Хід роботи

1. Опрацюйте теоретичний матеріал.

2. З’ясуйте яким чином відбуваються етапи документообігу в вашому навчальному закладі.

3. Складіть схеми руху документів в вашому навчальному закладі.

Дайте відповіді на теоретичні питання

1. Що таке документообіг?

2. Охарактеризуйте етапи документообігу.

3. Що означає «Документаційне забезпечення управління»?

4. Принципи раціональної організації документообігу.

Рекомендована література

1. Беспянська Г.В. Діловодство: Навчальний посібник для дистанційного навчання: У 2 ч./ За науковою редакцією В.Г.Бездрабко.- К.: Університет “Україна”, 2005.- Ч.2. – 418 с.

2. Електронний документообіг [Електрон. ресурс] – [Режим доступу] : http://www.microsoft.com/Ukraine.

3. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визначення термінів [Електрон. ресурс] – [Режим доступу] : http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html.

Практичне заняття №10

Тема: Робота з документами

Мета: отримати практичні навики роботи в структурних підрозділах

Теоретичні відомості

Під документообігом розуміють рух документів на підприємстві з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправки на архівне зберігання.

ЄДСД встановила основні принципи організації документообігу - проходження документів має бути оперативним, цілеспрямованим, тобто, виключати зворотні, зигзагоподібні та інші маршрути. Має діяти принцип одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

Існує чітка система послідовних операцій з документами:

o приймання та реєстрація;

o розгляд керівником;

o порядок проходження в організації;

o виконання;

o контроль виконання;

o формування справ;

o підготовка і передача справ до архіву.

Основу правильної організації обігу документів становить чітке розмежування функцій і обов'язків між працівниками підприємства.

Точне знання обов'язків підвищує відповідальність кожного співробітника, при цьому виключає дублювання операцій при роботі з документами. Відповідний розподіл праці у такому разі закріплюється в посадових інструкціях і функціональних обов'язках.

Передача документів на всіх етапах проходження (на розгляд, виконання, від одного виконавця до іншого) здійснюється тільки через працівника, який відповідає за діловодство, за резолюцією керівника підприємства.

З метою раціональної організації діловодства на підприємствах, необхідно визначити ті потоки документообігу, які найбільше впливають на здійснення основних функцій підприємства. Вивчення інформаційних потоків дає можливість визначити завантаженість структурних підрозділів прийняттям, передачею та опрацюванням документальної інформації.

Організація документообігу значною мірою залежить від обсягу кореспонденції. Обсяг документообігу є одним з найважливіших показників управлінської діяльності підприємства. Прийом і опрацювання вхідних документів здійснює секретар-референт. Документи, що надходять на підприємство, проходять такі етапи:

o первинне опрацювання;

o попередній розгляд;

o реєстрація;

o розгляд документів керівництвом;

o направлення на виконання;

o контроль виконання;

o виконання документів;

o підшивка документів до справи.

Первинне опрацювання кореспонденції полягає у перевірці правильності доставки та цілісності вкладень; фіксуванні факту надходження документа та підготовці кореспонденції, доставленої не за призначенням.

При перевірці цілісності вкладень всі конверти, за винятком тих, що мають позначку (особисто) та листів на адресу громадських організацій, розкриваються.

При цьому перевіряється цілісність конверта та вкладення. При виявленні пошкоджень, відсутності документів чи додатків до них, слід повідомити кореспондента.

Сортування здійснюється на:

o листи, заяви, телеграми;

o документи, які належать до переписів по заявах;

o інші документи.

Анонімні звернення не реєструються.

Конверти, які надходять з кореспонденцією, зберігаються та додаються до документів:

o тільки якщо по конверту можна виявити адресу адресанта, дату відправки та отримання документа або якщо вони мають розбіжності;

o при некомпетентності вкладених документів;

o якщо документ необхідно подати для підтвердження витрат по оплаті кореспонденції. Інші конверти знищуються.

Для фіксування факту надходження на документі, який підлягає реєстрації; проставляється реєстраційний штамп на полі реквізиту "відмітка про надходження", де записується дата отримання документа - це факт реєстрації документа.

Прийняття управлінського рішення по конкретному документу - одна із основних функцій керівника, вирішальна ланка в технології управління.

Основним видом роботи, що забезпечує систематизацію документів у діловодстві, є складання номенклатури справ.

Номенклатура справ - це систематизований список справ, що заведені в діловодстві підприємства; вона призначена для обліку і групування виконаних документів у справи, включає всі справи підприємства, журнали реєстрації, довідкові картотеки.

Не включаються до номенклатури науково-технічні документи та друковані видання.

Номенклатура справ потрібна для швидкого пошуку документів за їх змістом і видами. Від її якості залежить оперативність роботи з документами та надійність їх зберігання. Наявність номенклатури справ у кожній установі, організації, підприємстві обов'язкова.

Для визначення розділів номенклатури використовуються назви структурних підрозділів підприємства, а при їх відсутності - напрями діяльності фірми або посад керівників і спеціалістів.

Наприклад:

01 - директор,

02 - юрисконсульт

04 - головний бухгалтер