Сутність документообігу

Важливою складовою в організації роботи з документами є налагодження документообігу установи, зберігання документів та їх використання в поточній діяльності підприємства, організації, установи.

Документообіг — це рух документів від моменту створення до завершення виконання чи відправлення. Службові документи у діловодстві установи, будучи, на противагу архівним, динамічними, а не статичними, утворюють документопотоки:

- вхідні, вихідні, внутрішні документи;

- документи, що підлягають реєстрації та не підлягають реєстрації;

- документи вищих організацій, документи, які спрямовані чи надходять підлеглим організаціям та ін.

Під документопотоком розуміють сукупність документів, які виконують певне цільове призначення у процесі документообігу. Так К. Г. Мітяєв вихідними називав зовнішні документи, що є відпусками (російською «отпуск») або чернетки відправлених з установи документів, і вхідними, якщо вони адресовані установі і фактично одержані нею.

Як уже зазначалося , характеристикою документопотоку є його обсяг.

Облік кількості документів повинен провадитися в комплексі з іншими заходами щодо вдосконалення роботи з документами.

Здійснюється як повний, так і вибірковий облік документів організації (за структурними підрозділами чи групами документів). Окремо враховуються пропозиції, заяви і скарги громадян.

Облік кількості документів за певний період часу (рік, місяць) проводиться за РКК за місцем їх реєстрації. При їх підрахунку за одиницю обліку приймається кожен примірник, У тому числі розмножений і виготовлений з допомогою друкарських засобів. У службах оперативного розмноження і машинописних бюро, службі автоматизованої підготовки документів у кожній групі враховується кількість службових документів і окремо проводиться облік створюваних копій документів (цифри проставляються че­рез правобіжну похилу риску або в окремих графах).

Окремо обліковують також вхідні документи, що надходять до установи, і створювані установою.

Підрахунок кількості машинозчитувальних документів здійснюється в облікових картках і журналах обліку роботи обчислювального центру.

Підсумкові дані підрахунку представляються в табличній формі.

Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються керівництву організації для планування заходів з удосконалення роботи з документами.

Приймання, розгляд і реєстрація документів містить типові технологічні операції, що характерні для більшості документів, а саме: приймання кореспонденції, розкриття конвертів, визначення цілісності вкладення, сортування за напрямами використання документів, реєстрація, проставлення в документі службових відміток тощо.

Документообіг в установі існує у вигляді потоків документів, які циркулюють між пунктами опрацювання інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівців) і пунктами технічного опрацювання документів (експедиція, машбюро, копіювально-розмножувальна служба).

Розрізняють потоки вхідних, вихідних і внутрішніх документів.

Потік вхідних документів формують документи, які надходять з інших (вищих) інстанцій і які скеровують, керівникам, структурним підрозділам, окремим виконавцям.

Потік вихідних документів становлять документи, створені в установі для скерування адресатам за її межами.

Потік внутрішніх документів формують документи, які створені і циркулюють в установі та не виходять за її межі.

Основні параметри потоків документів:

- напрям потоку, який визначають пунктами відправлення і призначення;

- обсяг потоку, який визначають кількістю документів, які проходять за одиницю часу;

- структура потоку, яку визначають різновидами документів, авторством;

- режим потоку, який визначають періодичністю руху документів через пункти опрацювання.