Тема 4. Создание эффективного обзора задач

 

Вопросы темы:

1.  Основные понятия и определения.

2.  Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.

3.  Контрольные списки.

4.  Двумерные графики.

5.  Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач.

 

Успешно изучив тему, вы будете:

знать:

·     особенности инструментов обзора и области их применения;

·     суть и значение обзора в организации собственного времени;

·     правила создания различных инструментов обзора;

 

уметь:

·     применять на практике инструменты обзора (контрольные списки, двухмерные графики, древовидные карты) для решения типовых и нестандартных ситуаций;

·     создавать разные инструменты обзора для решения разных задач и ситуаций.

 

Изучая материал темы, необходимо акцентировать внимание на следующих понятиях:

·     обзор задач;

·     контрольные списки;

·     двухмерные графики;

·     график регулярных дел;

·     древовидная карта.

 

Полученные знания будут вам полезны:

·     для планирования и выполнения задач различного уровня сложности;

·     при работе со сложными задачами, требующими соблюдения сроков;

·     для развития собственного творческого подхода к решению нестандартных задач и проблем.

 

Вопрос 1. Основные понятия и определения.

 

Чтобы принимать верные решения, иметь возможность сделать выбор и начинать что-то предпринимать, необходимо иметь достаточно полное представление о ситуации, проблеме. Любая ситуация выбора и принятия решения связана с неопределенностью. Мы не знаем, что нас ждет впереди, поэтому боимся ошибиться и сделать неверный шаг. Страх порождает состояние напряжения, и риск совершить неверный шаг, допустить ошибку возрастает в разы.

Чем более полной информацией мы обладаем, тем легче действоват, тем ниже страх перед неизвестностью, тем меньше состояние напряжения и тем лучше видны открывающиеся возможности, следственно, возрастает способность принимать верные решения в ситуациях изменений. Снизить неопределенность и обозначить верные ориентиры мы можем с помощью создания эффективного обзора.

 

! Обзор – наглядное представление информации (задач, сроков, справочных данных и т.д.), позволяющее легко видеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дающее возможность эффективно принимать решения.

 

! Суть обзора состоит в создании своеобразной карты, в которой отражены основные ориентиры, направления движения, учтены все мелкие детали.

Основное отличие обзора от плана: обзор не привязан ко времени, он дает более наглядную картину ситуации и позволяет увидеть все возможности для решения тех или иных задач. Поэтому крайне важно организовать систему обзора таким образом, чтобы все внимание было направлено на решение наиболее важной на данный момент задачи, не упуская из виду все остальные дела, задачи, возможности.

Для того чтобы обзор стал эффективным средством принятия решений и достижения результата, необходимо соблюдать основной принцип, присущий всем технологиям тайм-менеджмента:

! Вся информация обязательно должна быть материализована. Материализация крайне важна при создании обзора, так как внимание человека ограничено, и часть информации может быть не замечена, а ведь именно она имеет шанс оказаться решающей при принятии решения, повлиять на исход дела. Все, что хранится в голове – ненадежно (есть возможность забыть) и не дает полного представления о ситуации (нет наглядности). Если учесть, что около 70 % информации человек получает через визуальный канал восприятия, принцип наглядности становится ведущим при создании обзора.