- •Методичні вказівки щодо проведення практичних занять
- •І. Пояснювальна записка
- •2 Тематичний план практичних занять
- •3 Методичні вказівки щодо виконання практичних робіт Практичне заняття №1
- •Хід роботи
- •Практичне заняття №2
- •Кваліфікаційна характеристика та посадова інструкція секретаря. Умови праці. Обладнання та гігієна робочого місця секретаря.
- •1. Загальні вимоги до роботи секретаря
- •Кваліфікаційна характеристика та посадова інструкція секретаря
- •Зразок посадової інструкції секретаря-референта
- •1. Загальні положення
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття №3
- •За терміном зберігання:
- •За походженням:
- •Стиль сучасного ділового письма
- •Державний стандарт оформлення документів та їх реквізитів
- •Держкомархів україни центральний державний архів
- •Підготувати відповідь
- •Про поліпшення роботи державних архівних установ щодо підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних та експертних служб підприємств, установ і організацій
- •21. Текст документа (реквізит 21) ( Викладено в темі 2).
- •2. Проект стандарту в першій редакції на 33 арк. В 1 прим.
- •3. Пояснювальна записка до першої редакції стандарту на 5 арк. В 1 прим.
- •Голова Державного комітету
- •Андрієвський 447 12 14
- •Корнієнко Ірина Вікторівна 327 49 50
- •Теоретичний матеріал
- •Хід роботи
- •Діловод
- •Завідувач архіву
- •Секретар керівника (організації, підприємства, установи)
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття №4
- •1. Поняття про комерційну таємницю
- •Статус «комерційна таємниця»
- •Конфіденційна інформація
- •Правове регулювання захисту комерційної таємниці в Україні
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття №5
- •Основні терміни і поняття
- •Напрями дослідження культури діловодства
- •Складові культури діловодства
- •Складові культури діловодства:
- •Культура діловодства як складова корпоративної культури
- •Методи проведення досліджень
- •Хід роботи
- •Ділова гра «Обов’язки секретаря та професійна етика секретарської справи».
- •3.Ділова гра «Організація зборів».
- •Рекомендована література
- •3. Вимоги безпеки перед початком роботи
- •4. Вимоги безпеки під час роботи
- •5. Вимоги безпеки в аварійних ситуаціях
- •6. Вимоги безпеки по закінченню роботи
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 7
- •Перелік необхідних канцелярських товарів
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 8
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття №9
- •Документообіг – частина виробничої інфраструктури
- •Організація роботи зі службовими документами як визначальний чинник ефективності управління
- •Сутність документообігу
- •Принципи раціональної організації документообігу
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття №10
- •Приймання кореспонденції
- •Розгляд документів
- •Реєстрація документів
- •Орієнтовний перелік документів, які не підлягають реєстрації діловодною службою
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 11
- •Теоретичні відомості
- •Порядок підготовки інструкції з діловодства
- •Вимоги до змісту та структури інструкції з діловодства
- •Порядок уведення інструкції з діловодства в дію
- •Розроблення тимчасової інструкції з діловодства
- •Хід роботи
- •Зразок посадової інструкції секретаря-референта
- •1. Загальні положення
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 12
- •Теоретичні відомості
- •Хід роботи
- •Зразок поздовжнього загального бланка установи
- •Держкомарх1в україни
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 13
- •Теоретичні відомості
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 14
- •Теоретичні відомості
- •Вивчення суті питання, з якого готується наказ
- •Оформлення наказу
- •Хід роботи
- •Дайте відповіді на теоретичні питання
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 15
- •Теоретичні відомості
- •Хід роботи
- •Дайте відповіді на теоретичні питання
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 16
- •Теоретичні відомості
- •Хід роботи
- •Розпорядження
- •Дайте відповіді на теоретичні питання
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 17
- •Теоретичні відомості
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 18
- •Теоретичні відомості
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 19
- •Теоретичні відомості
- •Основні технічні характеристики сканерів:
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 20
- •Теоретичні відомості
- •Матричні принтер
- •Характеристики матричних принтерів:
- •Струменеві принтери
- •Характеристики струменевих принтерів:
- •Лазерні принтери
- •Основні характеристики лазерних принтерів:
- •Під'єднання принтера
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 21
- •Теоретичні відомості
- •Що таке біндер?
