Завершення повторюваної наради
Після проведення ряду нарад, замість її скасування (що призведе до видалення всіх її елементів), змініть шаблон повторення, щоб він завершувався після останнього повторення наради. Для цього натисніть кнопку "Повторення" та змініть дату завершення.
Надання спільного доступу до календаря: як і коли
Спільний доступ до календаря надавати необов’язково, оскільки всі працівники організації можуть бачити, коли їхній співробітник вільний або зайнятий, при цьому не маючи можливості побачити вміст або тему нарад чи зустрічей. Однак за потреби можна легко надати спільний доступ до календаря своїй групі, щоб її учасники могли бачити наради та зустрічі.
Може знадобитися, щоб календарем керувала інша особа, наприклад помічник, який може приймати або відхиляти запрошення на наради від імені власника календаря. У такому випадку можна делегувати свій календар, при цьому делегувати його слід лише одній особі. Не варто роботи всіх представником для свого календаря. Наявність кількох представників може викликати помилки в календарі.
Краще створіть календар SharePoint для колективної діяльності, до якого матимуть доступ усі, замість надання спільного доступу до свого календаря. Наприклад, створіть календар на сайті SharePoint, щоб відстежувати розклади відпусток групи.
Надішліть свій календар у повідомленні під час створення наради з особами, які не мають доступу до відомостей про вашу зайнятість, наприклад особами за межами своєї компанії.
Практичне заняття № 30
Тема: Робота з нотатками і щоденником
Мета: опанувати процес створення нотаток та щоденника у програмі OutLook, а також ознайомитися з методикою та прийомами автоматизації офісних робіт з використанням цієї програми
Теоретичні відомості
Щоденник використовується для запису дат і часу взаємодії з контактами, наприклад кількості годин роботи з певним обліковим записом. Для створення списку всіх елементів, що стосуються до контакту, скористайтеся відстежуванням дій, замість того, щоб пов’язувати ці елементи з контактом.
Якщо відомий день створення або зміни файла, але не відомий шлях до нього, Щоденник дасть змогу знайти потрібні відомості на основі часу роботи з файлом.
Записи заносять у Щоденник на основі часу виконання відповідних дій.
Відкриваючи запис, у Щоденнику відображають відомості про відповідну дію. Крім того, записи в Щоденнику можуть використовуватися як ярлики для переходу безпосередньо до елементів Microsoft Outlook або файлів, до яких належать ці записи в Щоденнику.
Щоб створити запис, слід скористатися командами Створити / Запис у щоденнику. У відповідні поля вводять потрібну інформацію. Записи можна переглядати (вибрати потрібний із запропонованого) і вилучати.
Записування відомостей у щоденник
Вибрані користувачем дії, пов’язані з певними контактами, автоматично записуються в щоденник і впорядковуються в поданні часовою шкалою. Щоденник можна використовувати для відстеження такихелементів Microsoft Outlook, як повідомлення електронної пошти або наради. Він також може відстежувати інші файли Microsoft Office, наприклад документи Word або робочі книги Excel. За допомогою щоденника можна записувати будь-які види взаємодії, які слід зберегти, навіть відомості, які не містяться на комп'ютері, наприклад телефонні розмови або надіслані чи отримані паперові листи.
ПОРАДА Для
швидкого доступу до щоденника можна
додати кнопку Щоденник до області
переходів. У нижній частині
області переходів натисніть
кнопку Настроювання кнопок
,
виберіть пункт Додати або видалити
кнопки, а потім – Щоденник.
Виберіть дію
Записування елементів і файлів у щоденник
Записування дати та часу роботи з контактною особою
Змінення часу початку та завершення для записів у щоденнику
Деактивація або очищення щоденника