Документообіг – частина виробничої інфраструктури

Сьогодні вже багато хто прийшли до думки, що культура роботи з документами – це частина виробничої культури, що є важливою передумовою успішної діяльності в умовах ринку. Тому система документообігу – така ж частина виробничої інфраструктури, абсолютно рівноправна і необхідна, як і устаткування, ресурси і персонал. Ця ідея зрозуміла будь-якому керівникові, що втрачає багато часу від неправильно або несвоєчасно оформлених документів, від невірних управлінських рішень або від неможливості швидко знайти потрібний документ.

У зв'язку з цим пропонується алгоритм аналізу документообігу підприємства, заснований на виявленні «проблемних» ділянок документообігу й оптимізації руху документів відповідно до раціональної організації праці.

На першому етапі варто визначити основні підрозділи, окремих виконавців, що відповідають за процес руху документообігу на підприємстві. В основному дана функція покладається на працівників прийомної керівника організації. На невеликих підприємствах ця робота доручається секретареві, що веде реєстрацію документів у спеціальних журналах. Варто також мати на увазі, що з упровадженням технічних засобів на підприємстві, а також використанням лока-льних мереж, за процес обороту тих самих документів можуть відповідати трохи працівників: фактично працюючі з паперовими документами і працюючі з цією ж інформацією в мережі.

Перед тим, як перейти в подальшому описові методики, розглянемо проблеми, що виникають при організації служби документаційного забезпечення управління (ДЗУ) на підприємстві, тому що від її ефективного функціонування багато в чому залежить якість функціонування системи документообігу на підприємстві.

Організація роботи зі службовими документами як визначальний чинник ефективності управління

Документована інформація становить основу управління. Його ефективність значною мірою базується на виробництві і споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом виробництва, важливим елементом соціального і політичного життя суспільства.

Фіксована в уніфікованих формах службових документів інформація, що переміщується в часі і просторі, покладена в основу управлінських процесів і є їх матеріальним виявом, водночас забезпечуючи юридичну силу та виконання прийнятих управлінсь­ких рішень.

Як слушно зауважує директор ВНІІДАД д. і. н. М. В. Ларін, «якість інформації визначає якість управління, оскільки інформація, як кровоносна система, пронизує всі органи управління, забезпечуючи їх енергетичним потенціалом і приводячи в цілеспрямований рух».

Доступ до світових інформаційних ресурсів, перехід на електронні технології документування, зберігання і передання документів, тобто перехід на принципово нові способи організації інформації і доступу до неї, ставлять перед службою діловодства нові наукові і прикладні завдання. Власне, йдеться про поступове трансформування служби діловодства в службу документаційного забезпечення управління з її подальшою реорганізацією в управління документацією.

«Якщо діловодству,— розмірковує далі науковець,— відводилася роль технічної функції управління, а документаційному забезпеченню управління — допоміжної, то управлінню документацією в організації належить роль основної функції менеджменту.»

Таким чином, діловодство пройшло шлях розвитку від найпростіших форм документування управлінських дій до єдиної держав­ної системи діловодства, від звичаїв і традицій — до регулювання на основі законодавства. Зародившись як допоміжно-технічна діяльність, діловодство поступово посіло значне місце в роботі управлінського апарату і стало визначати рівень і якість управління.

Охопивши технологічні процеси діловодства, що забезпечують документування управлінської

Організація роботи зі службовими документами — створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів — становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності.

Окремими технологічними операціями з організації роботи зі службовими документами є приймання, попередній розгляд документів службою діловодства, реєстрація, розгляд документів ке­рівником, передання на виконання, їх виконання, контроль виконання, групування виконаних документів у справи, підготовка і передавання справ на архівне зберігання тощо.

Порядок проходження документів і технологічні операції, які застосовуються до документів, регламентуються інструкцією з діловодства, табелем уніфікованих форм документів, положенням про структурний підрозділ та посадовими інструкціями його працівників.

Час проходження документа через усю технологічну схему покладено в основу оперативності переміщення і виконання документів, водночас він є показником відповідності технологій обробки документів, що застосовуються в організації, сучасним вимогам.