- •Стандарт перфорації біндера 2:1 і 3:1
- •Стандарт перфорації біндера 4:1 і 5:1
- •Стандарт перфорації біндера 9:16
- •Витратні матеріали для біндера
- •Степлюючий механізм
- •Форма і дизайн
- •Ручні, настільні степлери
- •Як правильно вибрати дирокол
- •Корпус діркопробивача
- •Потужність діркопробивача
- •Отвори діркопробивача
- •Споживчі властивості діркопробивача
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 22
- •Теоретичні відомості
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 23
- •Теоретичні відомості
- •Хід роботи
- •Рекомендована література
- •Практичне заняття № 24
- •Теоретичні відомості
- •Знайомство з інтерфейсом середовища Microsoft Outlook
- •Алгоритм виконання
- •Практичне заняття № 25 Тема: Облік відомостей про людей у теці «Контакти». Управління контактною інформацією
- •Теоретичні відомості
- •Алгоритм виконання
- •Телефонний дзвінок
- •Алгоритм виконання
- •Злиття теки Контакти з документами Microsoft Word
- •Алгоритм виконання
- •Алгоритм виконання
- •Конфігурація користувача
- •Алгоритм виконання
- •Практичне заняття № 26 Тема: Створення і надсилання повідомлень електронною поштою
- •Теоретичні відомості
- •Створення і відправлення повідомлень
- •Алгоритм виконання
- •Перегляд поштових тек і повідомлень
- •Алгоритм виконання
- •Використання підпису і візитної картки
- •Рекомендації перед початком виконання роботи
- •Алгоритм виконання
- •Відправка відповіді на повідомлення
- •Алгоритм виконання
- •Практичне заняття № 27
- •Упорядкування папки "Вхідні"
- •Упорядкування повідомлень електронної пошти Створення правил і папок для груп, осіб або тем
- •Зменшення кількості повідомлень Використання команди "Очистити"
- •Пошук і видалення
- •Увімкнення та вимкнення миттєвого пошуку Увімкнення миттєвого пошуку
- •Вимкнення миттєвого пошуку
- •Вимкнення запиту про інсталяцію служби пошуку Windows Search
- •Перегляд груп повідомлень як розмов
- •Пропускання розмов
- •Керування повідомленнями
- •Практичне заняття № 28
- •Об'єкт Outlook «Задача»
- •Область завдань Outlook
- •Створення завдання
- •Створення нового завдання
- •Ставимо завдання виконавцю
- •Який вигляд мають доручення
- •Завдання, що повторюються
- •Як відстежити виконання завдання
- •Перетворення завдань
- •Календар плюс завдання
- •Складаємо бухгалтерський Календар
- •Завдання для виконання практичної роботи
- •Зміст і структура звіту
- •Практичне заняття № 29
- •Реальна, а не віддалена нарада
- •Опрацювання пов’язаних документів
- •Підготовка порядку денного: використання завдань
- •Під час наради: способи співпраці
- •Завершення повторюваної наради
- •Надання спільного доступу до календаря: як і коли
- •Практичне заняття № 30
- •Записування відомостей у щоденник
- •Записування елементів і файлів у щоденник Автоматичне записування елементів і файлів
- •Записування елемента Outlook вручну
- •Записування файлу вручну з іншої програми
- •Записування дати та часу роботи з контактною особою
- •Змінення часу початку та завершення для записів у щоденнику Змінення часу початку та завершення автоматично для всіх записів
- •Змінення часу початку та завершення для запису в щоденнику вручну
- •Деактивація або очищення щоденника Деактивація щоденника
- •Очищення щоденника
- •Створення нотаток
- •Практичне заняття № 31
- •Миттєвий пошук
- •Категорії кольорів
- •Створення категорії кольору
- •Електронна поштова марка
- •Інструкції
- •Надсилання календаря електронною поштою
- •Публікування календаря
- •Публікування календаря на веб-сайті Mіcrosoft Office Onlіne
- •Видалення опублікованого календаря
- •Вправа: календар, керування часом Завдання
- •Інструкції
- •Електронні візитні картки
- •Створення візитної картки
- •Додавання візитної картки до повідомлення
- •Включення візитної картки до підпису електронного повідомлення
- •Вправа: електронні візитні картки Завдання
- •Інструкції
- •Контрольні запитання
- •4 Перелік навчально – методичної літератури
Корпус діркопробивача
Корпус діркопробивача може бути виконаний як з пластика, так і з металу. Перевага металу очевидно - це міцність і надійність. Підошва діркопробивача повинна бути зроблена таким чином, щоб при роботі дирокол не ковзав по поверхні і не залишав подряпини.
