Упорядкування повідомлень електронної пошти Створення правил і папок для груп, осіб або тем
Якщо користувачу постійно надходять повідомлення електронної пошти від певних груп чи осіб, або він регулярно отримує повідомлення на певні теми, для кожної групи, особи або теми можна створити папку та правило, яке автоматично переміщуватиме всі пов’язані повідомлення у відповідну папку. Таким чином, якщо потрібно швидко дізнатися, що відбувається у групі фотоклубу, можна прочитати повідомлення лише з цієї групи.
Створювати правила та папки у програмі Outlook 2010 просто. Для цього потрібно виконати лише кілька простих дій. У попередніх версіях програми Outlook процес створення правил і папок схожий.
Зменшення кількості повідомлень Використання команди "Очистити"
У програмі Outlook 2010 за допомогою команди "Очистити" можна швидко та просто видалити багато повідомлень. Наприклад, якщо в папці розсилки для випускників накопичилося кілька тисяч повідомлень, за допомогою команди Очистити можна видалити 35 відсотків повідомлень приблизно за 4 секунди. Ось як це відбувається: коли у програмі Outlook 2010 на вкладці Основне користувач натискає кнопку Очистити, програма аналізує вміст кожного повідомлення в розмові або всіх розмов у папці. Якщо попереднє повідомлення повністю повторюється в наступній відповіді, воно видаляється. У довгих розмовах за допомогою команди Очистити можна видалити багато зайвих повідомлень.
Пошук і видалення
Іноді в розмовах або папках є повідомлення, які не цікавлять користувача. У програмі Outlook 2010 їх можна швидко знайти за допомогою засобу "Миттєвий пошук". Наприклад, багато повідомлень у розмовах фотоклубу надходять від користувачів, які хочуть продати або придбати певний товар. Зазвичай теми таких повідомлень містять фрази на кшталт "продам", "придбаю" або "хочу придбати". Якщо користувач не зацікавлений у цих темах, за допомогою засобу "Миттєвий пошук" можна знайти повідомлення з такими фразами в темі та видалити їх. Або, припустімо, користувача цікавить тільки один виробник фотообладнання. У такому разі в непрочитаних розмовах можна знайти повідомлення про виробників, які не цікаві, і видалити ці повідомлення.
Увімкнення та вимкнення миттєвого пошуку Увімкнення миттєвого пошуку
Перш ніж активувати функцію миттєвого пошуку у програмі Microsoft Outlook 2010, необхідно інсталювати на комп'ютері службу пошуку Windows Search 4.0 або пізнішої версії. Якщо службу Windows Search 4.0 не інстальовано, під час запуску програми Outlook 2010 буде запропоновано завантажити це програмне забезпечення.
Операційна система Windows 7. Якщо комп’ютер працює під керуванням операційної системи Windows 7, службу пошуку Windows Search 4.0 активовано за промовчанням. Якщо не вдається скористатися миттєвим пошуком, можливо, службу Windows Search вимкнуто. На Панелі керування відкрийте розділПрограми, а потім у розділі Програми та засоби виберіть пункт Увімкнення або вимкнення засобів Windows і встановіть прапорець Служба пошуку Windows Search.
Операційна система Windows Vista або ранішої версії. На комп’ютерах під керуванням операційної системи Windows Vista з пакетом оновлень 2 (SP2) функцію миттєвого пошуку активовано автоматично. На комп’ютерах під керуванням раніших версій операційної системи Windows необхідно завантажити компонент Windows Search 4.0, як описано нижче.
Перейдіть на вкладку Файл.
Виберіть пункт Параметри.
Перейдіть на вкладку Пошук.
У розділі Оновлення засобу пошуку натисніть кнопку Оновити засіб пошуку.