Завдання для виконання практичної роботи

Таблиця 2. Бланк завдання

Назва завдання	Дата початку	Дата завершення	Зміст завдання	Виконавці	Адреси виконавці в та їх e-mail

Зміст і структура звіту

Звіт щодо виконаної роботи має містити такі підрозділи.

• ^{Мета роботи.}

• ^{Описання процесу створення нового завдання}

• ^{Описання процесу ставлення завдання виконавцю}

• ^{Створення завдання, що повторюються.}

• ^{Описання відстеження виконання завдання.}

• ^{Описання процесу складання Календаря.}

• ^{Висновки.}

Практичне заняття № 29

Тема: Календар. Планування ділових зустрічей

Мета: опанувати процес створення календаря та планування зустрічей у програмі OutLook, а також ознайомитися з методикою та прийомами автоматизації офісних робіт з використанням цієї програми

Теоретичні відомості

Календар використовують для плану­вання робочого дня, тижня чи іншого періоду. Календар містить інфор­мацію про події й нагадує про них (зокрема про свята та дні народ­ження). Вирізняють дві головні події: зустріч і запрошення на збори.

Користуючись Календарем, можна також планувати різні зустрічі та запрошення на збори. Для зустрічі користувач зазначає тему, місце, характер зустрічі (службова, особиста, день народження); особу-кон­такт, категорію зустрічі, приватність, початок і кінець зустрічі, нагаду­вання про зустріч, звуковий сигнал-нагадування, зайнятість у той час тощо.

Запрошення на збори – це повідомлення про зустріч із декількома особами, яким програма відсилає запрошення електронною поштою автоматично.

До активних зустрічей належать не лише створювані зустрічі, а й будь-які події певної вагомості, про які комп’ютер має нагадувати користувачеві, наприклад зателефонувати клієнтові у визначений час, піти в банк тощо. Переглядати події зручно в режимі День / Тиждень / Місяць, який вибирають зі списку Поточне подання на панелі інструментів Додаткова. У цьому режимі події можна редагувати.

Для користувачів робочої групи в локальній мережі слід створити й налаштувати спільний календар, що дасть змогу програмі автома­тично узгоджувати час і місце зборів тощо.

Папка Календар Microsoft Outlook – це календар та засіб ство­рення розкладів, повністю інтегрований з електронною поштою, контактами й іншими засобами. Є можливість переглядання відо­мостей для днів, тижнів і місяців. Календар дає змогу виконувати такі дії:

Створення зустрічей і подій

Записи додаються в Календар Microsoft Outlook так само, як і в паперовий органайзер: клацніть на будь-який інтервал часу і введіть відомості. Нові градієнтні кольори дають змогу швидко знайти поточне число й час. Поточний час відображається тільки в режимах перегляду День і Робочий тиждень. Для нагадування про зустрічі, збори та події можна використовувати звукові сигнали й повідом­лення, а для швидкого розпізнавання елементів – змінювати їхній колір.

Організація зборів

Для організації зборів досить вибрати час у Календарі, створити зустріч і запросити на неї учасників. Програма автоматично запро­понує найраніший час, коли всі учасники будуть вільні. Якщо запрошення на збори розсилаються учасникам електронною поштою, кожен адресат отримає запрошення в папку Вхідні. Під час відкриття запрошення в Microsoft Outlook відображається повідомлення, якщо збори конфліктують із наявним елементом Календаря. Запрошення можна прийняти, прийняти під сумнівом або відхилити натис­канням однієї кнопки. Учасники можуть запропонувати вигідніший для них час зборів, якщо на це є дозвіл організатора зустрічі. Відкривши збори, організатор може переглянути список запрошених, які прийняли і відхилили запрошення, а також тих, хто запропонував інший час.

Перегляд розкладів груп

Є можливість створювати календарі, у яких відображаються розклади груп користувачів або ресурсів. Наприклад, для того, щоб прискорити планування зборів за допомогою цього засобу, можна переглядати розклади всіх співробітників відділу або розклад використання всіх ресурсів приміщення, таких як конференц-зали.

Одночасний перегляд декількох Календарів

Можна переглядати одночасно декілька календарів, зокрема створені вами Календарі й загальні Календарі інших користувачів, наприклад, робочий календар і календар особистих зустрічей.

Крім того, можливе копіювання або переміщення зустрічей між календарями, що відображаються. Область переходів дає змогу швидко зробити ваш календар спільним і відкрити інші спільні календарі. Наданий власником календаря дозвіл визначає можливість створю­вати або зустрічі у цьому календарі.

