Робота секретаря
Секретар належить до категорії спеціалістів. Його приймає й звільняє з роботи генеральний директор.
Основні обов’язки секретаря – організаційне та документаційне забезпечення управлінської діяльності.
Секретар підпорядковується безпосередньо директору підприємства.
У своїй діяльності секретар керується: законодавчими актами України; Статутом товариства; Положенням про функціональні служби товариства; нормативно-методичними матеріалами з організації діловодства; цією посадовою інструкцією.
На посаду секретаря призначають осіб, які мають спеціальну освіту.
Секретар має бути компетентним у питаннях: перспектив розвитку підприємства; організації роботи з документами, складання документації; організації управлінської роботи; використання засобів обчислювальної та організаційної техніки; перекладу службової документації мовами іноземних партнерів (німецькою, англійської); культури праці та службової етики.
Функції секретаря
методичне керівництво службами документування та контроль за організацією діловодства в структурних підрозділах і філіях підприємства;
документування діяльності органів товариства, що проводять наради;
оперативно-організаційна робота;
ведення й оформлення документації по особовому складу (в разі відсутності інспектора з кадрів).
Посадові обов’язки секретаря
підготування необхідних документів, допомога в забезпеченні фінансово-господарської діяльності підприємства;
приймання, облік, реєстрація, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкове обслуговування та зберігання документної інформації;
контроль якості підготування, правильності складання, погодження та затвердження документів, що подаються на підпис керівництву підприємства;
контроль за виконанням документів і доручень керівництва, вживання оперативних заходів до своєчасного та якісного виконання їх;
організація підготовки, прийняття рішень та доведення їх до безпосередніх виконавців. Здійснення аналізу довідок і доповідей, що подаються керівництву, підготування компетентних висновків;
здійснення оперативного зв’язку зі сторонніми організаціями (як комерційними, так і державними) й окремими громадянами з питань поточної діяльності підприємства;
ведення прийому відвідувачів;
виконання функцій інспектора відділу кадрів: оформлення наказів по особовому складу; оформлення особових карток або особових справ; оформлення трудових книжок; оформлення документів про відрядження; оформлення листів непрацездатності; ведення табеля обліку робочого часу; видавання довідок;
виконання машинописних та копіювально-розмножувальних робіт;
використання ПК, ПОМ як засобів автоматизації документаційного забезпечення товариства;
проведення щорічного відбору документів для архівного зберігання або знищення;
виконання окремих доручень керівництва щодо фінансово-господарської діяльності підприємства.
Права секретаря
брати у функціональних служб необхідні матеріали, а також вимагати пояснення причин затримання виконання завдань і доручень керівництва;
розглядати документи й направляти їх для виконання керівникам і спеціалістам підприємства;
візувати документи управлінської діяльності (в межах своєї компетенції);
вимагати від виконавців доопрацювання документів, що складені з порушенням установлених правил їх оформлення;
уносити на розгляд керівництва пропозиції щодо поліпшення документаційного забезпечення діяльності товариства, форм і методів управлінської роботи на основі застосування електронної техніки;
вимагати від керівництва нормальних умов для виконання службових обов’язків і зберігання всіх документів, створених під час діяльності підприємства;
працювати з документами, що мають гриф «КТ», «Конфіденційно», «Таємно», «Для службового користування», «Не для друку»;
приймати рішення в межах своєї компетенції;
взаємодіяти з усіма службами (працівниками) товариства з питань перевірки виконання документів і подання необхідної інформації керівництву.