиться расставлять приоритеты.
! Расставить приоритеты – значит принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное, а какие – второстепенное значение. |
! Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность». Сделать это нам поможет матрица Эйзенхауэра.
Существует предположение, что этот метод предложил генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени, и она помогла ему добиться успеха и стать президентом США.
Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории:
· А – важные и срочные («горящий» проект, неотложные дела, критические ситуации).
· В – важные, но не срочные (написание реферата, диплома, которые сдавать еще не скоро; планирование долгосрочных целей и др.).
· С – неважные, но срочные (телефонные звонки, внезапные посетители, мелкие дела, рутина, «навязанные» проблемы и т.д.).
· D – неважные и несрочные (поглотители времени; мелочи, отнимающие время и др.).
! Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий:
А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Например, завтра экзамен, а 10 билетов еще не выучено, и приходится в спешном порядке доучивать то, что в течение долгого времени откладывалось «на потом». Рабочий аврал: и проект надо успеть завершить к завтрашнему дню, и отчет подготовить, и представить новый план работы отдела к вечеру – все это дела именно важной и срочной категории. Способ работы с ними один: брать и делать. Но если их настолько много, что физически невозможно все выполнить? А вот в этой ситуации необходимо задуматься, почему обрушилась лавина важных дел, ведь часть аврала мы иногда создаем себе сами. Многие из этих «горящих» дел раньше не были такими, их «вырастил» сам человек, не уделяя внимания категории дел «В».
В. Важные и несрочные. Дела этой категории самые «обиженные», ведь именно им мы уделяем меньше всего внимания, так как они несрочные. «Время терпит, – думаем мы про такие дела и откладываем их. – Срок сдачи проекта так далеко, успеем, а пока можно немного расслабиться, не торопиться, заняться более срочными делами, время есть…». И постепенно дела категории В превращаются в дела категории А. И вот уже последние сутки перед днем Х, а мы лихорадочно пытаемся сделать хоть что-то, торопимся сами и подгоняем коллег; в спешке совершаем ошибки, исправить которые уже некогда. Приходит осознание, что нужно было раньше начинать дело, иначе планировать свое время. Как результат, работа, выполненная кое-как, с недоработками, ошибками. Одним словом, брак. Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.
С. Неважные и срочные. Это «хитрые» дела, которые любят «прикидываться» важными. Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, и задачи категории С этим пользуются. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи, вечной спешки. Почему-то именно такое положение дел зачастую считается показателем активной работы, а ведь еще в начале ХХ века классик научной организации труда Ф.У. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Как обстоят дела у вас? Как часто вы суетитесь сами или вас отрывают очень срочным, но, как потом выясняется, совсем неважным вопросом или задачей?
D. Неважные и несрочные («Мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно «по остаточному принципу», чтобы они не «съели» весь бюджет нашего времени. И тогда из поглотителей они вполне могут стать нашими помощниками. Например, нужно взять за правило, которому нужно неукоснительно следовать, такой алгоритм: сначала выполнять действительно важные дела, а лишь потом оставшееся время посвящать тому, что не первостепенно, но интересно. При этом важно учитывать принцип преобладания ресурса времени на важные дела над размером выделяемого времени на развлечения. Не создавайте ситуации, когда на поиск и подготовку материала для презентации затрачивается 30–40 минут, а на общение в чате, онлайн игру, чтение новостей – 1,5–2 часа. Непропорциональные расходы времени с перевесом в сторону хронофагов дадут свой «эффект»: жизнь в состоянии постоянных авралов, стрессы, проблемы со здоровьем, трудности с карьерным и профессиональным ростом, состояние постоянной усталости и, как результат, раннее психоэмоциональное и физиологическое истощение. Позже человеку начинает грозить профессиональное выгорание. Не поддавайтесь на уловки хронофагов, грамотно расставляйте приоритеты и придерживайтесь их. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.
Преимущества матрицы Эйзенхауэра:
· проста в использовании;
· позволяет уменьшить число не важных дел;
· помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.
Выполните задание, скопировав его условия в документ Word. Определите, к какой категории по матрице Эйзенхауэра относится каждая из задач? Поставьте рядом с задачей буквенное обозначение соответствующей категории.
1. Разобраться на рабочем столе.
2. Подготовить материалы к завтрашнему совещанию.
3. Провести расчеты по проекту, который стартует через месяц.
4. Написать реферат по экономике, который нужно сдать до конца следующего месяца.
5. Срочно написать справку по проекту для NN, из соседнего отдела. Очень просил, ему срочно надо сдавать.
6. Подготовить слайды для презентации по новому продукту, презентация - через 4 месяца.
7. Хорошо бы озадачиться составлением требований к претендентам на вакансию менеджера нашего отдела, может понадобиться месяца через три в связи с расширением.
8. Начать заниматься на курсах иностранного языка, для подготовки к стажировке в Норвегии в следующем году.
9. Сходить на премьеру нового фильма.
10. Встретиться с друзьями, посмотреть футбол.