Практичне заняття № 25 Тема: Облік відомостей про людей у теці «Контакти». Управління контактною інформацією

Мета: ознайомитися більш детально з інтерфейсом програми Microsoft Office Outlook 2010; набути практичних умінь роботи у даній програмі

Теоретичні відомості

Контактом називатимемо конкретну людину, з якою ви підтримуєте відносини, і відповідний запис в адресній книзі.

Для зберігання різних відомостей про осіб, з якими ви підтримуєте ділові і особисті стосунки в середовищі Microsoft Outlook, передбачена спеціальна тека Контакти (рис. 4).

Тека Контакти організована на зразок бази даних. У ній ви можете зберегти найрізноманітніші відомості: адресу електронної пошти, поштову адресу, кілька номерів телефонів і деякі відомості особистого характеру, що відносяться до контактної особи, наприклад, день народження. При введенні імені або адреси контактної особи Microsoft Outlook розділяє ці відомості на компоненти і розміщує їх в окремі поля. Ви можете виконати сортування, групування і фільтрацію контактів за будь-якою частиною імені або адреси. Достатньо натискувати потрібну кнопку або вибрати команду меню, щоб відправити цій контактній особі запрошення на збори, повідомлення електронної пошти або завдання.

При необхідності збереження відомостей про контактну особу у файл, як ім’я цього файлу можуть використовуватися ім’я, прізвище, назва організації, прізвисько контактної особи або будь-яке інше слово, котре допоможе швидко знаходити цей контакт, наприклад, «постачальник провізії». Для кожної контактної особи є можливість уводити до трьох адрес. Одна з них може бути вказана як поштова, після чого вона може друкуватися на поштових наклейках, конвертах і використовуватися для створення листів кільком адресатам.

Рис. 4. Тека Контакти

У процесі створення контактів у календарі на відповідних сторінках автоматично з’являється повідомлення про подію, пов’язану з контактом, наприклад, про день народження вказаної особи.

Робота з текою Контакти

Створіть декілька контактів. Навчіться змінювати поточне уявлення в теці Контакти.

Алгоритм виконання

1. Відкрийте теку Контакти.

2. 

   Рис. 5. Картка контакту

   3. Уведіть відомості про контакт у доступні поля на вкладинці Загальні. Біля деяких полів розташовано кнопки, які дозволяють ввести інформацію більш точно. Наприклад, клацніть по кнопці Повне ім’я. Розкриється додаткове вікно введення імені (рис. 6). Заповніть поля, пов’язані з іменем контакту.

   Створіть новий контакт. Для цього клацніть по кнопці Створити на панелі інструментів. Відкриється вікно контакту (рис. 5)

Рис. 6. Вікно для введення повного імені

4. Перейдіть на вкладку «Подробиці». Заповніть додаткові відомості про контакт. Якщо певні відомості вам невідомі або не потрібні, можна залишати поля незаповненими.

5. На вкладинці «Дії» надалі відображатимуться всі дії, пов’язані з цим контактом: телефонні дзвінки, відсилання повідомлень і т.д.

6. Відомості про кожний контакт зберігаються в окремій картці. Закрийте вікно контакту і перегляньте, як представлені відомості в теці Контакти.

наведено одне з уявлень - Адресні картки.

4. Створіть кілька контактів з різними організаціями, з якими ваше підприємство підтримує ділові стосунки.

5. Створіть кілька контактів із співробітниками з одного підприємства.

Для цього:

• клацніть двічі на наявному контакті;

• виберіть команду з меню Дії Створити контакт у тому самому підприємстві; відкриється вікно, в якому деякі поля, пов’язані з адресою і телефонами підприємства, будуть вже заповнені;

• уведіть відомості, яких бракує, а також змініть їх, якщо це необхідно.

4. Внесіть в теку Контакти зведення про співробітників вашого підприємства, і перш за все - відомості про директора.

5. Змініть поточне уявлення відомостей про контакти в теці, використовуючи команду Вигляд Поточне уявлення і вибравши уявлення із запропонованого списку:

• адресні картки;

• докладні адресні картки;

• список телефонів;

• по організаціях або інші.