Телефонний дзвінок

Облік ділових телефонних переговорів дуже важливий. Раніше для належної організації роботи використовувалася спеціальна книга обліку телефонограм, де відображалися відомості: кому або від кого був дзвінок, дата, час, текст повідомлення, хто прийняв (передав). У середовищі Microsoft Outlook можна автоматично створювати запис щодо проведених телефонних переговорів.

За наявності модему, Microsoft Outlook може набирати номера телефонів контактних осіб. При цьому в Microsoft Outlook може фіксуватися час розмови, який заноситься в Щоденник. Туди ж можна занести замітки про розмову.

Навчіться зв’язуватися з контактною особою телефоном і робити записи про телефонний дзвінок.

Алгоритм виконання

1. Відкрийте теку Контакти. Виділіть контактну особу, якій потрібно зателефонувати.

2. На панелі інструментів розкрийте список, клацнувши по кнопці Автонабір або виберіть у меню Дії команду Зателефонувати контакту. У списку виберіть один з контактних телефонів. Відкривається вікно Новий дзвінок (рис. 7)

Рис. 7. Вікно Новий дзвінок

3. Установіть прапорець «Під час кожного дзвінка створювати запис у щоденнику».

1. Клацніть по кнопці Зателефонувати. За наявності модему відразу почнеться набір телефонного номера й одночасно відкриється вікно Телефонний дзвінок (рис. 8). Коли модем проведе з’єднання, можна зняти телефонну трубку і закрити вікно Новий дзвінок.

Рис. 8. Вікно Телефонний дзвінок

2. У вікні Телефонний дзвінок зробіть запис про тему розмови й більш детально опишіть зміст розмови. За умов належної кваліфікації секретар уміє одночасно і говорити, і фіксувати розмову.

3. Закрийте вікно після запису в ньому інформації про дзвінок. На питання програми Зберегти зроблені зміни? відповідайте ствердно. Після цього зведення про телефонний дзвінок збережуться в картці контакту і в «Щоденнику».

Злиття теки Контакти з документами Microsoft Word

У процесі відсилання листів вам доводиться надписувати адреси одержувачів на конвертах, а також зворотню адресу. Цю роботу можна виконати автоматично, використовуючи відомості з теки Контакти. Для цього застосовують режим Злиття в програмному середовищі Microsoft Word.

Навчіться занотовувати адреси на поштових конвертах, використовуючи злиття з текою Контакти.

Алгоритм виконання

1. Відкрийте новий документ Microsoft Word.

   

   
   

2. Виконайте команду Сервіс Конверти і наклейки. Відкриється вікно Конверти і наклейки.

3. Перейдіть на вкладку Конверти. Ви побачите поля для вставки адреси одержувача і зворотної адреси (рис. 9). Над кожним полем розташований значок Адресної книги.

4. У полі одержувача клацніть по кнопці адресної книги. У вікні, що відкрилося, виберіть адресата.

5. У полі зворотної адреси клацніть по кнопці адресної книги. У вікні, що відкрилося, виберіть прізвище директора або іншого співробітника вашого підприємства, від імені кого надсилається лист. Відключіть прапорець Не друкувати.

Рис. 9. Вибір адресатів для конверта з теки Контакти

6. Для вибору розміру конверта клацніть по кнопці Параметри. У списку виберіть потрібний розмір конверта.

7. Для перегляду напису на конверті клацніть по кнопці Додати у вікні Конверти і наклейки.

Тека, що відкривається під час запуску Microsoft Outlook

У процесі запуску середовища Microsoft Outlook автоматично відкривається одна з тек, наприклад Вхідні, що містить інформацію про електронну пошту, котра прийшла.

Проте користувач може самостійно вказати теку, що відкриватиметься під час запуску програми, наприклад, Outlook сьогодні.

Навчіться задавати теку, що відкривається в процесі запуску програми.