Складові культури діловодства:

1. Корпоративна культура.

2. Інформаційна культура.

3. Культура управління службою діловодства.

4. Культура документостворення.

5. Культура організації роботи з документами.

6. Інформаційно-технологічна культура.

7. Культура організації служби діловодства.

Кожна з перелічених складових культури діловодства є невіддільною одна від одної, актуальною і потребує окремого розгляду та ґрунтовного аналізу. Ці складові можуть бути об’єктами дослідження культури загального діловодства, але ними воно не обмежується, оскільки досліджує подібні процеси, пов’язані зі створенням та обігом в установі спеціальних видів документації (фінансової первинно-облікової, зовнішньоекономічної, з матеріально технічного забезпечення) вже поза межами роботи з організаційно-розпорядчою документацією.

Культура діловодства як складова корпоративної культури

Як уже зазначалось, організації існують для того, щоб виробляти матеріальні блага і виконувати послуги. У більшості випадків виробництво пов'язане у певний технологічний ланцюг, для приведення в дію всіх ланок якого в організації створюється адміністративна система або система управління, де персонал виконує функції керівників і підлеглих. їх взаємозалежність є організаційною структурою, яка так чи інакше впо­рядковує організаційну поведінку працівників у розподілі повноважень і відповідальності.

Проте діяльність організацій не може здійснюватися на основі лише досконалого виконання технологічних операцій або управлінської ієрархії. В організаціях працюють люди, а звідси виходить, що в своїй діяльності вони керуються яки­мись конкретними цінностями, виконують визначені дії, дотримуються усталених правил організаційної поведінки тощо. У цьому розумінні кожне підприємство чи організація є конкретним соціокультурним простором.

В більшості випадків установа створюється для реалізації поставленої власником чи керівником мети, для виконання якоїсь справи. Спосіб, у який здійснюється господарська діяльність в організації і ведуться справи, надає організації індивідуального забарвлення, персоніфікує її. При цьому успіх функціонування, виживання і стратегічного розвитку організації, як складного і неповторного механізму, залежить від того, заради чого люди стали членами єдиного колективу, як будуються їхні взаємини, які цінності, усталені норми, принципи життя і діяльності вони поділяють, які їхні внутрішні символи, ритуали та герої.

У сучасній літературі існує досить багато визначень поняття організаційної культури як основи життєвого шляху кожної організації, підприємства чи корпорації. Американський фахівець з менеджменту Едгар Шейн дає таке визначення: «Організаційна культура — це набір прийомів і правил вирішення проблем працюючих, традицій, що виправдали себе в минулому і підтвердили свою актуальність тепер. Ці правила і прийоми є відправним моментом у виборі співробітниками прийнятного способу дії, аналізу і прийняття рішень. Члени організації не замислюються над їх змістом; вони розглядають їх як споконвічно правильні».

Організаційну культуру можна подати як систему уявлень, символів, цінностей і зразків поведінки, які поділяють усі чле­ни колективу. Це означає, що в установі кожен співробітник зв'язаний спільним поглядом на те, що являє собою його підприємство, яка в нього економічна і соціальна роль, яке місце воно займає серед своїх конкурентів, які його зобов'язання перед клієнтами тощо. Основна функція організаційної культури — створення відчуття ідентичності усіх членів організації, усвідомлення колективного «ми».

Дотримання організаційної культури не є чимось надуманим або випадковим. Вона здійснюється в ході практичної господарчої діяльності та в ході виконання завдань, що стоять перед організацією, в тому числі завдань досконалого документаційного забезпечення управління, що визначають рівень культури діловодства в установі.

Таким чином, організаційну культуру можна подати як визначені колективні уявлення про цілі і способи підприємницької діяльності членів конкретної організації. Досліджуючи культуру діловодства як універсальне яви ще та елемент соц­іальної діяльності, що охоплює питання роботи з документною інформацією, створення документів, їх опрацювання, обіг і зберігання, побудову й управління службою діловодства, а також особисті знання і вміння керівника та виконавця, можна зазначити, що всі вони ґрунтуються на результатах досліджень низки наукових дисциплін.

