Задание.
1. Оцените уровень проведения совещания. Как распределились роли между участниками совещания?
2. Какие недостатки допущены в организации проведения совещания?
3. Какие рекомендации вы могли бы дать руководству компании «Сигма»?
4. Опираясь на предложенную стенограмму опишите и сформулируйте процесс подготовки и проведения совещания в соответствии с существующими правилами.
Крупный рекламный холдинг, где владельцем (она же — генеральный директор) является женщина 42 лет. Компания на рынке 15 лет, входит в топ-10 известных агентств. Тамара Олеговна — жесткий, авторитарный руководитель.
Задание №6
В компании 323 человека, в непосредственном подчинении — 10 человек. Руководители проектов — 17 человек, которые напрямую ей не подчиняются, однако, она также контролирует их работу полностью.
Проблема:
Периодически так бывает, что поставив четкие задачи своим сотрудникам, она через 2-3 дня полностью меняет задачи на другие, прямо противоположные. Например, она требует от всех сотрудников приостановить работу по одному проекту (Клиент А) и бросить все силы основного состава компании на другой (Клиент Б), а спустя два дня, созывает внеплановое совещание по итогам работы над проектом клиента А. На удивленные реплики сотрудников, она отвечает, что ее на предыдущем совещании не правильно поняли. При этом, она обвиняет управленцев в том, что они не смогли расставить приоритеты и самостоятельно принять решение.
Совещания проходят в напряженной эмоциональной обстановке, с элементами «публичной казни» ответственных за проекты.
Как построить диалог с таким типом руководителя?
Задание №7.
Вы, являетесь представителем предприятия по производству консервов. Вам предстоит встреча с руководителем отдела закупок крупной розничной сети, с которым вы раньше не были лично знакомы, но общались по телефону. Подготовьтесь к переговорам:
Какие факторы будут влиять на установление первого впечатления и как их использовать.
Каков в данном случае будет алгоритм установления контакта?
Подумайте в какой обстановке для вас предпочтительней ведение переговоров и почему.
Сформулируйте тезисы «малого разговора». Продумайте переход к основной части переговорного процесса.
Задание №8.
Предприятие занимается производством продуктов питания и в течение длительного времени добивается размещения своей продукции в крупных сетях супермаркетов. Директора супермаркетов делают заявки на данный продукт с запасом на 3 дня и не более. Менеджеру предприятия по работе с сетями супермаркетов вменено в обязанности следить за наличием и ассортиментом продукта на полках магазинов.
В разгар сезона производство продукта по приказу генерального директора предприятия встает на профилактику на 1 неделю. Товарный запас не обеспечен. Полки магазинов опустели. Отношения с сетями супермаркетов на грани разрыва. Начальник отдела продаж объявляет выговор менеджеру.
Роли и интересы
Директор супермаркета — хочет обеспечить товарооборот с данным предприятием или без него.
Генеральный директор — желает получить прибыль и сохранить отношения с сетями супермаркетов.
Начальник отдела продаж — хочет переложить ответственность с себя на менеджера.
Менеджер — считает выговор необоснованным, т. к. ему не было заранее известно о профилактике на производстве.
Диалог между генеральным директором (ГД) и начальником отдела продаж (НОП)
ГД — Вчера мне звонили из супермаркета,…
НОП — Я знаю…
ГД — …мы им поставляем молоко, в котором мы достигали так долго долю. Наш менеджер ходил туда регулярно на переговоры. Добились 60% доли. Вот. Позвонил и сказал, что возникла просто вопиющая ситуация. Пустые полки. Что такое?
НОП — Пустые. Я там был. Ничего нет. При чем у нас промо даже заявлено. Мы денег потеряли немерено.
ГД — Ну и что ты мне можешь по этому поводу сказать?
НОП — А он тебе что, ничего не объяснил?
ГД — Кто?
НОП — Менеджер.
ГД — Менеджер? Объяснил. Он сказал, что у него не было информации о том, что мы ставим на профилактику. У него не было возможности…
НОП — А вот Ваш приказ под роспись… Где он подписался, что ознакомлен. Он что, дебил, что ли? Вот приказ, все с ним ознакомлены. Вот роспись. Увольнять тогда его надо и все. Что тут. Другого возьмем. С такими дебилами работать… Я ж сам бонус не получу.