Посилання на календарі веб-вузлів Windows Sharepoint Services

Доступ до веб-вузла Microsoft Windows Sharepoint Services дає змогу переглядати списки подій цього вузла у вашому Календарі Outlook. Ці списки регулярно оновлюватимуться й можуть перег­лядатися одночасно з будь-якими особистими або спільними календарями.

Керування Календарем іншого користувача

За допомогою засобу передачі прав доступу один користувач може керувати Календарем іншого за допомогою своєї копії Microsoft Outlook. Наприклад, помічник з адміністративної роботи може керувати календарем керівника. Якщо керівник указав помічника як свого представника, то помічник може створювати, переміщати й видаляти зустрічі, а також організовувати збори від імені керівника.

Зустрічі

Зустрічі ‒ це заходи, для яких резервується час у календарі, на які ніхто не запрошується і для яких не засучаються ресурси. Для зустрічей можуть бути задані нагадування. Крім того, є можливість задати вид календаря під час його перегляду іншими користувачами, указавши час зустрічі як зайнято, вільно, під сумнівом або як час відсутності на роботі. Можуть бути заплановані повторні зустрічі. Вони можуть переглядатися за днями, тижнями й місяцями. Можна запланувати зустріч у своєму календарі, а також отримати від інших користувачів права на планування або зміни зустрічей у їхніх календарях. Зустрічі також можуть бути позначено як приватні.

Збори

Збори ‒ це зустріч із запрошенням осіб або із залученням ресурсів. Можна створювати й розсилати запрошення на збори – звичайні або мережеві, а також резервувати ресурси. Створюючи збори, визначте запрошуваних осіб, а також потрібні ресурси; виберіть час прове­дення зборів. Відповіді на надіслані запрошення надходять у папку Вхідні. Після створення зборів можна розширювати коло запрошених, а також переносити збори.

Події

Подія ‒ це захід тривалістю понад 24 години. Прикладами подій є виставка-ярмарок, Олімпійські ігри, відпустка, семінар. Зазвичай подія відбувається одноразово й триває від одного до декількох днів, але щорічні події, такі як дні народження та річниці, відбуваються щорічно в певний день. Для подій, простих та щорічних, час у календарі не відводиться, але їх указують на титульних сторінках. Для інших користувачів, які переглядають ваш календар, час зустрічі, запланованої на весь день, позначається як зайнято, а час звичайної або щорічної події – як вільно.

Календар і наради

Доцільність призначення наради

Призначайте нараду в таких випадках:

• нова група осіб уперше працює разом;

• користувачі вже надіслали понад 10 відносно довгих повідомлень;

• необхідно провести обговорення, мозковий штурм або виконати спільну роботу;

• призначайте нараду, якщо це найефективніший спосіб продовження роботи; перш ніж призначити нараду, чітко визначте її мету.

Визначення запрошених

Запрошуйте лише тих, кому потрібно взяти участь. Що більше осіб запрошено на нараду, то складнішою вона буде й важче буде нею керувати. З іншого боку, якщо потрібно прийняти рішення, переконайтеся, що всі головні зацікавлені особи присутні, інакше нарада буде втратою часу та ресурсів.

Вибір часу для наради

Вибирайте час, коли всі можуть бути присутні, переглянувши зайнятість запрошених учасників у календарі. Використовуйте Помічник із планування для перегляду доступності всіх учасників наради.

Сітка зайнятості показує доступність учасників. Зелена вертикальна лінія позначає початок наради. Червона вертикальна лінія позначає кінець наради.

Щоб переглянути помічник із планування під час написання запрошення на нараду, виконайте наведені нижче дії.

• На вкладці Нарада у групі Відображення натисніть кнопку Помічник із планування.

В області Пошук приміщень відображено можливі години проведення наради (час, коли більшість учасників вільні). Щоб вибрати час для наради, клацніть потрібні години в області Пошук приміщень у розділі Можливі години проведення або виберіть час на сітці зайнятості.

 ПРИМІТКА    Якщо область Пошук приміщень не відображається, на вкладці Нарада у групі Параметринатисніть кнопку Пошук аудиторій.

Якщо наради постійно створюються з однаковою групою осіб, створіть групу в області переходів, щоб спростити перегляд їхньої зайнятості. Ці групи також можуть включати кімнати, що може спростити пошук доступної кімнати для зустрічі.

Щоб створити групу календарів, виконайте наведені нижче дії.

• У поданні "Календар" на вкладці Основне у групі Керування календарями натисніть кнопку Групи календарів і виберіть пункт Створити нову групу календарів.