Якщо прослідкувати, наприклад, за реєстрацією та виконанням документів, організацією документообігу, складанням номенклатур і формуванням справ, підготовкою документації до зберігання і подальшого користування, стає зрозумілим, що реалізація кожного з них не лише спирається на традиційний досвід організації роботи з документами, що формувались упродовж багатьох століть, а й забезпечена певною культурою. Вона відображується в чинних законах, державних стандартах, методичних рекомендаціях щодо їх застосування, примірних інструкціях з діловодства, переліках документів зі строками їх зберігання, примірних номенклатурах справ, положеннях про роботу служб діловодства, інших нормативних та інструктивних документах.

Культура діловодства не обмежується вивченням наукових засад реалізації документно-інформаційних і технологічних процесів забезпечення й обґрунтування управління. Існують, зокрема, загальнотеоретичні проблеми, які є підґрунтям для вирішення прикладних завдань діловодства з точки зору сучасних концепцій документології, менеджменту, інформології, лінгвістики, права, психології, культурології тощо.

Для повноти розуміння культури діловодства наведемо основні чинники, що впливають на рівень документаційного забезпечення управління. До них належать:

1. рівень загальнокультурного розвитку країни, її економічне, політико-правове, науково-технічне і духовне становище у конкретний період розвитку, що визначає побудову куль­тури конкретної системи управління, її суб'єктів;

1. стан нормативно-методичної забезпеченості діловодства, всіх видів роботи з документами, відповідність чинних законів, нормативно-правових актів, положень та норм потребам держави, суспільства, установи, можливість спиратися на правовий базис об'єкта управління;

2. рівень розвитку конкретного об'єкта управління, включаючи стан його потенціалу, зв'язки із зовнішнім середовищем та ступінь розвитку технологій, його конкурентоспроможність, здатність впливати на загальну систему управління завдяки власним досягненням у його документаційному забезпеченні, виконанні установою профільних завдань;

3. система зовнішніх зв'язків, зовнішніх «подразників», які стосуються безпосередньо конкретного об'єкта управління, а звідси і служби діловодства в організації, стан її культури, наявність ка­налів доступу стороннього впливу, ступінь інтенсивності такої до­ступності, їх об'єктивний чи суб'єктивний характер;

4. організаційно-правовий і організаційно-культурний порядок в установі, рівень інформатизації, загальні, національні й галузеві норми і стандарти та конкретні схеми руху документів, які забезпечують запрограмований рівень управління нею;

5. програми розрахункової ефективності праці управлінського персоналу, його місце і роль у підвищенні продуктивності праці через культуру постановки діловодства, культуру здійснення управлінських комунікацій та систему управлінських рішень, внесених у технологію виготовлення документації.

В установі культура діловодства формується за рахунок зовнішньої адаптації до навколишнього середовища та процесів внутрішньої інтеграції.

Зовнішня адаптація здійснюється через впровадження новітніх інформаційних технологій, застосування засобів телекомунікацій сучасної організаційної техніки, опанування новими підходами до управління, ознайомлення з останніми нормативно-правовими актами та діючими стандартами: як вітчизняними, так і міжнародними.

Внутрішня інтеграція пов'язана безпосередньо з роботою над вдосконаленням документаційного забезпечення функціонування установи через створення власної розпорядчої та організаційної документації (наказів, рішень, положень, інструкцій, правил) та вирішенням щоденних проблем її функціонування.

На шляху досягнення обраної стратегічної мети співробітники установи зустрічаються з необхідністю розв'язання конкретних специфічних завдань збору й аналізу наявної інформації, створення документів, організації їх руху, контролю за терміна­ми вирішення справ з врахуванням діючої системи управління.

Чинники впливу на рівень культури діловодства:

1. Рівень загально - культурного розвитку країни, її політичне, економічне, науково-технічне і соціальне становище.

2. Стан нормативно-методичної та наукової забезпеченості всіх видів робіт з діловодства.

3. Рівень розвитку конкретного об’єкта управління, стан його потенціалу, зв’язки із зовнішнім середовищем, конкурентоспроможність.

4. Система зовнішніх зв’язків, наявність каналів доступу стороннього впливу (від партнерів, постачальників, споживачів, конкурентів).

5. Організаційно-правовий та організаційно-культурний порядок в установі; рівень інформатизації.

6. Програми розрахункової ефективності праці управлінського персоналу, культура комунікацій.