Вопрос 2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.

 

С целью создания обзора задач можно использовать совершенно различные инструменты: от простых записей на стикерах или схем на листе бумаги до двухмерных графиков MS Project и креативных интеллект-карт.

В тайм-менеджменте чаще всего используются три группы инструментов, позволяющих легко и просто создать эффективный обзор.

 

 

Рассмотрим подробнее каждую из групп инструментов создания обзора, особенности их составления и использования.

 

Вопрос 3. Контрольные списки.

 

С этим простым инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Списки товаров для дома, вещей в отпуск, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию, является прекрасным инструментом самоконтроля.

Примеры контрольных списков:

·     Список вопросов для телефонного разговора.

·     Вопросы к новым клиентам.

·     Список тем и вопросов к совещанию.

·     Анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки и др.).

·     Перечень необходимых мероприятий, действий.

·     Список задач на день (один из самых важных контрольных списков).

 

Правила составления контрольного списка:

·     Список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, вопроса, пункта.

·     Количество пунктов в списке не должно быть большим (в соответствии со структурой внимания человека – не более 10).

·     Все пункты в списке должны быть сформулированы в результато-ориентированном виде. Особенно важно это правило для списка задач на день (to do list).

! Результато-ориентированная формулировка (для контрольного списка задач).

Формулировки задач контрольного списка должны давать ответ на вопрос «Что сделать?» и отражать результат, который мы хотим получить.

 

 

Рассмотрим на простом примере, как правильно делать результато-ориентированные формулировки. Предположим, вы собираетесь поступать в ВУЗ. Вам нужно подать документы в приемную комиссию.

Можно эту задачу записать просто: «Документы» или «Приемная комиссия». Но при этом теряется смысл задачи. Какие документы? Что с ними нужно сделать? Какой вопрос решать в приемной комиссии? Ехать ли туда или просто позвонить? Такие формулировки не отвечают на вопрос «Что сделать?» и не дают представления о результате.

Можно записать так: «Поехать в институт». Активный глагол, мотивирующий на совершение действия, есть, а вот видения ясного результата – нет.

Чтобы все было точно и понятно, эту задачу следовало бы записать так: «Сдать документы в приемную комиссию». Есть и активный глагол, мотивирующий на совершение действия есть, и результат понятен (сданные в институт документы). Что дает такая тщательно выверенная формулировка? Определение критериев достижения результата. Для нас важен не сам факт поездки в институт, а цель – вовремя сданные документы. Четкая фокусировка на желаемом результате, лежащая в основе данной технологии, имеет одну важную особенность: когда мы держим в фокусе нашего внимания определенную цель, задача, правильно сформулированная и записанная, часто может решиться без лишних усилий с нашей стороны.

Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать гибко.