Вопрос 7. Инструменты контекстного планирования.

К основным инструментам, с помощью которых мы можем создать свою систему контекстного планирования, относятся:

·     ежедневник;

·     стикеры, закладки для гибких задач;

·     доски контекстного планирования.

 Система контекстного планирования может быть налажена в любом обычном ежедневнике. Для этого следует выявить основные контексты так, как это делается в первом шаге контекстного планирования. В ежедневнике создаются разделы, соответствующие этим контекстам, в которые записываются соответствующие необходимые дела и задачи. При приближении какого-либо контекста («кайроса») достаточно заглянуть в нужный раздел ежедневника или органайзера и просмотреть список дел.

Другой способ управления кайросовыми задачами осуществляется с помощью стикеров. Гибкие задачи выписываются на стикеры, которые приклеиваются либо на соответствующую страницу ежедневника, либо на специальную закладку для кайросовых задач. Такая система позволяет определять приоритетность той или иной задачи, используя стикеры разных цветов. При этом не нужно постоянно переписывать задачи, переходящие изо дня в день в связи с отсутствием «кайроса» и вычеркивать выполненные задания. Если задача переносится на другой день, достаточно переклеить стикер на нужную страницу или просто переложить закладку.

Доски для контекстного планирования.

Это наиболее наглядный инструмент планирования, который особенно удобен для командной работы. Материалом для доски может служить белая магнитная доска, лист ватмана и др. Важно помнить, что доска планирования отлично подходит и для организации личного планирования. Участок стены, увешанный стикерами, пробковая доска над рабочим местом, дверца холодильника – это тоже доски планирования. Использование данного инструмента планирования позволяет связать несколько контекстов.

В качестве инструмента планирования также довольно часто используется Outlook, ставший инструментом корпоративного планирования во многих компаниях.^[5] Смартфоны, КПК и другие средства автоматизации планирования также могут быть выбраны в качестве инструментов. Важен не носитель, которым мы пользуемся, а применение техники эффективного планирования, методика использования контекстов. Инструмент же каждый выбирает для себя, исходя из своих привычек и предпочтений.

 

Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.

Как же спланировать свою деятельность таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Нужно планировать свой день.

Планируя свой день, мы учитываем два типа задач:

·     Жесткие – привязанные к определенному времени.

·     Гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств).

Но есть такие задачи, на выполнение которых требуется определенный ресурс времени. Например, подготовку и расчет бюджета по новому проекту за 10 минут не сделаешь, потребуется как минимум 2–3 часа в течение нескольких дней, чтобы подготовить все необходимые материалы, перепроверить расчеты и избежать ошибок. Как быть с такими задачами? К какому типу задач их отнести? Таким образом, возникает необходимость в выделении третьего типа задач –бюджетируемых.

! Бюджетируемые задачи – крупные, времяемкие задачи, жестко не привязанные ко времени. Они требуют определения количества времени, необходимого для их выполнения.

Выполните задание.

Скопируйте условия задания в Word. Определите, какие из приведенных задач являются бюджетируемыми (требуют значительного ресурса времени для их выполнения)? Выделите бюджетируемые задачи зеленым цветом (шрифт или заливка).

1.       Подписать документы для заключения договора.

2.       Подать заявку в тех. отдел.

3.       Если зав. отделом приедет из командировки сегодня, попросить у нее данные для проекта.

4.       Позвонить в автосервис, если машина готова – забрать.

5.       Оплатить мобильный.

6.       Заказать авиа билеты.

7.       Оформить доп. соглашение к договору с поставщиком.

8.       Закончить недельный отчет.

9.       Составить аналитический обзор источников по теме проекта.

10.  Сдать недельный отчет.

11.  Проверить правильность реквизитов в соглашении о сотрудничестве.

12.  Подобрать статистику для диплома.