- •Тема 1. Сущность и определение понятия «тайм-менеджмент». Целеполагание
- •Вопрос 1. Понятие и сущность тайм-менеджмента.
- •Вопрос 2. Тайм-менеджмент как система. Основные уровни.
- •Вопрос 3. Основные понятия и определения целеполагания. Проактивный и реактивный подходы к жизни: определение, различия, значимость для целедостижения.
- •Вопрос 4. Ценности как основа целеполагания. Мемуарник как инструмент для определения своих базовых ценностей.
- •Вопрос 5. Формулирование целей: smart-критерии.
- •Вопрос 6. Smart-цели и надцели. Две стратегии целедостижения: «Воронка шагов» и «Веер возможностей».
- •Вопрос 7. Стратегическая картонка как инструмент стратегического целеполагания.
- •Тема 2. Хронометраж как персональная система учета времени
- •Вопрос 1. Поглотители времени: определение понятия, основные виды поглотителей.
- •Вопрос 2. Определение понятия, суть и задачи хронометража.
- •Вопрос 3. Техника полного хронометража.
- •Вопрос 4. Анализ личной эффективности на основе данных хронокарты.
- •Распорядок дня Иммануила Канта (1724–1804)
- •Тема 3. Контекстное планирование. Планирование дня
- •Вопрос 1. Неоднородность времени: линейное и нелинейное время.
- •Вопрос 2. Два типа задач.
- •Вопрос 3. Определение понятия контекст. Основные типы контекстов
- •Вопрос 5. Определение и задачи понятия «контекстное планирование». Техника контекстного планирования.
- •Техника контекстного планирования.
- •Вопрос 7. Инструменты контекстного планирования.
- •Вопрос 8. Три типа ежедневных задач: жесткие, гибкие, бюджетируемые.
- •Вопрос 9. Алгоритм планирования ежедневных задач разного типа.
- •Вопросы для самопроверки:
- •Литература по теме.
- •Практические задания.
- •Тема 4. Создание эффективного обзора задач
- •Вопрос 1. Основные понятия и определения.
- •Вопрос 2. Инструменты создания обзора задач: особенности и преимущества каждой группы инструментов.
- •Вопрос 3. Контрольные списки.
- •Вопрос 4. Двумерные графики.
- •Вопрос 5. Технология майнд-менеджмента с использованием интеллект-карт для создания эффективного обзора задач.
- •Вопросы для самопроверки:
- •Литература по теме.
- •Практические задания.
- •Тема 5. Приоритеты
- •Вопрос 1. Определение, суть расстановки приоритетов в тайм-менеджменте. Матрица Эйзенхауэра.
- •Вопрос 2. Матрица многокритериальной оценки.
- •Вопрос 3. Критерии приоритетности.
- •Закон Парето: жизненные советы
- •Вопросы для самопроверки:
- •Литература по теме.
- •Практические задания.
- •Тема 6. Технологии достижения результатов: способы распределения рабочей нагрузки и самонастройки на действия
- •Вопрос 1. Правила организации эффективного отдыха.
- •Вопрос 2. Самонастройка на решение задач: методы, способы.
- •Вопрос 3. Эффективное решение больших трудоемких задач.
- •Вопрос 4. Техника работы с «задачами-слонами».
- •Вопрос 5. Использование smart-критериев для подзадач.
- •Вопрос 6. Решение мелких неприятных задач.
- •Вопросы для самопроверки:
- •Литература по теме.
- •Практические задания.
- •Литература Основная литература:
- •Дополнительная литература:
- •Интернет-ссылки:
Распорядок дня Иммануила Канта (1724–1804)
Иммануил Кант (1724–1804)
Внешних событий в биографии Канта на удивление мало. Всю жизнь философ прожил в глухой провинции Пруссии, почти никогда не покидал стен родного Кенигсберга, даже на побережье моря, всего в нескольких часах пути, не выбрался. Убежденный холостяк и человек привычки, он более 40 лет преподавал в местном университете один и тот же курс. Предельно упорядоченная жизнь, которую позднее окарикатурили, представив философа каким-то бездушным автоматом. Генрих Гейне язвил:
«Трудно сочинить историю жизни Канта, ибо не было у него ни истории, ни жизни. Он жил механически упорядоченной, отрешенной от реальности жизнью в тихом, далеком от событий Кенигсберге, старинном городке на северо-восточной границе Германии. Не думаю, чтобы большие часы тамошнего собора отправляли свою службу с таким же усердием и точностью, как кенигсбергский бюргер Иммануил Кант. Для подъема, для чашки кофе, писания и чтения лекций, для приема пищи и для прогулки – для всего было раз навсегда отведено время, и соседи при виде Канта в сером плаще и с испанской тростью в руках точно знали: сейчас 15.30».
