Вивчення суті питання, з якого готується наказ

На першому етапі розроблення проекту наказу визначають коло питань, що будуть порушені в ньому. Залежно від важливості управлінської дії, яку передбачається сформулювати в наказі, передусім слід вивчити нормативно-правові акти, що видавалися раніше з цього або з аналогічних питань. Це забезпечить не лише правову підставу наказу, а й необхідний рівень підготовки. Окрім цього, має бути зібрана найповніша інформація стосовно суті питання. Після збирання і проведення аналізу всіх необхідних матеріалів, визначення чіткої мети видання наказу розпочинають складання його проекту. Основна увага має концентруватися на формулюванні основних положень конкретного рішення. Доцільними спершу є підготовка чернетки, потім - загальне редагування документа.

Оформлення наказу

Накази з основної діяльності оформляють на бланку для наказів. До складу обов'язкових реквізитів входять:

o зображення Державного герба України (для установ, які мають право використовувати державну символіку);

o зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування);

o назва установи вищого рівня (для підвідомчих установ);

o назва установи-автора;

o назва виду документа (НАКАЗ);

o дата видання наказу;

o реєстраційний індекс (номер) наказу;

o місце складання;

o заголовок;

o текст;

о підпис керівника;

o візи.

Дата наказу оформляється цифровим або словесно-цифровим способом; номер складається зі знака "№" і порядкового номера наказу, наприклад: 15 листопада 2008р. №45; 17.10.2008№37.

Спільні накази оформляють на чистих аркушах паперу із зазначенням найменувань установ, які видають наказ. Назви установ розмішують на одному рівні. Назву виду документа (наказ) розміщують центровано. Дата спільного наказу - єдина і відповідає даті більш пізнього підписання. Реєстраційний індекс спільного наказу складається з реєстраційних номерів документів кожної установи, що проставляються через похилу риску в порядку зазначення авторів документа, наприклад: № 38/67.

Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника "про" і складається за допомогою віддієслівного іменника ("Про затвердження...", "Про введення..,", "Про створення...", "Про внесення змін...") або іменника, що вказує на предмет ("Про підсумки...", "Про заходи..."). Ставити крапку в кінці заголовка непотрібно. Якщо заголовок перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжити до межі правого берега.

Текст наказу складається з двох взаємозалежних частин - констатуючої (преамбули) і розпорядчої. У констатуючій частині висвітлюються цілі й завдання приписуваних дій та причини видання наказу. У ній можуть наводитися факти, зазначатися події, даватися оцінки. Як правило, констатуюча частина починається словами: "З метою...", "На підставі...", "Відповідно до...", "Згідно з...", "На виконання..." тощо, наприклад:

З метою посилення контролю за станом трудової дисципліни... На підставі акта перевірки....

Якщо підставою для видання наказу є нормативно-правовий акт органу вищого рівня, то в констатуючій частині наказу подають посилання на цей документ у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повна назва (заголовок), тобто наводяться всі пошукові дані. Наприклад:

Відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 27 жовтня2007р. № 1222 "Про затвердження Порядку декларування зміни оптово-відпускних цін на продовольчі товари"...

Якщо зміст наказу не потребує роз'яснень, констатуючої частини може не бути. У такому разі текст складається лише з розпорядчої частини.

Основне навантаження в наказі несе розпорядча частина, що викладається в наказовій формі від першої особи однини. Розпорядча частина розпочинається словом НАКАЗУЮ, яку друкують великими літерами, з нового рядка, без відступу від лівого берега, далі ставлять двокрапку і з нового рядка з абзацу подають текст розпорядчої частини. До формулювань цієї частини документа висуваються жорсткі вимоги. їх зміст має бути конкретним, зрозумілим, таким, що не суперечить раніше виданим розпорядчим документам; не допускаються вислови, що можуть мати подвійне тлумачення. Рекомендується уникати неконкретних доручень, наприклад: "прискорити", "підвищити", "вплинути", "поліпшити", "активізувати", "звернути увагу" тощо. Такі доручення не можуть бути об'єктом контролю, оскільки їх виконання важко перевірити.

