Методи проведення досліджень

Наука починається там, де проводяться дослідження, не обмежуючись авторитетними висновками, досконало перевіряються, а не приймаються на віру пропозиції, від кого б вони не надходили. Кожна система знань, у тому числі й культура діловодства, має передбачати проведення спеціальних досліджень, за допомогою яких можна було б знайти відповіді на питання щодо побудови певної системи, зокрема системи раціо­нального й якісного документаційного забезпечення управління.

Дослідження рівня культури діловодства можна проводити, використовуючи два типи досліджень: формальні та неформальні.

Формальні дослідження передбачають чіткі методи збору інформації з використанням визначних наукових вибірок. Цей процес потребує дотримання виконання певних процедур дослідницького характеру, починаючи з постановки завдань і закінчуючи інтерпретацією отриманих даних та підготовкою остаточного звіту про виконану роботу.

Підчас попереднього дослідження рівня культури діловодства потрібно визначити межі організації, в тому числі правові, що стосуються діяльності служби діловодства, відслідкувати вплив внутрішніх та зовнішніх зацікавлених сторін, інтереси яких мають бути враховані, уточнити ділові, соціальні та етичні стандарти, дотримання яких суспільство очікує від організації, з'ясувати види робіт, які виконуються, та чинники, що впливають на практику діловодства.

Оцінюючи документно-інформаційні потоки в організації, можна проаналізувати будь-які невідповідності між встановленими вимогами до службової документації та їх виконанням і можливостями існуючих систем, виявити дублювання інформації та наявність систем, які необхідно замінити. Це забезпечить основу для розроблення нових або реконструкції існуючих систем, які б відповідали встановленим на попередніх етапах спостереження вимогам до рівня культури діловодства.

Формальними методами визначення рівня культури діловодства при цьому можуть бути: безпосереднє спостереження, анкетування та графічний метод. Можна також скористатись експертним опитуванням та побудовою професіограм.

Під час безпосереднього спостереження виконавець має бути присутній при реалізації тієї чи іншої операції в діловодстві, а інколи і брати у ній участь, фіксуючи при цьому необхідні дані в журнал. За тривалістю вони можуть бути: одно-і багатократні, короткотермінові і безперервні, суцільні і вибіркові.

Суцільні спостереження внаслідок всебічного охоплення досліджень найбільш точні і достовірні. Разом з тим, враховуючи їх трудомісткість і довготривалість, краще скористатись вибірковими, за яких вивчається не весь об'єкт, а окремі діловодні операції, на основі чого можна уявити процес документаційного забезпечення управління в цілому. Так, досліджую­чи порядок індексування документів в установі, необхідно встановити: чи забезпечує цей процес однократність вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що є важливим показником рівня культури діловодства.

У практиці дослідження рівня культури діловодства можна використовувати також метод супровідних анкет, тобто прикріплення анкет до певних видів документів. Отримавши такий документ з анкетою, працівники мусять виконувати всі передбачені анкетою записи, що стосуються його подальшого руху.

Графічний метод проведення досліджень використовується під час з'ясування (визначення) первинних і кінцевих результатів руху документів, оскільки таким чином зручніше проводити порівняльний аналіз рівня культури діловодства через діяльність відповідної служби як до впровадження, наприклад комплексної системи управління діловодством, так і після його завершення. Зазначене передбачає використання документограм - графіків руху документів і оперограм — графіків, які відображують кількість, послідовність виконання операцій документами, рівень управління ними.

У процесі вивчення культури документування потрібно звертати увагу на склад, доцільність створення тих чи інших нових видів документації, виявлення зайвих чи «непрацюючих» текстів та нераціональних способів їх опрацювання.

Необхідно дослідити узвичаєну практику складання і оформлення документації, відповідність її встановленим нормативним вимогам, з'ясувати факти використання тих чи інших форм документів, які не регламентовані чинними стандартами або нормами, порядок їх оформлення і доцільність використання. Вивчаючи порядок реєстрації документа, слід встановити вид системи діловодства: централізована чи децентралізована.

Під час дослідження, наприклад впровадження системи електронного документообігу, необхідно:

- зробити аналіз того, наскільки службові документи створюють і зберігають згідно з діючими правилами та потребами, наскільки вони пов'язані з робочими процесами, частиною яких вони стали;

- провести тестування керівництва, виконавців та інших зацікавлених сторін, здійснити обстеження і перевірити документацію, підготовлену на попередніх стадіях проекту.

Ключовими моментами оцінки рівня культури діловодства можуть бути:

• питання якості створення документів, утому числі електронних;

• стан організації роботи з документацією;

• способи передачі її до архіву та вилучення для знищення;

• огляд наявних здобутків та недоліків в існуючих процесах діловодства.

Експертне опитування допомагає у вивченні організаційної побудови діловодства на основі спеціальних анкет, які заповнюються представниками того чи іншого досліджуваного підрозділу. Питання в анкеті потрібно систематизувати за ви­значеними аспектами, за допомогою яких можна отримати як об'єктивні дані, так і особистісні оцінки діяльності працівників органу діловодства.

Вивчаючи стан культури діловодства, необхідно також звер­нути увагу на контингент працівників, їх якісний склад, став­лення до роботи, відносини між собою, причини звільнення.

Ранжований список професійних здібностей за ступенем їх важливості стосовно працівника, який обіймає ту чи іншу посаду (працює за певною професією), можна отримати за допомогою побудови професіограми (моделі роботи ідеальногопрацівника). Питання побудови професіограм інформаційного працівника досить докладно описані в працях проф. Воробйова.

Перевірку сумісності працівників служби діловодства, оцінку рівня єдності функціональних груп можна отримати за допомогою проведення професійного клірингу, в основі якого лежать принципи інформаційно-психологічного моделювання й створення моделей оптимального співвідношення тих чи інших контактуючих об'єктів.

Говорячи про методи оцінки культури діловодства, не можна обійти і так звані проміжні методи, що опосередковують кількісні і якісні. До них відносяться класифікація, типологізація, групування та інші. Більшою мірою вони розроблені в математичній статистиці, а в діловодстві можуть розглядатись як складова кількісних методів. Затверджена методика визначення та забезпечення заданого рівня культури діловодства має відображувати цілісну систему дій, спрямовану на поліпшення стану документаційного забезпечення управління в установі, досконалість її функціонування.

Результати попереднього дослідження рівня культури діловодства мають бути зосереджені в підсумковому документі, що містить інформацію про систему менеджменту якості в організації, з роз'ясненням основних висновків та рекомендаціями щодо обсягу проведення необхідних заходів у проекті страте­гічного плану розвитку