5. Документирование управленческой деятельности. Современные способы и технологии создания документов

При возникновении управленческой проблемы или задачи процесс решения данного вопроса строго фиксируют на материальном носителе.

руководитель, их заместители, начальники структурных подразделений для решения управленческих проблем и задач дают указания исполнителям, письменно оформленные в виде распоряжений, приказов, служебных записок. Исполнители занимаются сбором и изучением информации по данному управленческому вопросу, в ходе решения которого готовят проект документа — так начинается процесс документирования. После проверки правильности оформления реквизитов и написания текста проект документа утверждает начальник структурного подразделения (, руководитель, их заместители — это зависит от степени важности вопроса, уровня властных полномочий, на котором его решают). До этого этапа документ существует в черновом варианте, и в процессе работы его размножают в необходимом количестве. После утверждения проект документа становится оригиналом и существует в единственном экземпляре.

Создание текста на компьютере

Системы   подготовки текстовых  документов предназначены для организации технологии изготовления управленческих документов и различных информационных материалов текстового характера. По своим возможностям они делятся на текстовые редакторы, текстовые процессоры, настольные издательские системы.

Набор текста на компьютере

Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, на бланках формата А5 - - через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать  через два межстрочных интервала.

Хранение документов в электронной форме.

В настоящее время разработано несколько систем, позволяющих создавать первичные документы в электронном виде, переносить на машину документы, первоначально созданные на бумажных носителях, обеспечивать оборот первичной документации в организации.

Организационное поведение

1. Личность как объект управления организационным поведением. Установки личности и организационное поведение

Персональное развитие в организации – это одно из требований к менеджменту организации, который должен создавать условия, проводить политику и строить механизмы мотивации для постоянного развития личности, ее самосовершенствования и самореализации. В частности, организации с высокой культурой планируют карьеру сотрудников как по вертикали (рост в должности), так и по горизонтали (рост профессионального мастерства), создают условия для всестороннего развития личности с учетом ее индивидуальности и целенаправленности. Это способствует активации трудовой деятельности и обеспечению эффективности всей организации.

Личность – это понятие, обозначающее совокупность устойчивых психологических качеств человека, составляющих его индивидуальность.

В структуру личности включаются: способности, темперамент, характер, волевые качества, эмоции, мотивация, социальные установки. Способности – это индивидуальные устойчивые свойства человека, определяющие его успехи в различных видах деятельности. Темперамент включает качества, от которых зависят реакции человека на других людей и социальные обстоятельства. Характер содержит качества, определяющие поступки человека в отношении других людей. Волевые качестваохватывают несколько специальных личностных свойств, влияющих на стремление человека к достижению поставленных целей. Эмоция и мотивация – это соответственно переживания и побуждения к деятельности; социальные установки – убеждения в отношении людей. Воля – это свойство человека, проявляющееся в его способности сознательно управлять своей психикой и поступками.

Установки работников имеют огромное значение для организации. Негативные установки – симптом возникших проблем и в то же время причина грядущих трудностей. Последствия таких установок – внезапные забастовки, снижение интенсивности труда, прогулы и высокая текучесть кадров и т. д. Благоприятные установки сотрудников, напротив, оказывают положительное влияние на результаты организации.

Понятие «социальная установка» используется для обозначения односторонней психологической связи человека – с людьми, любыми одушевленными и неодушевленными объектами и явлениями. В социальной психологии чаще используется определение, данное Г. Оллпортом: «социальная установка – это состояние психологической готовности личности вести себя определенным образом в отношении объекта, детерминированное ее прошлым опытом».

Установка как целостное явление формируется на основе не только собственного опыта индивида, но и опыта, полученного от других людей, поэтому главной формой передачи установок является словесная (вербальная).

Установки такого вида, когда в своем личном опыте человек имеет дело с отдельным, единичным объектом, называютчастными (парциальными). Обобщенные установки, т. е. установки на совокупность однородных объектов, обязаны своим происхождением межличностной и массовой коммуникации. Они служат фактором упрочения установок индивида, так как выслушивание мнений, согласующихся со взглядами самого индивида, укрепляет его в правильности собственных установок и поощряет его обращение за информацией к тому же источнику.