Однако Манфред Кюн в изданной в 2001 г. биографии Канта убедительно доказывает, что тот вел жизнь не столь «отрешенную» и бесстрастную, как воображается Гейне и некоторым другим авторам. Философ любил общение, был живым и интересным собеседником, гостеприимным хозяином. От более увлекательной жизни он вынужден был отказаться по медицинским соображениям: врожденный порок развития скелета привел к уменьшению объема груди, сердце и легкие были сдавлены, и здоровье Канта с детства было весьма хрупким. Чтобы продлить свою жизнь и заглушить душевные страдания, причиняемые ему ипохондрией, Кант выработал, как он писал, «определенную форму жизни и порядок вещей, которыми я занимаю свой ум».
До крайностей в этом режиме, до такой точности, что по нему, как уверяет Гейне, соседи могли сверять часы, Кант дошел лишь к 40 годам, и эта размеренность служила выражением его уникальных представлений о характере человека. «Характер» по Канту – это рационально выбранный способ организовывать свою жизнь на основании разнообразного скопившегося за жизнь опыта. Именно к 40 годам и вырабатывается характер, в основе которого, опять-таки по мнению Канта, «максимы» – небольшое количество наиболее существенных правил жизни, которым, однажды сформулировав их, человек должен следовать всю оставшуюся жизнь.
К сожалению, в отличие от Бенджамина Франклина Кант не завещал потомству свой личный список максим, но совершенно очевидно, что он ставил себе целью превратить «определенную форму жизни» из простой привычки в моральный принцип. Так, до 40 лет Кант порой засиживался за полночь, играя в карты, но после 40 он придерживался своего распорядка дня без единого отклонения.
Обычный день согласно этой «определенной форме» выглядел следующим образом: Кант вставал в пять утра (его будил преданный слуга, отставной солдат, следуя строгому приказу: хозяин ни в коем случае не должен проспать). Поднявшись, Кант выпивал чашку-другую жиденького чая и выкуривал трубку. Кюн пишет: «Кант установил себе правилом выкуривать не более одной трубки в день, однако сообщают, будто чаша трубки с годами все увеличивалась».
Куря трубку, философ размышлял, а затем готовился к лекциям и писал. Лекции начинались в семь часов утра и продолжались до 11.00. Преподавал он логику, практическую философию и этику, физическую географию и курс по энциклопедии. По окончании работы Кант направлялся в ресторан или трактир, где обедал – то была его единственная за день полноценная трапеза. В качестве сотрапезников он рад был видеть не только университетских коллег, но и горожан самого разного происхождения и статуса, что же касается трапезы как таковой, он предпочитал простые блюда, хорошо прожаренное мясо и доброе вино. Обед затягивался до трех, а затем Кант выходил на свою пресловутую прогулку и навещал ближайшего друга, Джозефа Грина[60]. Они беседовали до 19.00 по будням и до 21.00 по выходным, иногда к ним присоединялся еще один друг. Затем Кант возвращался домой, еще немного работал, читал и ровно в 22.00 укладывался в постель.
Практические задания.
Задание №1.
Техники борьбы с поглотителями времени.
Вспомните свой типовой рабочий день.
1. Запишите все дела, задачи, действия этого дня, которые можете отнести к разряду поглотителей времени, в левую колонку таблицы (минимум три). При необходимости поясните, почему это дело, действие, задачу вы рассматриваете как потерю времени?
2. В колонку рядом запишите причины возникновения данной потери времени.
3. В правой колонке запишите, какие способы борьбы с данным хронофагом вы уже применяете или планируете применить, какие меры, на ваш взгляд, наиболее подойдут для успешной борьбы с данным поглотителем времени?
Внимание! Старайтесь избегать советов и предложений по минимизации затрат времени по принципу: «Надо это вообще не делать».
Обратите внимание, что используемое время можно разделить на три категории:
1. Использовано эффективно (есть результат).