Потужність діркопробивача
Дирокол для пробивання 10-12 аркушів, як правило, невеликих розмірів, мається на увазі, що користуватися ним будуть нечасто. Для 12-20 аркушів - вже потужніший, а для інтенсивного використання краще підійдуть дироколи для 25-40 аркушів. Зустрічаються дироколи, здатні пробивати до 250 (і більше) аркушів, але тут важливо відзначити, що для цієї операції буде потрібно чимало фізичних зусиль з боку користувача. Звідси висновок - потужність механічного виробу не можна беззастережно відносити до його плюсів, тому найпопулярніші моделі, які купують для офісів, мають здатність пробивки до 150 аркушів.
Отвори діркопробивача
Важливо скільки отворів пробиває в папері дирокол. Існують такі варіанти: 1 отвір - застосувань багато, але зустрічаються такі моделі нечасто, 2 - найоптимальніший, 4 - для папок на кільцях; 5 або 6 (що вже регулюється спеціальним пристосуванням). Відстань між отворами теж може бути різною. Європейський стандарт - 80/80/80мм., На який і розраховані більшість дироколів на нашому ринку, (існує також скандинавський - 20/70/20 мм та інші).
Споживчі властивості діркопробивача
Основа діркопробивача, як правило, забезпечується резервуаром для конфетті: це або висувної контейнер, або відкривається підошва. Найчастіше, дироколи бувають з висувною лінійкою, на якій вказано формат паперу і / або стоїть позначка для центрування аркушів.
Хід роботи
Для виконання завдання необхідно взяти документи, які складали на заняттях з діловодства та документи, які були роздруковані під час виконання попередніх практичних завдань. Потім необхідно за допомогою біндера скріпити документи, які були складені на заняттях діловодства. А дироколом пробити отвори у документах, які були створені під час практичних занять та помістити їх у папку.
Дайте відповіді на теоретичні питання
Що таке біндер?
Скільки існує стандартів перфорації?
Який вид біндера є найпопулярнішим?
Для чого призначений степлер?
Яка історія розвитку стиплера?
Які існують види стиплерів?
Що таке дирокол?
Що відноситься до основних характеристик дироколів?
Рекомендована література
Палеха Ю.І. Організаційна техніка : навч. посіб. – К. : Ліра-К, 2008. – 193 с.
Практичне заняття № 22
Тема: Використання ламінатора
Мета: навчитись застосовувати ламінатор у практичній діяльності
Теоретичні відомості
Ламінуванням називається процес покриття друкованого аркуша пластиком. Документ герметично упаюється в двосторонній пакет із спеціальної плівки для ламінування, під впливом тепла, переданого від нагрівального елемента ламінатора. Ламінування ушляхетнює продукцію, оберігає від грязі, вологи, механічних пошкоджень, захищає від підробки, а також підсилює кольори і яскравість заламінованих документів. Інша цінна властивість ламінування – поліпшення якості зображення. При використанні глянсових плівок зображення "виявляється" – фарби стають більш яскравими і контрастними.
Ламінатор, в свою чергу – це апарат для ламінування.
Перед вибором ламінатора необхідно визначити для себе деякі аспекти, такі як:
матеріал, який планується ламінувати (папір, картон, фотопапір і т.д.);
діапазон товщини використовуваних плівок (60-250 мкм);
інтенсивність використання (кількість примірників протягом робочого дня);
максимальний формат (розмір вузької сторони документа) ламінування;
наявність додаткових функція (тиснення фольгою, глянцевание, матування та ін);
оптимальний ціновий діапазон.
