Теоретичні відомості

Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів - комп'ютерів, друкарських машинок.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.

Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів - це забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. При підготовці документа на комп'ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12-14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman.Деякі реквізити (04, 05,09, 19,28, 30) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8-11).

Тексти документів на папері формату А4 друкують через 1-1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1 міжрядковий інтервал. Під час підготовки документів за потреби можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

У разі підготовки документа за допомогою комп'ютера не рекомендовано фіксувати текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронному шаблоні бланка, оскільки це може призвести до зміщення зон розташованості реквізитів.

Більшість реквізитів документа, що складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий інтервал. Складові реквізитів "Адресат" (16), "Гриф затвердження" (17), "Відмітка про наявність додатків" (22), "Гриф погодження" (24) відокремлюються одна від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Під час друкування документів, які мають на одній сторінці декілька реквізитів, слід обирати оптимальні сполучення міжрядкових інтервалів для конкретного виду документа.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" (23) друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (окрім тексту) - 28 знаків (73 мм). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжити до межі правого берега.

При оформленні документів рекомендовано дотримуватися таких відступів від межі лівого берега:

12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

92 мм - для реквізиту "Адресат" (16);

104 мм - для реквізитів "Гриф обмеження доступу до документа" (15) та "Гриф затвердження документа" (17);

125 мм - для розшифрування підпису в реквізитах "Підпис" (23), "Гриф затвердження документа" (17), "Відмітка про засвідчення копії" (27).

Не роблять відступів від лівого берега для розташування реквізитів "Дата документа" (11), "Заголовок до тексту документа" (19), "Текст" (21) (без абзаців), "Відмітка про наявність додатків" (22), "Підпис" (23) (лише назва посади), "Гриф погодження" (24), "Візи документа" (25), "Відмітка про засвідчення копії" (27), "Прізвище виконавця і номер його телефону" (28), а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ", "УХВАЛИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ПРОПОНУЮ" тощо.

Під час розміщення реквізитів рекомендовано дотримуватися схем їх розташованості та меж зон. Допускається відхилення у межах 2 мм.

У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф - від межі лівого берега; другий - через 40 друкованих знаків (104 мм).

Якщо в тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава" друкують від межі лівого берега, а текст до них - через один міжрядковий інтервал.

При оформленні документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Текст документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком зберігання до п'яти років можна друкувати на лицевому і зворотному боці аркуша.