ГД — Ну да, действительно, его подпись. Ну подожди.
НОП — Ну все, увольнять надо. А чего ждать-то.
ГД — То есть ты считаешь, что здесь твоей ответственности нет? Твоя задача была отнести бумажку, поставить на ней подпись подчиненного. И все. И забыть про это, грубо говоря. А проследить?
НОП — Антон Александрович, я не могу за всеми бегать и смотреть. Вот должностные инструкции, вы сами их издавали, где написано, что это его обязанность. У меня обязанность — контролировать их. Вот мои отчеты по их работе я все предоставляю вовремя. Разве не так? Бегать и смотреть, кому они там отправили письмо, кому не отправили… Они мне прислали отчет, что все клиенты с приказом ознакомлены, я вам это отправил. Все.
ГД — И ты считаешь, что на этом твои обязанности закончены.
НОП — Конечно. Я считаю, что всех подряд клиентов я проверять не могу. Давайте возьмем аудитора, который будет сидеть и этим заниматься. Девочку-координатора. Я уже об этом давно говорю. Я не могу — 20 человек, управлять ими всеми и еще бегать за всеми проверять — всем они там сказали, или не всем.
ГД — Ну плохой ты, значит, руководитель. Раз ты не можешь людьми управлять и решать такие ситуации.
НОП — Ну давайте тогда решать вопрос со мной, если Вы так считаете. Давайте наберем вот таких-вот Вась, которые будут срывать все, а меня уберем.
ГД — Ну подожди. А кто этого менеджера брал?
НОП — Вы сами брали. Он проходил финальное собеседование с Вами.
Логично. Ответственность за клиентов перекладываем на менеджеров, а ответственность за менеджеров — на директора.
ГД — Да, но первое собеседование он проходил с тобой. Ты говорил — отличный парень. Замечательный, прекрасный.
НОП — Да, и он 60% добился в магазине. А вспомни, что там было до того, как он пришел. Нас там вообще не было. Вот этот потенциал я в нем и увидел. Но то, что он такой неисполнительный — ну да. А может, он там забухал вчера или позавчера — откуда я знаю.
ГД — Нет, ну я просто не понимаю, почему ты не проконтролировал.
НОП — Как?
ГД — Как? Тебе рассказать — как?
НОП — Да.
ГД — Позвонил в магазин, съездил на аудит, посмотрел...
НОП — Сколько у нас торговых точек, как Вы думаете, в базе?
ГД — Но это наш ключевой клиент.
НОП — Кто? Вот этот магазин?
ГД — Да
НОП — Давно?
ГД — Да.
НОП — Интересно
ГД — Сразу после того, как 60% доли добились.
НОП — Я себе запишу, что он теперь у нас ключевой клиент .
ГД — Т.е. ты не знаешь об этом? Молодец.
НОП — Нет. Что у нас теперь магазины в 150 кв.м — ключевые клиенты? Ладно. Я взял себе на заметку.
ГД — Ты меня, на самом деле, удивляешь. Честно. Для тебя все — неожиданность. Ситуация возникла такая — это все неожиданность. То, что менеджер такой — подписал бумажку, и что ключевой клиент…
НОП — У каждого из нас — и у меня, и у менеджера — есть свои обязанности.
ГД — Я спрашиваю прежде всего с тебя. Я не должен идти к менеджеру. Ты руководитель, ты должен следить за тем, чтобы таких ситуаций не возникало.
НОП — Я предлагаю найти ему замену. Да, здесь мы потеряли.
ГД — Ну что ты предлагаешь?
НОП — Я предлагаю человека поменять.
ГД — Просто поменять человека?
НОП — Ну или перевести его на другое место работы.
ГД — Т.е. справиться ты с ним не можешь как менеджер?
НОП — Ну знаете, он вообще-то в последнее время сильно забивает на работу. И это заметно. Я с ним уже несколько раз разговаривал. Вот две объяснительные от него. И третью он написать отказался. Я не вижу выхода.
Задания:
Проанализируйте переговоры. Определите позицию каждого участника переговоров.
Была ли достигнута цель начальника отдела продаж и менеджера?
В чем главная ошибка генерального директора?
