Реальна, а не віддалена нарада

Зустрічатися особисто слід у таких випадках:

• група працюватиме разом уперше;

• потрібно демонструвати або передати предмети не в електронному форматі;

• під час наради використовуватиметься мозковий штурм;

• для наради потрібна активна співпраця;

• не всі учасники мають телефон, програму    Office Live Meeting або відповідне програмне забезпечення й обладнання для електронної наради.

В іншому випадку скористайтеся програмою Live Meeting або проведіть нараду по телефону.

 ПОРАДА    Якщо нарада проводиться в іншому розташуванні, заплануйте час поїздки у своєму календарі до та після наради.

Опрацювання пов’язаних документів

Готуючись до наради, часто потрібно надати спільний доступ до документів до та під час наради.

  Якщо всіх учасників підключено до корпоративної мережі, розмістіть документи на сайті SharePoint або на спільному мережному диску.

  Якщо певні учасники наради не належать до організації (наприклад, постачальник, який не має доступу до інтрамережі), скористайтеся програмою SharePoint Workspace.

Не надсилайте вкладення у запрошеннях на нараду.

Підготовка порядку денного: використання завдань

• "@Нарада" – основне місце для елементів порядку денного.    

Створіть просте завдання, позначте його категорією "@Нарада" та встановіть датою початку або терміном дату наради. З наближенням дати наради та появою тем обговорення додавайте примітки, маркери та думки до завдання по мірі їх виникнення. Це завдання перетвориться на порядок денний для наради.

Після наради позначте завдання як завершене та створіть нові завдання для певних дій.

• Обговорення ряду повідомлень або лише одного повідомлення.   

Якщо під час наради потрібно обговорити повідомлення, додайте до нього позначку із днем наради та позначте його категорією "@Нарада".

Якщо потрібно обговорити більше трьох повідомлень, не позначайте кожне з них, оскільки вони переповнять список завдань. Натомість створіть нове завдання з ім’ям наради; клацніть правою кнопкою миші та перетягніть повідомлення до завдання (виконуючи тим часом копіювання). Позначте це завдання категорією "@Нарада".

• Більше простору для думок.   

  Для співпраці з іншими користувачами або забезпечення додаткового простору для висловлення думок доцільно скористатися блокнотом OneNote, доступ до якого можна надати через сайт SharePoint або на локальному сервері. Програма OneNote 2010 пропонує більше можливостей для створення нотаток, ніж завдання Outlook 2010.

Під час наради: способи співпраці

Засіб, який використовується для співпраці під час наради, залежить від розташування учасників та способу доступу.

Якщо під час спільної роботи з документом усі учасники присутні в одній кімнаті, використовуйте функції "Виправлення" та "Примітки" у програмі Word.

  Якщо під час презентацій деякі користувачі отримують доступ з іншого місця, використовуйте функції мережної наради та спілкування в чаті за допомогою програми Microsoft Lync. Для менш формальних нарад можна приєднати всіх користувачів за допомогою групового чату Microsoft Lync і надати спільний доступ до свого робочого стола або другого монітора.

  Якщо потрібно спільно працювати в довільній манері, можна скористатися програмою OneNote для створення нотаток в одному блокноті. Якщо до блокнота не надано спільний доступ, надішліть нотатки в повідомленні після наради.

  У разі створення нотаток або протоколів для наради можна також скористатися програмою OneNote для вставлення відомостей про нараду із програми Outlook у нотатки. Після наради учасникам можна надіслати нотатки як повідомлення.