Розпорядчу частину поділяють на пункти (1, 2, 3...) і підпункти (1.1.,1.2., 1.3...), які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті мають бути зазначені виконавці, назви або прізвища яких подаються у давальному відмінку (це можуть бути назва установи, структурного підрозділу або посада й прізвище посадової особи), викладені конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці може бути названі й узагальнено, наприклад: "директорам шкіл", "начальникам цехів", "менеджерам з персоналу". Завдання формулюються за допомогою дієслів неозначеної форми - "підготувати", "організувати", "забезпечити", "розробити" тощо. Наприклад:

НАКАЗУЮ:

1. Начальнику відділу кадрів М. П. Лавреновичу до 01.12.2009 підготувати та подати на затвердження програму курсів з підвищення кваліфікації.

Строк виконання завдання можна друкувати окремим рядком і оформляти як дату завершення виконання. Наприклад:

Строк-17.02.2009.

У наказі необхідно визначати реальний строк виконання завдання (доручення), що відповідає обсягу передбачуваних робіт (варто враховувати час доведення інформації до конкретних виконавців). Може зазначатися також спільний для всіх пунктів строк виконання. Однак, як правило, строк виконання встановлюють по кожному завданню окремо.

Після основних пунктів наказу вміщується перелік документів, що втратили чинність або будуть змінюватися після видання даного наказу.

Наприклад:

Уважати таким, що втратив чинність, наказ генерального директора TOB "Інтеграл" від 10.01.2007 № 5 "Про затвердження Положення про преміювання співробітників".

В останньому пункті наказу зазначаються посада й прізвище особи, яка відповідає за виконання наказу в цілому. Як правило, загальний контроль за виконанням наказу покладається на одного із заступників керівника установи. Наприклад:

Контроль за виконанням наказу покласти на заступника директора О. С. Волкова.

У деяких випадках керівник може особисто контролювати виконання наказу. В такому разі останній пункт наказу формулюється так:

Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Накази з основної діяльності можуть мати додатки, посилання на які наводяться у відповідних пунктах тексту, наприклад:

Затвердити штатний розпис ЗЛТ "Металург", що додається;

Затвердити склад атестаційної комісії (додаток 2).

Завершальним етапом роботи з проектом наказу є його погодження із зацікавленими установами або структурними підрозділами, посадовими особами. Для визначення складу посадових осіб, які мають візувати проект наказу, необхідно ретельно проаналізувати його зміст з метою встановлення структурних підрозділів, до компетенції яких належить вирішення завдань (повне чи часткове), зазначених у проекті наказу. Це здійснюється з метою перевірки доцільності і своєчасності документа та його відповідності нормативно-правовим актам і є, по суті, оцінкою проекту. Погодження проекту наказу проводять структурний підрозділ або особа, які готували проект наказу. Погодження може здійснюватись як в установі - внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту наказу. Ця процедура є основою прийняття управлінського рішення і здійснюється перед підписанням документа посадовими особами, до компетенції яких належить оцінка документа в цілому або його окремих положень. Погодження проекту наказу з виконавцями, зазначеними у ньому, дозволяє уникати непорозумінь у визначенні завдань (доручень) відповідно до компетенції працівників та строків їх виконання. Віза офіційного документа - це реквізит, що засвідчує згоду або незгоду посадової особи щодо змісту документа. Відсутність на проекті наказу віз означатиме порушення процедури його підготовки.

Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати візування, наприклад:

Начальник юридичного відділу

підпис В. І. Сазонов

08.04.2008

Візи проставляють на лицевому боці останнього аркуша проекту документа. Якщо ж місця для віз там не вистачає - на зворотному боці цього аркуша. Назви посад, ініціали і прізвища осіб, які мають візувати проект наказу, можуть бути надруковані заздалегідь або посадові особи зазначають ці дані власноруч безпосередньо під час візування на першому примірнику проекту документа.

