Вимкнення миттєвого пошуку
Перейдіть на вкладку Файл.
Виберіть пункт Параметри.
Перейдіть на вкладку Пошук.
У розділі Джерела натисніть кнопку Параметри індексування.
Зніміть прапорці в розділі Індексування повідомлень у цих файлах даних.
Зняття цих прапорців деактивує функції пошуку, але не видаляє область миттєвого пошуку.
Якщо активацію миттєвого пошуку відкладено, у нижній частині області миттєвого пошуку відображається повідомлення Виберіть це посилання, щоб увімкнути функцію миттєвого пошуку.
Вимкнення запиту про інсталяцію служби пошуку Windows Search
Щоб вимкнути відображення запиту про інсталяцію служби пошуку Windows Desktop Search під час кожного відкриття програми Outlook, виконайте такі дії:
Перейдіть на вкладку Файл.
Виберіть пункт Параметри.
Перейдіть на вкладку Пошук.
У розділі Джерела зніміть прапорець Відображати запит на ввімкнення миттєвого пошуку.
Перегляд груп повідомлень як розмов
Подання розмов дає змогу швидко переглянути велику кількість повідомлень і з’ясувати, які з них можна видалити. У поданні розмов усі повідомлення в межах однієї розмови відображаються разом, тож кожну тему в папці "Вхідні" можна переглядати окремо. Зазвичай останнє повідомлення розмови містить попередні повідомлення та відповіді. Тому, щоб дізнатися про останні новини щодо майбутнього конкурсу у фотоклубі, не потрібно переглядати всі повідомлення – достатньо лише активувати подання розмов. Або, наприклад, користувача не цікавить тема "студійне освітлення". У такому разі, якщо розмову "Студійне освітлення" відображено з сімома непрочитаними повідомленнями в поданні розмов, її можна повністю видалити, не читаючи.
Пропускання розмов
Кожен користувач отримує повідомлення електронної пошти, які його не цікавлять. Фотографа, який спеціалізується на вуличній фотозйомці, студійна зйомка може не цікавити. У поданні розмов за допомогою команди Пропустити розмову такі повідомлення можна пропускати. Перевага команди Пропустити розмову полягає в тому, що завдяки їй усі наявні та майбутні повідомлення в розмові, що не цікавлять користувача, автоматично переміщуються до папки Видалені. Таким чином непотрібні розмови не захаращують папку "Вхідні".
Керування повідомленнями
Щоб уникнути захаращення папки "Вхідні" та її повторного трудомісткого очищення, рекомендовано ознайомитися зі способами керування папкою "Вхідні". Нижче наведено кілька порад, які допоможуть скоротити час, що витрачається на керування повідомленнями після очищення папки із вхідними повідомленнями.
Використовуйте умовне форматування, щоб виділити повідомлення, надіслані лише вам, а не кільком одержувачам, і приділити їм увагу в першу чергу. Ця функція дає змогу переглядати важливі повідомлення першочергово.
Створюйте більше правил, які автоматично переміщуватимуть групові повідомлення (на кшталт форумів) до папок. Ці повідомлення можна переглядати рідше.
Уникайте накопичення в папці "Вхідні" більше 30 непрочитаних повідомлень водночас.
Визначте завдання, які повторюються найчастіше, і створіть для них швидкі дії.
Практичне заняття № 28
Тема: Організація зустрічей, подій та зібрань
Мета: опанувати процес створення зустрічей, подій та зібрань у програмі OutLook, а також ознайомитися з методикою та прийомами автоматизації офісних робіт з використанням цієї програми
Теоретичні відомості