Практичне заняття № 26 Тема: Створення і надсилання повідомлень електронною поштою

Мета: ознайомитися більш детально з інтерфейсом програми; набути практичних умінь при створенні та надсиланні повідомлень за допомогою програми Microsoft Office Outlook 2010

Теоретичні відомості

Електронна пошта нині є таким же засобом спілкування, як телефон і звичайна пошта. Більше того, вона має значні переваги з кількох причин:

• відправка повідомлення проводиться прямо з робочого місця;

• повідомлення доходять до адресата дуже швидко;

• не потрібні витратні матеріали (папір, конверти, чорнило);

• можна надіслати лист відразу кільком адресатам;

• істотно економиться час.

У сучасному діловому офісі електронна пошта є обов’язковим атрибутом, а вміння нею користуватися - найважливішим професійним умінням секретаря і будь- якого іншого працівника.

Інформація, що передається електронною поштою, називається повідомленням (Mail Message). Повідомлення, що передаються електронною поштою, поділяються на чотири групи:

• вхідні - що прийшли електронною поштою;

• вихідні - ті, які потрібно відправити;

• чернетки - повідомлення у стадії підготовки;

• відправлені.

На головній панелі Microsoft Outlook є теки, відповідні цим групам повідомлень. Їх зручно організувати в окрему групу тек Пошта.

Щоб використовувати Microsoft Outlook для відправки й одержання пошти через Інтернет, вам потрібен обліковий запис.

Створення і відправлення повідомлень

Програмне середовище Microsoft Outlook має стандартне вікно повідомлення,

в якому ви, як на конверті, маєте вказати, кому воно адресоване, а також тему і зміст. Крім того, ви можете прикласти до повідомлення наперед підготовлений файл, вставити малюнок. Якщо в Microsoft Outlook не встановлений режим негайної відправки електронної пошти, то всі створені повідомлення зберігатимуться в теці Вихідні.

У середовищі Microsoft Outlook можна встановити режим відправки повідомлення: негайно або за командою.

Навчіться створювати повідомлення.

Рекомендації перед початком виконання роботи:

1. якщо в навчальному класі ви маєте нагоду пересилати пошту локальною мережею або через Інтернет:

• з’ясуйте в адміністратора мережі, який у вас має бути обліковий запис, і створіть його;

• дізнайтеся кілька мережних адрес ваших товаришів з навчальної групи і внесіть їх в теку Контакти;

2. якщо немає можливості пересилати електронну пошту, відключіть режим негайної пересилки електронної пошти; всі створені вами повідомлення зберігатимуться в теці Вихідні, і ви не зможете одержувати вхідні листи.

Алгоритм виконання

1. Встановіть режим відправки повідомлення.

Для цього:

• у меню Сервіс виберіть пункт Параметри;

• у вікні Параметри перейдіть на вкладку Доставка пошти;

• встановіть або відключіть прапорець «Відправляти повідомлення негайно».

2. Відкрийте теку Вихідні і клацніть по кнопці Створити. Відкриється вікно

повідомлення (рис. 11). Це вікно дозволяє передати інформацію у вигляді простого тексту, а також вкладати в лист файли.

Примітка. Повідомлення можна створити з будь-якої теки Microsoft Outlook. У цьому випадку треба вибрати зі списку кнопки, що розкриваються, Створити пункт Повідомлення.

3. У вікні повідомлення клацніть по кнопці Кому; виберіть у списку контактів

один або кількох адресатів; ви можете також вибрати, кому направити копію (кнопка Копія) і приховану копію (кнопка СК).

Примітка. Після закриття списку адрес з’явиться ім’я контакту, а не його електронна адреса.

Рис. 11. Вікно повідомлення

4. У полі Тема введіть стисло заголовок повідомлення.

5. У робочому полі введіть текст повідомлення.

6. Для створення вкладення виберіть в меню Вставка пункт Файл.

7. У вікні огляду подвійним клацанням виберіть наперед створений і збережений файл; вкладення відображається у вигляді значка файлу з його назвою в нижній частині вікна повідомлення.

Примітка. Пересилати вкладені файли краще у вигляді заархівованих, оскільки в цьому випадку вони займають менше місця.

8. Для відправки повідомлення клацніть по кнопці Відправити на панелі інструментів. Повідомлення буде відправлено негайно або поміщено в теку Вихідні залежно від установленого режиму.

9. Якщо у вас не встановлено режим негайної відправки повідомлень, треба скористатися командою Відправити з меню Сервіс. Після пересилки повідомлення лист автоматично буде переміщений з теки Вихідні в теку Відправлені.