Критерії вибору ламінаторів:
Максимальна ширина ламінування, повністю відповідна максимальному формату друкарського обладнання;
Продуктивність ламінатора (а не швидкість – часто саме цей параметр вводить в оману зайве прискіпливого покупця);
Функціональні можливості ламінатора по односторонньому і / або двосторонньому ламінуванню (нерідко на ринку універсальними заявляються ламінатори, які призначені тільки для одного типу ламінування);
Надійна фірма-виробник ламінаційного устаткування (дуже важливо до моменту придбання ламінатора провести власне невелике дослідження з цього питання і спробувати знайти, наприклад в Інтернеті, інформацію про фірму як на російських, так і на зарубіжних сайтах, додатково переконавшись у правильності вибору);
Російська фірма-продавець ламінаційного устаткування (вибір постачальника важливий не тільки з точки зору визначення мінімальної ринкової ціни на обладнання, але і його подальшого гарантійного і післягарантійного обслуговування. У зв'язку з цим рекомендується відвідати техцентр постачальника, щоб не тільки переконатися в його існування, але й у присутності сертифікованих інженерів, а також, що важливо, в наявності запчастин).
Класифікація ламінаторів
За типом нагрівальної системи:
Ламінатори з гарячими пластинами.
Заготівля в плівці проходить крізь вузьку щілину між пластинами-пічкою. Плівка накочується до заготівлі холодними гумовими валами на виході. Іноді грубка розташована між двома парами холодних валів. Невисокий результат ламінування обумовлений тим, що передача тепла від пластин до плівки відбувається шляхом емісії через повітряний зазор.
Наявність такого технологічно обумовленого зазору викликає нерівномірне нагрівання і деформацію плівки, складність підбору оптимального температурного режиму та його нестабільність. Холодні вали, встановлені на виході з печі, відбирають на себе тепло, передане плівці в грубці, не даючи полімерному сполучному з'єднається з верхнім шаром паперу належним чином. Готова продукція виходить з повітряними бульбашками, хвиляста, погано стійка до механічних впливів.
Виробники вимагають обов'язкового використання паперового конверта для ламінування, щоб хоч якось знизити очевидні недоліки цієї технології і оберегти документ від можливих пошкоджень. На даний момент всі провідні виробники практично повністю відмовилися від цієї застарілої системи і перейшли на випуск ламінаторів з гарячими валами зовнішнього нагріву.
Ламінатори з гарячими валами.
Для нагріву таких валів застосовується внутрішній нагрівач у вигляді спіралі, виготовлений з ніхромового дроту електрично ізолюється від валу за допомогою кварцової трубки, в яку він і поміщається.
Використання такої технології призвело до виникнення цілого сімейства серій професійних ламінаторов.
Цікавою особливістю ламінаторов з гарячими валами стали їх додаткові можливості, які роблять ці апарати по справжньому універсальними інструментами, що дозволяє знаходити їм застосування в різних секторах ринку послуг, документообігу та малої поліграфії. До них відносяться такі як, можливість тиснення тонерочувствітельной фольгою з порошкового друку, глянцевание і відповідно матування порошкової друку і т.п.
Ламінатори із зовнішнім кумулятивним нагрівом ("ефект гарячих валів").
Доступні за ціною апарати з однією парою гарячих валів. Нагрівання валів здійснюється зовні за допомогою спеціального циліндричного сегмента з вбудованим ніхромовим нагрівачем. Дозволяють виконувати якісне ламінування як звичайних документів, так і фотографій, тисне фольгою з порошкового друку. Функція гарячих валів залишилася, але вартість нових апаратів стала доступною не тільки для фірм, але і для індивідуальних користувачів.
Особливої уваги заслуговують одні з останніх ламінаторів GMP в яких використаний керамічний нагрівач з рутеніумной протівоокіслітельним захистом. Новий нагрівальний елемент, завдяки невисокій вартості кераміки в порівнянні з металом, дозволив створити новий модельний ряд машин з гарячими валами за ціною звичайних. У ламінаторов такого типу значно скорочується час нагрівання (в 2-3 рази), істотно підвищується точність регулювання температури.
За способом використання витратних матеріалів:
Пакетні ламінатори.
Пакетний ламінатор на відміну від рулонного працює з плівкою вже готових форматів: від самих маленьких (для бейджів і візиток) до формату А2. Як правило, плівка нарізана не листами, а "пакетами", які являють собою два аркуші, складені разом клейовим шаром один до одного і склеєних по одній стороні (як правило вузької). Виняток становлять плівки для холодного ламінування, які нарізають у листах, оскільки призначені вони зазвичай для одностороннього ламінування.