Якщо посадова особа, яка повинна візувати наказ, має певні зауваження і (або) пропозиції до його змісту, то на окремому аркуші складається мотивований висновок, про що на проекті наказу роблять відповідну відмітку за такою формою:

Зауваження і пропозиції додаються.

Начальник фінансового відділу

підпис Р. Б. Дорошенко

08.04.2008

На етапі візування наказу з точки зору документообігу важливу роль відіграє послідовність переміщення документа від однієї інстанції до іншої (від нижчого рівня управління до вищого). Першим проект наказу візує його укладач, далі - керівник структурного підрозділу, який вносить проект, потім - юридична служба (юрист) та керівники структурних підрозділів (як правило, ті, кому надається доручення і хто виконуватиме наказ після його ухвалення), останнім візує проект заступник керівника установи, у підпорядкуванні якого знаходиться структурний підрозділ, що вносить проект, та інші заступники, до компетенції яких належать питання, з яких приймається рішення.

Окрім того, проекти наказів, виконання яких потребує фінансового забезпечення, обов'язково погоджуються з фінансовими органами або службами (головним бухгалтером).

Віза юрисконсульта свідчить, що документ не суперечить нормативно-правовим актам, а також про те, що окремі його формулювання складено відповідно до спеціальних вимог органів суду, прокуратури, охорони здоров'я тощо.

Якщо в процесі доопрацювання до проекту наказу було внесено значні виправлення, документ підлягає повторному погодженню. Перед підписанням проект наказу ретельно перевіряють та уточнюють. При цьому особливої уваги потребує перевірка назв нормативно-правових актів, що стали підставою для видання наказу, цифрових даних, прізвищ, імен і по батькові, строків виконання.

Якщо зміст наказу зачіпає інтереси інших установ, здійснюється зовнішнє погодження, яке оформляють відповідним грифом, наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Генеральний директор ВАТ "Енергія" підпис М. А. Юрченко

05.04.2009

У разі погодження проекту наказу протоколом, листом тощо гриф оформляють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління АКБ "Меркурій"

23.10.2009№10 або

ПОГОДЖЕНО

Лист Державного комітету архівів України

28.03.2009 № 01-14/956

Гриф погодження розміщують нижче підпису на лицевому боці останнього аркуша проекту наказу.

Якщо зміст документа стосується кількох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляють за такою формою:

Аркуш погодження

(назва документа)

Назва посади Назва посади

підпис, ініціал(и), прізвище підпис, ініціал(и), прізвище

дата дата

Остаточно підготовлений і оформлений проект наказу подається на підпис керівникові установи (див. додаток 16). Підписується перший примірник документа, виготовлений на бланку. Якщо при доопрацюванні проекту наказу виконавець не врахував усіх зауважень або компромісного рішення не знайдено, то разом з проектом наказу на розгляд керівника установи подають зауваження та окремі думки, які не було враховано укладачем проекту. Проаналізувавши їх, керівник приймає рішення щодо того, чи мають бути взяті до уваги думки спеціалістів. Якщо це так - проект повертається на доопрацювання. Якщо ж зауваження визнано недоречними, керівник просто підписує наказ.

Накази з основної діяльності керівник установи підписує особисто. В разі його відсутності це покладається на особу, яка виконує обов'язки керівника. Підпис у такому разі оформляється так: Виконуючий обов'язки директора підпис Л. Р. Гграсимчук

або

В. о. директора підпис М. О. Орлов

Печатки на наказах, виготовлених на бланках, не проставляють.

У разі видання спільного наказу, який мають підписати кілька посадових осіб, їх підписи розташовують на одному рівні і засвідчують гербовими (основними) печатками відповідних установ, наприклад:

Міністр фінансів України Міністр юстиції України

підпис, ініціали, прізвище підпис, ініціали, прізвище

дата дата

Після підписання жодних виправлень до наказу вже не вносять.

Наказ набуває чинності з моменту його реєстрації та доведення до відома виконавців. У деяких випадках термін набуття чинності зазначається в самому розпорядчому документі.