Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими, и бюджетируемыми задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

! Рассмотрим шаги выполнения алгоритма на примере самого простого инструмента планирования – ежедневника:

1.  На сетке времени в ежедневнике (или в календаре в Outlook) отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв времени на непредвиденные обстоятельства.

2.  Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами.

3.  В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые, работающие на ключевые стратегические цели и задачи (не более 2–3 задач).

4.  «Бюджетируем» время на крупные гибкие задачи. Рядом с задачей указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения.

5.  В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем. Невыполненные задачи переносим на следующий день.

Выполните задание.

Скопируйте условия задания в документ Word. Составьте план на день, используя алгоритм планирования жестко-гибких задач (кроме последнего шага).

 

9.00
10.00
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
18.00
19.00
20.00
21.00
22.00
23.00

 

Список задач:

 

1.       Подписать документы для заключения договора.

2.       15.10 -16.20 провести презентацию у клиента.

3.       Оплатить мобильный.

4.       Купить новый ежедневник.

5.       Заказать авиабилеты.

6.       Подать заявку в тех. отдел.

a.        9.00 – 9.15 – планерка.

7.       Закончить недельный отчет.

8.       Сдать недельный отчет.

9.       Подобрать статистику для отчета.

10.  Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

11.  Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

12.  Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

13.  Родители попросили подъехать сегодня вечером, помочь с ремонтом.

14.  Позвонил потенциальный поставщик, перенес встречу на 17.00.

15.  Проверить правильность реквизитов.

16.  Начальник поставил задачу: провести собеседование с кандидатами на должность менеджера нашего отдела с12.00 до 13.00.

Бюджетирование времени в плане дня. При определении бюджета времени на выполнение всех задач в ежедневном плане важно помнить, что планировать следует не более 60% рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40% времени используем как свободный резерв на непредвиденные изменения ситуации. Между задачами всегда нужно оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Методические указания по изучению темы.

Внимательно изучив материал темы и поработав в интерактивном режиме, вы уже выполнили часть заданий, потренировались. Теперь вы готовы ответить на теоретические вопросы и выполнить несколько заданий для самопроверки. Ответы на вопросы и выполнение практических заданий помогут лучше усвоить материал.