Вимоги до змісту та структури інструкції з діловодства

Інструкція з діловодства складається з кількох розділів. Структура тексту цього документа мас бути такою:

1. Загальні положення;

2. Документування управлінської діяльності

2.1. Підготовка й оформлення документів;

2.2. Особливості підготовки й оформлення окремих видів документів;

2.3. Вимоги до бланків документів та їх облік;

2.4. Порядок друкування і розмножування документів;

3. Організація документообігу

3.1. Приймання і попередній розгляд документів;

3.2. Порядок реєстрації документів;

3.3. Порядок організації обліково-довідкових картотек;

3.4. Порядок направлення документів на виконання;

3.5. Організація контролю за виконанням документів;

3.6. Порядок відправлення вихідних документів;

4. Забезпечення збереженості документів

4.1. Складання номенклатури справ;

4.2. Вимоги щодо формування справ;

4.3. Організація оперативного зберігання документів у структурних підрозділах;

4.4. Підготовка справ до архівного зберігання.

У розділі "Загальні положення" обов'язково зазначається: інструкцією з діловодства встановлено єдину систему діловодства в установі, всі її працівники повинні дотримуватися положень цього документа. В окремому пункті називаються нормативні документи, на підставі яких складено інструкцію. У першому розділі також зазначають, на кого покладено керівництво діловодством в установі загалом і в структурних підрозділах, зокрема, викладають загальні принципи організації діловодства в установі, маршрути руху документів, у т. ч. характеризують технологічні процеси автоматизації документообігу.

Наприклад, до розділу "Загальні положення" можна внести такі пункти:

1.1. Інструкція з діловодства (далі - Інструкція) встановлює єдину систему документування і організації роботи з документами в установі.

1.2. Інструкція визначає порядок організації загального діловодства, ЇЇ положення поширюються на всю службову документацію.

Порядок організації діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається окремими інструкціями.

1.3. Інструкцію розроблено відповідно до положень Конституції та законів України, нормативно-правових актів Президента України і Кабінету Міністрів України, наказів і методичних рекомендацій Державного комітету архівів України, національних стандартів України у сфері діловодства, а також організаційних документів установи.

1.4. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе її керівник.

1.5. Організацію та удосконалення діловодства на засадах єдиної політики і застосування сучасних програмно-технічних засобів, а також організаційно-методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах здійснює канцелярія.

1.6. Інструкція визначає основні правила підготовки, оформлення, контролю за виконанням та організації роботи з документами в структурних підрозділах установи.

1.7. Правила створення управлінських документів і порядок роботи зі службовими документами, встановлений цією Інструкцією, є обов'язковими для всіх працівників установи. Всі працівники установи несуть відповідальність за виконання вимог Інструкції, збереженість службових документів і нерозголошення інформації, що в них міститься.

1.8. Адміністративну відповідальність за організацію і стан діловодства в структурних підрозділах, а також дотримання встановлених Інструкцією правил і порядку роботи з документами несуть керівники структурних підрозділів.

1.9. Керівник структурного підрозділу визначає особу, відповідальну За організацію діловодства в підрозділі, та узгоджує її кандидатуру із завідувачем канцелярії.

1.10. Особа, відповідальна за діловодство, забезпечує його організацію згідно з Інструкцією та ознайомлює всіх працівників структурного підрозділу з нормативними і методичними документами з діловодства.

1.11. У разі відпустки, відрядження, переміщення за посадою або звільнення працівника всі документи і справи, які він веде, передаються за вказівкою керівника структурного підрозділу іншому працівнику (за актом або під розписку) із повідомленням завідувача канцелярії про передавання справ.

1.12. Завдання і функції канцелярії, обов'язки і відповідальність її працівників регламентуються Положенням про канцелярію.

1.13. Обов'язки, права і відповідальність працівників канцелярії та осіб, відповідальних за організацію діловодства в структурних підрозділах, визначаються їх посадовими інструкціями.

Наступний розділ інструкції з діловодства - "Документування управлінської діяльності". Зазвичай він має кілька підрозділів. Перший з них - "Підготовка й оформлення документів" - розробляється на підставі ДСТУ 4163-2003. Порядок оформлення реквізитів, передбачених стандартом, враховують в індивідуальній інструкції, роз'яснюють їх застосування у конкретних випадках і супроводжують прикладами, характерними для установи.

Доцільним є включення підрозділу "Особливості підготовки й оформлення окремих видів документів". У ньому розкривають методику складання та оформлення основних видів документів, а також документів, при підготовці яких найчастіше виникають труднощі (накази, розпорядження, договори, акти, листи, протоколи тощо). Важливо докладно роз'яснити порядок підписання, візування, погодження і затвердження основних видів документів та їх різновидів, зокрема те, хто має візувати накази з основної діяльності, з особового складу, про преміювання, різні види договорів тощо. Бажаним є подання структури тексту протоколу, акта, а також порядку оформлення телеграм, різновидів листів. Усе це має супроводжуватися прикладами, взятими з документів установи.

