Принципи раціональної організації документообігу

Практика діловодства сформувала такі принципи раціональної організації документообігу:

1. Рух документів повинен бути прямим, тобто слід обирати маршрути за принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або у одного виконавця.

2.Перебування документа в інстанції повинно бути строго зумовлено необхідністю його опрацювання і від­повідати організації і технології праці закладу.

3.Різноманітні операції для опрацювання документа слід виконувати паралельно, щоб скоротити час його перебування у сфері діловодства і підвищити оперативність виконання. Наприклад, якщо у виконанні документа повинні брати участь кілька осіб, документ слід копіювати і одночасно передавати копії всім виконавцям.

4. Копії з документа виготовляють після його розгляду керівником і написання резолюції. Кількість копій відповідає кількості виконавців; оригінал передасться відповідальному виконавцю, якому у встановлені терміни передаються виконані копії.

При проектуванні раціональних документопотоків в установі складають схеми основних груп і видів документів. Це дає змогу встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами. Під час розроблення схем документообігу складають раціональний маршрут документів для виконання посадовими особами таких процесів:

Керівники

- візування документів;

- приймання рішення про маршрут просування документів;

- проведення аналізу зведень;

- уживання заходів для покращення виконавчої дисципліни;

Канцелярія:

- приймання документів;

- реєстрація;

- розсилання;

- контроль за модифікацією;

- одержання інформації про виконання;

- видача нагадування і зведень;

-зняття документів з контролю. Виконавці:

- отримання документів на виконання;

- підготовка вихідних документів;

- підписання у керівництва і передача в канцелярію;

- одержання розпорядчої інформації;

- звіт про стан виконання документа.

Схеми документообігу розробляють керівники діловодної служби за участю керівників зацікавлених структурних підрозділів. Затверджує схеми проходження документів керівник діловодної служби або установи.

Апробовані схеми документообігу включають в Інструкцію з діловодства або додають до неї.

Рух документів, тобто проходження і порядок виконання документів, передбачає виконання таких операції у такій послідовності:

- приймання вхідних документів;

- попередній розгляд документів;

- реєстрація документів;

- розгляд документів керівництвом;

- виконання документів.

Етапи	Вхідна кореспон-денція	Вихідна кореспон-денція	Внутрішні документи
Приймання документів	+	-	-
Первинна обробка документів	+	-	-
Попередній розгляд	+	-	-
Підготовка проекту документа	-	+	+
Погодження	-	+	+
Підпис, затвердження	-	+	+
Реєстрація	+	+	+
Розгляд документів керівником	+	+	+
Виконання документів	+	-	+
Контроль виконання	+, -	+, -	+, -
Відправлення за призначенням	-	+	-
Формування справ	+	-	+
Оформлення справ	+	-	+
Передача в архів	+	-	+
Знищення документів із закінченими термінами зберігання	+	-	+