Хід роботи

Для виконання завдання необхідно обрати документи, які кожен з вас хотів би заламінувати та здійснити ламінування.

Дайте відповіді на теоретичні питання

1. Що називають ламінуванням?

2. Що відноситься до критеріїв вибору ламінатора?

3. Які існують ламінатори за способом використання витратних матеріалів?

4. Які існують ламінатори за типом нагрівальної системи?

5. Які існують ламінатори за форматом ламінування?

Рекомендована література

1. Палеха Ю.І. Організаційна техніка : навч. посіб. – К. : Ліра-К, 2008. – 193 с.

Практичне заняття № 23

Тема: Засоби електронної канцелярії

Мета:

Теоретичні відомості

так і в зовнішній мережі, може реалізувати функцію інформаційного обміну, яка була властива лише системі телефонного і поштово-телеграфного зв’язку.

Використання систем розробки баз даних (створення своєрідних електронних картотек обліку персоналу), а також електронних таблиць дає змогу виконувати різноманітні, іноді досить скаладні, розрахунки. Застосування систем ділової графіки допомагає наочно відображати побудову процесів документообігу.

Перераховані компоненти діловодної діяльності відповідають спеціалізованим пакетам, призначеним для комплексної автоматизації зазначених функцій. Одним із таких пакетів є офісна система Microsoft Office.

Всі програмні продукти цієї системи не тільки уніфікуються, але й інтегруються між собою, що дає можливість при вирішенні якої-небуть ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від типу документа.

Хід роботи

Передрукувати теоретичний матеріал. Розбити його на підпункти:

• Поняття електронної канцелярії;

• Етапи розвитку електронної канцелярії;

• Поняття електронної пошти;

• Засоби для локалізації комп’ютерних мереж;

• Автоматизоване робоче місце працівника.

Кожен з підпунктів надіслати одногрупникам на електронну пошту.

Дайте відповіді на теоретичні питання

1. Що розуміють під поняттям електронна канцелярія?

2. Які існують етапи розвитку електронної канцелярії?

3. Що таке електронна пошта?

4. Що розуміють під поняттям автоматизоване робоче місце працівника?

Рекомендована література

1. Палеха Ю.І. Організаційна техніка : навч. посіб. – К. : Ліра-К, 2008. – 193 с.

Практичне заняття № 24

Тема: Програма організації роботи секретаря Microsoft Office Outlook 2010

Мета: ознайомитися з інтерфейсом програми Microsoft Office Outlook 2010; набути практичних умінь роботи у даній програмі

Теоретичні відомості

Програмне середовище Microsoft Outlook прийшло на зміну різноманітним видам блокнотів і записників, які використовували керівники та секретарі для організації своєї роботи. Так, для зберігання відомостей про людей та організації використовувалися «телефонні книжки», для планування щоденних зустрічей і справ - тижневики, для тимчасових записів - блокноти для заміток. Крім пере­рахованих видів блокнотів складалися плани роботи на тиждень, на місяць, рік і т.д.

Програма Microsoft Outlook призначена для організації документів і планування задач, у тому числі для відправки пошти, планування зустрічей, подій і зборів, ведення списку контактів і списку задач, а також обліку всіх виконаних робіт.

Інформація, з якою ви працюєте в середовищі Microsoft Outlook, організована у вигляді тек, котрі за призначенням аналогічні своїм паперовим попередникам. Зручні способи представлення інформації, її пошуку, засобу нагадування, пропоновані середовищем Microsoft Outlook, можуть допомогти ефективно організувати свою роботу. Середовище Microsoft Outlook може використовувати і керівник, і секретар, і інші співробітники.

Розгляньте головне вікно програмного середовища Microsoft Outlook (рис. 1). У лівій частині вікна знаходиться панель Microsoft Outlook, на якій розташовані основні об’єкти, з якими працює середовище. Об’єкти є теками з інформацією певного вигляду. Ці об’єкти згруповані в групи: Microsoft Outlook, Пошта, Інші теки.

Рис.1. Вікно програми Microsoft Outlook

Основними елементами інформації, з якими працює середовище Microsoft Outlook, є теки Пошта, Контакти, Календар, Завдання.

Тека Контакти є сховищем відомостей і даних про людей, з якими ви підтримуєте ділові й особисті стосунки. Ці люди можуть бути як співробітниками вашої організації, так і працівниками інших фірм.

У теці Контакти можуть зберігатися адреса електронної пошти, поштова адреса, кілька номерів телефонів та інші відомості, що відносяться до контактної особи, наприклад, її день народження або річницю якоїсь події. На основі теки Контакти формується «Адресна книга» для пересилання електронної пошти.

У середовищі Microsoft Outlook усі заходи поділяються на кілька груп: зустрічі, збори, події, завдання, телефонні дзвінки (рис.2).

На зустрічі ніхто не запрошується, для них не притягуються ніякі ресурси. Під ресурсами розуміється виділення спеціального приміщення, тимчасові витрати, пов’язані з підготовкою, матеріальні витрати.

Рис. 2. Види заходів

Зустрічі – це заходи, для яких резервується час в календарі.

І Збір - це зустріч із запрошенням осіб або залученням ресурсів.

Подія - це захід на весь день, на яке можуть запрошуватися або не запрошуватися інші люди.

У середовищі Microsoft Outlook для планування зустрічей, зборів і подій та встановлення часу їх проведення призначена тека Календар.

Завдання - це справа, яку треба виконати до певного терміну, пов’язана зі значними тимчасовими витратами.

Для опису відомостей про завдання й організацію розв’язання задач використовується тека Задачи.

Телефонний дзвінок - захід, пов’язаний з вирішенням питань телефоном, що не вимагає безпосереднього контакту.

Телефонні дзвінки, а також вся робота із створення й обробки різних документів на комп’ютері фіксується в теці Щоденник.

Представлена система тек дозволяє діловій людині організувати плануванння

свого робочого часу і відстежувати тимчасові витрати на виконання роботи.

Інша група тек, що включає теки Вхідні, Вихідні, Чернетки і Відправлені, призначена для організації обміну електронною поштою з партнерами по роботі.

Основним інформаційними елементами цих тек є повідомлення. Повідомлення - документ, відправлений або одержаний електронною поштою. Тека, що називається Вхідні, призначена для прийому повідомлень.

Теки Вихідні і Чернетки призначені для підготовки повідомлень до відправки. Тека Відправлені призначена для збереження відправлених повідомлень.

Основні дії, котрі можна виконувати над елементами в середовищі Microsoft Outlook:

• створити;

• встановити і змінити параметри;

• виділити, скопіювати, вставити копію, видалити;

• помітити як виконаний;

• переслати іншій особі;

• прикріпити документ;

• пов’язати з контактом.