Як правило, в окремому підрозділі - "Вимоги до бланків документів" - наводять зразки бланків, застосовуваних в установі, згадують про порядок їх виготовлення й обліку. У підрозділі "Порядок друкування і розмножування документів" викладають вимоги до документів, що виготовляють за допомогою друкувальних засобів. Наявність в інструкції з діловодства таких відомостей значно спростить підготовку документів, запобігатиме їх перескладанню і переоформленню.

Після правил документування управлінської діяльності доцільно подати розділ "Організація документообігу в установі", в якому висвітлити передусім такі питання: приймання і попередній розгляд документів, порядок реєстрації документів, порядок організації обліково-довідкових картотек, порядок направлення документів на виконання, організація контролю за виконанням документів, порядок відправлення вихідних документів. Опрацювання документів здійснюють працівники служби діловодства, отже, необхідно ретельно висвітлити методичні питання, зокрема визначити, яку систему реєстрації прийнято в установі (централізовану, змішану, децентралізовану), яка форма реєстрації застосовується (журнальна, карткова, електронна). Мають бути встановлені вимоги щодо заповнення реєстраційних форм, а також правила реєстрації документів у межах певних груп залежно від виду, автора й змісту документа та порядок ведення інформаційно-довідкової роботи тощо.

Підрозділи інструкції з діловодства, що стосуються опрацювання документів, складають з урахуванням технології, прийнятої в установі, - традиційної чи автоматизованої. Всі етапи опрацювання документів є практично однаковими при застосуванні як традиційної, так і автоматизованої технології, однак існують відмінності за характером операцій, які мають бути ретельно описані. Необхідно визначити: хто відповідає за роботу з документами на кожному етапі документообігу, які операції здійснюють з документами, чи взаємопов'язані вони між собою і наскільки необхідні. Для наочності доцільно використовувати графічні методи фіксування руху документів: маршрутні схеми, документограми, оперограми.

Важливим є підрозділ "Організація контролю за виконанням документів". Окрім основних принципів контролю, тут визначають типові строки виконання різних видів документів і розкривають технічні питання здійснення контролю (побудова строкових картотек чи автоматизований контроль, складання відомостей (зведень) на прострочену документацію).

Останній розділ інструкції з діловодства присвячено правилам зберігання документів у поточному діловодстві та їх підготовки до подальшого зберігання. Цей розділ може мати, наприклад, назву "Забезпечення збереженості документів". Очевидно, що виконані документи, роботу з якими завершено, мають бути збережені, причому в систематизованому вигляді, оскільки життєвий цикл документа не завершуються після виконання ним певних оперативних управлінських функцій. Через деякий час документ може бути затребуваний для вирішення управлінських завдань і задоволення інших інформаційних запитів. Питання систематизації документів та визначення строків їх зберігання вирішуються в установі за допомогою номенклатури справ. Тому обов'язково виокремлюють підрозділ "Складання номенклатури справ", у якому наводять приклади формулювання заголовків справ, порядок їх систематизації в номенклатурі тощо. Слід передбачити також такі підрозділи: "Вимоги щодо формування справ", "Організація оперативного зберігання документів у структурних підрозділах", "Підготовка справ до архівного зберігання", мета яких - висвітлити загальні вимоги щодо групування справ, правила формування певних видів та категорій документів, оформлення справ, а також проведення експертизи цінності документів та складання описів справ. Зазначені підрозділи інструкції з діловодства розробляються на підставі Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

Для наочності та якнайкращого засвоєння положень інструкції з діловодства слід скласти додатки, до яких обов'язково включити:

o зразки оформлення найпоширеніших видів документів (наказу, розпорядження, протоколу, акта, договору, доповідної записки тощо);

o зразки форм (реєстраційної картки, номенклатури справ, аркуша-засвідчувача справи, описів справ, обкладинки справи, акта про вилучення для знищення документів;

o переліки документів: що не підлягають реєстрації; підлягають візуванню, затвердженню, контролю; документів, на яких проставляється гербова або основна печатка установи тощо.

Правила підготовки та оформлення документів можуть бути виокремлені як самостійний документ, у якому більш детально, з великою кількістю типових форм і прикладів, описуються процеси підготовчої роботи з документами. У такому разі в установі діятимуть два нормативно-методичних документи - правила підготовки та оформлення документів та інструкція з діловодства, в якій буде регламентовано виключно порядок роботи з документами.