Как необходимо генеральному директору повести себя в этой ситуации?
Задание № 9.
Внимательно прочтите приводимые ниже тексты. Сделайте анализ, обратив внимание на: а) подбор слов; б) использование глаголов, имен существительных, прилагательных, наречий; в) количество длинных и коротких слов; г) особенности компановки фраз; д) стиль изложения.
Подумайте как можно улучшить эти тексты.
О приватизации экономики
Выяснить отношение поляков к концепции передачи экономики в частные руки взялся Варшавский центр исследования общественного мнения. Анкетирование было проведено на 380 государственных промышленных предприятий. Большинство опрошенных (97,9 процент рабочих и 99,2 процента руководителей) однозначно высказались за приватизацию ремесел. Такое же единодушие (95,7 и 92,2 процента соответственно) наблюдалось в вопросе передачи в частные руки торговли. Когда же речь зашла о судьбе крупных предприятий, то мнения полярно разделились. Безоговорочно поддержали приватизацию только 58,6 процента рабочих и 56,6 процента руководителей. Тем не менее заинтересованность приватизацией оставалась достаточно высокой в таких важнейших областях, как внешняя торговля — 78,9 процента рабочих и 84,7 процента руководителей и банковское дело — 75,4 и 81,8 процента прошенных соответственно.
Доходы канадцев
Жить богато не запретишь если есть талант и высокая профессиональная квалификация. Управление государственных сборов Канады опубликовало статистические данные о доходах населения страны.
На первом месте среди людей, занимающихся частной деятельностью, значатся врачи широкого профиля, средний доход которых составил в 1987 году 99195 долларов. За ними следуют дантисты — 82717 долларов, а замыкают ведущую тройку юристы и нотариусы — 76331 доллар.
Инженеры и архитекторы получили среднегодовой заработок в размере 41771 доллара, рыбаки — 22804 доллара, владельцы недвижимостью — 20927 долларов, фермеры — 17635 долларов, пенсионеры — 13445 долларов. Замыкают список художники и артисты — 13382 доллара. Что же касается служащих, работающих по найму, то здесь на первом месте учителя и профессора — 38290 долларов. Занятые на госпредприятиях канадцы получили в 1987 году в среднем 38482 доллара. В частных фирмах данный показатель составил 22742 доллара.
Задание 10.
Подготовьте деловое письмо.
Примерные темы для составления делового письма
Деловые письма, составляемые в качестве домашнего задания должны быть разного характера:
Информирование о событии и мероприятиях, приглашение принять в них участие;
Предложение сотрудничества по какому-то вопросу;
Согласование действий партнеров в отношении стратегий развития, транспортных тарифов, условий поставок товаров;
Изменение условий в рамках уже существующего сотрудничества;
Предоставление информации об изменении процедуры обмена информацией или других регламентов сотрудничества (обязательств, ответственности).
1. Примерный план делового письма
План письма с предложением сотрудничества можно представить в следующем виде:
1. Краткое представление вашей компании, продукта.
2. Перечисление основных достоинств, новшеств, преимуществ предлагаемого продукта, услуг.
3. Определение сегмента рынка, на котором вы предлагаете представить ваш продукт. Определение потенциальных потребителей.
4. Конкретное предложение о сотрудничестве: оптовая или розничная продажа, лицензионное соглашение, создание дистрибуторской сети и пр.
5. Если вы предлагаете образцы продукта, необходимо объяснить, какие это продукты из серии предлагаемых.
6. Выразить готовность ответить на все вопросы, которые могут возникнуть в процессе оценки продукта.
7. Закончить письмо стандартной фразой, выразить надежду на сотрудничество.
8. Должность, фирма, подпись ваше имя.
Золотое правило:
Письмо должно быть как информативным, так и лаконичным и занимать не более одной страницы. Помните, больше одной страницы никто не станет читать!
Теоретические основы и требования к составлению делового письма.
Деловые письма представляют собой официальную корреспонденцию и применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой и коммерческой деятельности. Деловое письмо - всегда официальное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма регистрируются, и факт устного сообщения не исключает необходимости почтового отправления.
1. Виды деловых писем
1.1. Виды некоммерческих деловых писем
Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.
Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.
Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.
Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.
Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается
получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.
Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.
Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.
Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.