Теоретичний матеріал

Інструкція – правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюють організаційні, науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, окремих їх підрозділів і служб, а також посадових осіб або громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання діяльності. Є документом довготривалої дії.

Реквізити інструкції:

• назва підприємства;

• назва виду документа (10);

• дата;

• реєстраційний індекс документа;

• гриф затвердження (17);

• місце видання (14);

• заголовок до тексту (19);

• текст (21);

• гриф погодження (24);

• підпис (23);

• відбиток печатки (26).

Посадова інструкція – визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі й забезпечують умови його ефективної праці.

Структура тексту :

• Загальні положення;

• Завдання та обов’язки;

• Права;

• Відповідальність;

• Повинен знати;

• Кваліфікаційні вимоги;

• Взаємовідносини (зв’язки) за посадою.

Хід роботи

1. Опрацювати теоретичний матеріал.

2. Оформити посадові інструкції за допомогою поданих кваліфікаційних характеристик.

Діловод

Завдання та обов’язки. Приймає, реєструє кореспонденцію і направляє її в структурні підрозділи. Відповідно до резолюцій керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки щодо зареєстрованих документів. Відправляє відповідну документацію адресатам. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, і реєстраційну картотеку. Забезпечує зберігання службової документації.

Повинен знати: положення та інструкції щодо ведення діловодства на підприємстві; основні положення державної системи діловодства; стандарти системи організаційно-розпорядчої документації; структуру підприємства і його підрозділів; порядок контролю за проходженням службових документів.

Кваліфікаційні вимоги. Професійно-технічна освіта або повна загальна середня освіта

і підготовка безпосередньо на виробництві. Без вимог до стажу роботи

Завідувач архіву

Завдання та обов'язки. Організує ведення архівної справи на підприємстві. Забезпечує відповідно до встановленого порядку приймання реєстрацію, систематизацію, зберігання і використання документів. Разом з керівниками структурних підрозділів розробляє номенклатуру справ поточного діловодства. Керує роботою з упорядкування довідкового апарату, який полегшує облік і використання архівних матеріалів. На­дає необхідну методичну допомогу, інструктує працівників структурних підрозділів підприємства про порядок формування, підготовки і здачі матеріалів до архіву. Контролює своєчасне надходження до архіву документів, які закінчені діловодством. Забезпечує проведення роботи з експер­тизи наукової і практичної цінності архівних документів, відбору матеріалів на постійне і тимчасове зберігання, складання актів про передавання документів до державних архівів, списання і знищення матеріалів термін зберігання яких минув. Здійснює контроль за станом документи, своєчасним їх відновленням і заміною, додержанням у приміщенню архіву умов, необхідних для забезпечення зберігання документів. Організовує підготовку необхідних довідок на основі даних, які є в матеріалах архіву, готує встановлену звітність. Бере участь у розробці положень та інструкцій щодо ведення діловодства і організації архівної справи на підприємстві. Керує працівниками архіву.

Повинен знати: керівні матеріали органів, які регламентують роботу архівів; порядок оформлення і чинну систему класифікації матеріалів, що надходять до архіву; державну систему діловодства; структуру підприємства; організацію праці та управління в архівних установах, основи трудового законодавства.

Кваліфікаційні вимоги. Повна або базова вища освіта відповідного напряму підготовки (спеціаліст, бакалавр або молодший спеціаліст). Післядипломна освіта в галузі управління. Стаж роботи з ведення архівної справи: для спеціаліста або бакалавра — не менше 2 років, молодшого спеціаліста — не менше 3 років.