Порядок уведення інструкції з діловодства в дію

Інструкцію з діловодства, так само як і правила підготовки та оформлення документів, якщо вони є самостійним документом, затверджує керівник установи спеціальним наказом. У наказі встановлюють строк уведення зазначених документів у дію, перелічують заходи, яких у зв'язку з цим має вжити служба діловодства, зазначають посадову особу, відповідальну за впровадження даних документів у практику роботи. Після затвердження інструкції з діловодства необхідно організувати вивчення її всіма працівниками установи, які готують документи і працюють з ними.

До інструкції з діловодства мають вноситися відповідні поправки, зокрема в таких випадках: у разі внесення змін до загальнодержавних нормативно-правових актів з діловодства, стандартів, на підставі яких вона розроблялася, при зміні технології роботи з документами в установі, наприклад впровадженні електронного документообігу.

Розроблення тимчасової інструкції з діловодства

Якщо в установі не встановлено жодних правил щодо роботи з документами, то спочатку може бути розроблений невеликий за обсягом документ, що висвітлює основні, принципові положення. Його зазвичай називають тимчасовою інструкцією з діловодства, яку також затверджує керівник установи, зобов'язуючи всіх працівників дотримуватись її норм. У подальшому з урахуванням зауважень, доповнень, уточнень, які виникнуть у процесі впровадження тимчасової інструкції з діловодства, на її основі може бути підготовлена постійна інструкція з діловодства.

Хід роботи

Оформити посадову інструкцію секретаря-референта згідно поданого зразка.

Зразок посадової інструкції секретаря-референта

ЗАТВЕРДЖУЮ

Генеральний директор

ТОВ «Амерік»

А.С. Ковчак

«18» серпня 2013року

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

секретаря-референта

«17» серпня 2006 року м. Тернопіль №25

1. Загальні положення

1.1. Секретар-референт належить до категорії спеціалістів товариства. Його приймає й звільняє з роботи генеральний директор.

1.2. Основні обов’язки секретаря-референта – організаційне та документацій не забезпечення управлінської діяльності.

1.3. Секретар-референт підпорядковується безпосередньо генеральному директору товариства.

1.4. У своїй діяльності секретар-референт керується: законодавчими актами України; Статутом товариства; Положенням про функціональні служби товариства; нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства; цією посадовою інструкцією.

1.5. На посаду секретаря-референта призначають осіб, які мають спеціальну освіту.

1.6. Секретар-референт має бути компетентним у питаннях: перспектив розвитку товариства; організації роботи з документами, складання документації; організації управлінської роботи; використання засобів обчислювальної та організаційної техніки; перекладу службової документації мовами іноземних комерційних партнерів (німецькою, англійської); культури праці та службової етики.

2. Функції

2.1. Методичне керівництво службами документування та контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях товариства.

2.2. документування діяльності органів товариства, що проводять наради.

2.3. оперативно-організаційна робота.

2.4. Ведення й оформлення документації по особовому складу (в разі відсутності інспектора з кадрів).

3. Посадові обов’язки

3.1. Підготування необхідних документів, допомога в забезпеченні фінансово-господарської діяльності товариства.

3.2. Приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації.

3.3. Контроль якості підготування, правильності складання, погодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву товариства.

3.4. Контроль за виконанням документів і доручень керівництва, вживання оперативних заходів до своєчасного та якісного виконання їх.

3.5. Організація підготовки, прийняття рішень та доведення їх до безпосередніх виконавців. Здійснення аналізу довідок і доповідей, що подаються керівництву, підготування компетентних висновків.

3.6. Здійснення оперативного зв’язку зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) й окремими громадянами з питань поточної діяльності товариства.

3.7. Ведення прийому відвідувачів.

3.8. Виконання функцій інспектора відділу кадрів: оформлення наказів по особовому складу; оформлення особових карток або особових справ; оформлення трудових книжок; оформлення документів про відрядження; оформлення листів непрацездатності; ведення табеля обліку робочого часу; видавання довідок.

3.9. Виконання машинописних та копіювально-розмножувальних робіт.

3.10. використання ПК, ПОМ як засобів автоматизації документаційного забезпечення товариства.

3.11. Проведення щорічного відбору документів для архівного зберігання або знищення.

3.12. виконання окремих доручень керівництва щодо фінансово-господарської діяльності товариства.

4. Права

4.1. Брати у функціональних служб необхідні матеріали, а також вимагати пояснення причин затримання виконання завдань і доручень керівництва.

4.2. Розглядати документи й направляти їх для виконання керівникам і спеціалістам товариства.

4.3. Візувати документи управлінської діяльності (в межах своєї компетенції).

4.4. Вимагати від виконавців доопрацювання документів, що складені з порушенням установлених правил їх оформлення.

4.5. Уносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності товариства, форм і методів управлінської роботи на основі застосування електронної техніки.

4.6. Вимагати від керівництва нормальних умов для виконання службових обов’язків і зберігання всіх документів, створених під час діяльності товариства.

4.7. Працювати з документами, що мають гриф «КТ», «Конфіденційно», «Таємно», «Для службового користування», «Не для друку».

4.8. Приймати рішення в межах своєї компетенції.

4.9. Взаємодіяти з усіма службами (працівниками) товариства з питань перевірки виконання документів і подання необхідної інформації керівництву.

5. Відповідальність

5.1. Якість документів, поданих керівництву для підписання.

5.2. Недбале ставлення до реєстрації та ведення документів.

5.3. Зберігання документації, розголошення відомостей, що мають гриф «КТ», «Конфіденційно», «Таємно», «Для службового користування», «Не для друку».

5.4. Нечітке й несвоєчасне виконання посадових обов’язків, які наведено в даній інструкції.

Заступник генерального директора (підпис) Л.О.Кузін

Юрисконсульт (підпис) В.В.Косій

16.08.2013

Дайте відповіді на теоретичні питання

1. Що є основним завданням інструкції з діловодства?

2. Як здійснюється порядок підготовки інструкції з діловодства?

3. Які існують вимоги до змісту інструкції?

4. Які існують вимоги до структури інструкції?