Пакетні ламінатори в свою чергу поділяються на офісну і професійну серії.
Конструкція пакетних ламінаторов офісної серії досить проста. Нагрівальним елементом служать або пластини, або вали із зовнішнім нагрівом. Офісні ламінатори призначені для малих об'ємів робіт будинку або в малому офісі і відрізняються досить простим управлінням. Деякі ламінатори оснащені регулюванням температури, що забезпечує можливість застосування плівок широкого діапазону товщин, функцією "реверс" для зупинки процесу ламінування і повернення документа, дозволяючи виправити можливі помилки оператора.
Ламінатори професійної серії призначені для найбільш інтенсивної роботи з розширеним діапазоном матеріалів. Вони побудовані за схемою: 4 або 6 валів, які нагріваються зсередини, така схема забезпечує найкращу якість ламінування і фольгування. Деякі моделі формату А3 – оснащені РК-дисплеєм для зручності і точності настройок, функцією "реверс" і регулюванням швидкості ламінування для забезпечення високої продуктивності при роботі з усім діапазоном матеріалів. Витратні матеріали являють собою пакет різного формату, запаяний з одного боку, всередину якого закладається документ і пропускається через ламінатор. Ніяких спеціальних навичок робота на пакетному ламинаторе не вимагає. Все це – очевидні переваги.
Очевидні й мінуси:
витратні матеріали для пакетних ламінаторов дорожче, ніж для рулонних ламінаторов;
одностороннє ламінування можливо лише в спеціальних пакетах
продуктивність нижче, ніж у рулонних ламінаторов.
Рулонні ламінатори.
Рулонні ламінатори обробляють плакати формату від А3 до А0 і можуть використовуватися на підприємствах з великими обсягами ламінування документів або для виконання послуг в друкованих салонах. Крім того, деякі моделі ламінаторов дозволяють виробляти одностороннє ламінування і тиснення фольгою.
Переваги цього способу:
витратні матеріали в рулонах дешевше листових;
продуктивність рулонних ламінаторов вище, ніж у пакетних.
Є і свої складності. Перш за все, потрібен певний час на заправку ламінату – треба простягнути плівку між валами, відрегулювати натяг, температуру, швидкість, тиск, зробити пробне ламінування. Пробне ламінування – це ще й додаткові витрати. Звідси випливає, що рулонний ламінатор повинен обслуговуватися спеціально навченим оператором. Ну і нарешті, в силу більшої конструктивної складності, рулонні ламінатори дорожче пакетних.
За наявності / відсутності реверсу:
На перших порах через недостатній досвід роботи, а в подальшому через забруднення валів може відбутися намотування ламінаційної заготовки на вали. У цьому випадку врятувати документ вже немає ніякої можливості, оскільки навіть виключення ламінатора не приводить до моментального охолоджування нагрівачів. Для вилучення документа часто потрібно майже повне розбирання апарату, яка у деяких виробників непродумано сполучена з демонтажем двигуна, редуктора приводу, а потім системи кріплення валів. І це все це ради витягання одного безповоротно втраченого документа. Значно простіше, натиснувши кнопку реверсу, повернути все в початковий стан, зберігши документ. Функцією реверсу традиційно оснащуються тільки ламінатори А4 і більшого форматів.
За форматами ламінування:
Як вже говорилося вище, пакетні ламінатори працюють з форматами А6-А3, рулонні – з форматами А3-А0. Багато майбутні користувачі, намагаючись трохи заощадити, купують ламінатори невеликого формату, помилково вважаючи, що ламінувати більший формат їм ніколи не буде потрібно, а ламінувати на великому ламинаторе маленькі формати можна. Чим ширше ламінатор, тим зручніше вона в роботі, тим вище його продуктивність. Часто через неправильного укладання в Ламінаційна щілину заготівля починає рухатися зі зміщенням, що викликає застрягання країв і пошкодження документа. Навпаки, якщо формат заготовок досить малий, можна пропускати по кілька заготовок за один раз, укладаючи їх поперемінно по всій ширині ламінатора. Конструктивно ламінатори більшого формату більш продумані, так як виробник не женеться за зниженням вартості. Необхідно пам'ятати, що хороший ламінатор служитиме дуже довго і важко припустити, яку роботу потрібно виконати через кілька років.
