Хід роботи

1. Опрацюйте теоретичний матеріал.

2. Законспектуйте основні положення.

3. На практиці підтвердіть свої знання (зареєструйте документи, перевірьте правильність оформлення та інше).

Дайте відповіді на теоретичні питання

1. Які яснують операції з документами?

2. Які етапи проходять документи, що надходять на підприємство?

3. Охарактеризуйте кожен з етапів

Рекомендована література

1. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2-х ч. Ч. 1. Ведення загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів).- 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.- 383 с.

2. Палеха Ю.І. Управлінське документування: Навч. посібник: У 2 ч. Ч. 2. Кадрове діловодство (зі зразками сучасних ділових паперів).- 3-тє вид., доп.- К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.- 283 с.

3. Іванова Т. Д. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування. Навчальний посібник.- К.: Центр учбової літератури, 2007. – 360 с.

4. Комова М.В. Діловодство/ Національний університет “Львівська політехніка”, Інститут гуманітарних і соціальних наук. – Львів: Тріада плюс, 2006.- 220 с.

Практичне заняття № 11

Тема: Інструкція з діловодства

Мета: навчитись оформляти інструкцію з діловодства за допомогою технічних засобів

Теоретичні відомості

Основним нормативно-методичним документом, що визначає і встановлює єдиний порядок створення, оформлення документів та роботи з ними, є інструкція з діловодства. Це обов'язковий документ для будь-якої установи. Розроблення інструкції з діловодства - одна з функцій служби діловодства або секретаря. Інструкцію затверджує керівник установи. Цей документ призначено не лише для працівників служби діловодства або секретаря, а для всіх працівників установи, оскільки визначає технологію роботи з документами. З огляду на це інструкція з діловодства має бути присутня в кожному структурному підрозділі, бажано - у кожного працівника.

Основне завдання інструкції з діловодства - встановити технологію роботи з документами з моменту їх створення або надходження і до відправлення кореспондентові чи передавання на архівне зберігання.

З цієї причини до інструкції з діловодства мають бути включені:

- правила документування управлінської діяльності установи (створення й оформлення основних комплексів управлінських документів);

- правила документообігу (рух документів у процесі їх створення і виконання, отримання і відправлення, реєстрація, контроль за виконанням документів, довідкова робота за документами);

- правила зберігання документів (систематизація виконаних документів, формування справ і забезпечення їх збереженості, підготовка до передавання на архівне зберігання).

Порядок підготовки інструкції з діловодства

При розробленні інструкції з діловодства установи мають бути використані такі документи:

- Примірна інструкція з діловодства в міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади або інструкції для групи однорідних установ певної галузі чи сфери діяльності;

- ДСТУ 4163-2003 "Державна уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" (далі -ДСТУ 4163-2003);

- Методичні рекомендації щодо застосування ДСТУ 4163-2003;

- Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій.

Водночас, маючи у своїй основі загальнодержавні нормативні та методичні документи, індивідуальна інструкція з діловодства повинна відбивати всі особливості організації діловодства конкретної установи: структуру служби діловодства, склад посад службовців, які здійснюють діловодне обслуговування, склад документів, що утворюються в установі, ступінь комп'ютеризації діловодних процесів (ведення окремих операцій за допомогою комп'ютера або використання комплексної системи автоматизації діловодства та електронного документообігу), наявність архівів документів у традиційній та електронній формі тощо.

Підготовці інструкції з діловодства має передувати вивчення установчих документів (положення, статуту), які визначають правовий статус установи, компетенцію керівництва і право видавати певні види документів. Управлінські документи повинні відповідати правовому статусу установи. Обов'язковими є проведення аналізу складу управлінських документів у цілому та виявлення найважливіших комплексів документів (розпорядчі документи, протоколи, договори, листування тощо).

Основним при підготовці інструкції з діловодства є встановлення правил документування управлінської діяльності (створення документів) та обрання оптимального для установи варіанту опрацювання документів.