2. Нейтральный результат (необходимые издержки затрат времени на дорогу, завтраки-обеды, умывания-одевания). Здесь подход «взять и отказаться» точно не подойдет. Скорее, стоит рассмотреть вариант возможности снижения затрат времени на выполняемое действие.
3. Использовано неэффективно (хронофаги). Вот здесь допустимы различные варианты оптимизации: от сокращения расходов времени до полного исключения из орбиты наших дел.
Образец:
Мой рабочий хронофаг |
Причины потери времени |
Меры по устранению |
Заполняла счета за Егорову. Она плохо в этом разбирается, легче сделать самой, хотя это не моя функциональная обязанность. Из-за этого я не успеваю дописать свой отчет уже второй день. |
Боюсь делегировать задачи, стараюсь контролировать все, хотя это невозможно. Привыкла брать все на себя. |
Учиться делегировать (изучить вопросы делегирования в тайм-менеджменте). Инвестировать время и объяснить один раз, как надо делать, с условием, что за последующие ошибки отвечать будете уже не вы. И, наверное, надо перестать принимать от подчиненных работу с недоделками, так как на их устранение уходит ваше время. |
Задание №2.
Прочитайте выдержки из хронокарты сотрудника банка. Определите наличие поглотителей времени, подсчитайте количество времени, растраченного впустую. Предложите свои варианты мер по устранению потерь. Подсчитайте примерный выигрыш во времени от их применения.
Время начала и окончания |
Длительность |
Вид работы |
7.45–9.00 |
1.15 |
Дорога. |
9.10–10.26 |
1.16 |
Работа с почтой, ответ на письма заместителя. управляющего, мониторинг выполнения решений совещаний. |
10.30–10.45 |
15 |
Визит (незапланированный) руководителя дополнительного офиса, который жаловался на сложности кадровых назначений. Посочувствовала. |
10.45–11.10 |
25 |
Назначение встреч и совещаний в календаре/параллельно распечатала книгу про Outlook. |
11.10–11.15 |
5 |
Векселя. Надо с ними срочно разобраться. Назначила задачу Астахову. |
11.15–11.45 |
30 |
Зашел бывший сотрудник. Поделился впечатлениями от нового места работы. |
11.45–11.50 |
5 |
Позвонила Шмакову, назначила встречу по возможному сотрудничеству. |
11.50–12.15 |
25 |
Дооформила распоряжение (хотя это задача Крутиковой). |
12.15–12.35 |
20 |
??? что делала. |
12.35–13.00 |
25 |
ПОЧТА, ТЕЛ. РАЗГОВОРЫ. |
13.00–13.30 |
30 |
Запрос Журавлевой о налогах. |
13.30–14-00 |
30 |
Корректировка письма по налоговым последствиям. |
14.00–14.28 |
28 |
ОБЕД. |
Задание №3.
Переформулируйте приведенные ниже цели в показатели хронометража:
Меньше задерживаться после работы для доделки невыполненного.
Найти время на освоение программы Mind Management.
Начать писать курсовую работу.
Добавить время на мониторинг задач.
Найти время на подготовку расчетов по новому проекту.
Задание №4.
Скопируйте задание в документ Word. Определите, какие из приведенных задач являются хронофагами, а какие – нет (поставьте отметку в нужную ячейку). Объясните свое решение, написав обоснование в правом столбце.
Время |
Задача |
Хронофагом |
||
является |
не является |
потому что … |
||
12.00–14.40 |
Совещание, обсуждали вопрос опозданий сотрудников. |
|
|
|
11.00–11.20 |
Выгуливал собаку. |
|
|
|
13.00–13.27 |
Дозванивался до организаторов выставки, узнавал способы и условия оплаты выставочного места. Лучше меня никто не сделает (но это задача руководителя отдела PRи рекламы, в штате есть офис-менеджер и 6 человек подчиненных). |
|
|
|
12.00–14.40 |
Совещание, решали вопрос опозданий сотрудников, выработали меры по устранению явления. |
|
|
|
8.30–10.05 |
Дорога до работы. |
|
|
|
! С помощью материалов из списка литературы самостоятельно изучите следующие вопросы темы:
1. Способы минимизации неэффективных расходов времени.
2. Техника сокращенного хронометража.
3. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления.
