1.3. Основные этапы проведения инвентаризации материальных запасов

Инвентаризация материальных запасов проводится в несколько этапов (табл.3).

Таблица 3

Этапы инвентаризации материальных запасов

Этапы инвентаризации	Содержание этапов
1. Подготовительный	- подготовка материальных запасов к проведению инвентаризации; - подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; - издание приказа о проведении инвентаризации; - формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации; - определение сроков проведения и видов инвентаризируемых материальных запасов; - распечатка инвентаризационных описей материальных ценностей отдельно на каждое материально-ответственное лицо.
2. Инвентаризация	- проверка фактического наличия материальных запасов
3. Подведение итогов	- выявление расхождений в учете с фактическими остатками; - определение причин выявленных расхождений
4. Заключительный	- оформление результатов инвентаризации; - внесение исправлений в бухгалтерский учет; - привлечение виновных лиц к ответственности

Каждый этап должен оформляться соответствующими документами. Не смотря на то, что с 1 января 2013г. новый закон «О бухгалтерском учете» разрешил экономическим субъектам самостоятельно создавать и утверждать формы первичной учетной документации, подавляющее большинство организаций при проведении инвентаризации применяет унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России (табл.4) [1].

Таблица 4

Первичные документы по учету результатов инвентаризации материальных запасов

№ формы	Название формы
ИНВ-2	Инвентаризационный ярлык
ИНВ-3	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей
ИНВ-4	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных
ИНВ-5	Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение
ИНВ-6	Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей, находящихся в пути
ИНВ-8, ИНВ-9	Акты инвентаризации драгоценных металлов, драгоценных камней, природных алмазов и изделий из них
ИНВ-18, ИНВ-19	Сличительные ведомости
ИНВ-22	Приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации
ИНВ-23	Журнал учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации
ИНВ-24	Акт о контрольной проверке правильности проведения инвентаризации ценностей
ИНВ-25	Журнал учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации
ИНВ-26	Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией

Перед началом инвентаризации инвентаризационной комиссии необходимо получить последние приходные и расходные документы, отчеты о движении материальных ценностей. Все полученные документы визируются председателем комиссии. Материально-ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки материалов или доверенности на его получение.

Ко второму этапу не приступают, пока документально не оформлен первый этап.

В инвентаризации очень важно соблюдать процедуру, так как выявленные по ее результатам недостачи влекут за собой санкции для материально-ответственных лиц. Поэтому результаты инвентаризации зачастую зависят и от того, как материально-ответственные лица подготовятся к инвентаризации. Это означает, что все оприходованные материалы должны находиться на складе, материально-ответственные лица должны расписаться на заглавном листе инвентарной описи и быть ознакомлены с приказом о проведении инвентаризации.

До начала инвентаризации также должны быть проверены договора о материальной ответственности и сроки их действия.

Второй этап – это собственно сама инвентаризация. Фактическое наличие материальных запасов устанавливается пересчетом, взвешиванием или перемериванием.

Сведения о фактическом наличии материальных запасов заносятся в инвентаризационные описи, оформляемые в двух экземплярах. Сведения об обнаруженных материальных ценностях, не годных для дальнейшего использования, вносятся в соответствующие акты.

При применении автоматизированного учета опись формы №ИНВ-3 формируется для инвентаризационной комиссии с уже заполненными графами с первой по девятую. Члены комиссии по результатам инвентаризации вносят в десятую графу сведения о фактическом количестве инвентаризируемых материалов.

Обнаруженные в ходе проведения ревизии материальные ценности, не отраженные в бухгалтерском учете, также включаются в опись.

По правилам нельзя оставлять незаполненные строки, незаполненные строки на последних страницах должны прочеркиваться. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально-ответственные лица. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую, что:

- инвентаризация проводилась в их присутствии;

- претензий к членам комиссии нет;

- все перечисленные в инвентаризационной описи материалы приняты на ответственное хранение.

На третьем этапе сопоставляются данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета и выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Выявляются причины расхождений, может быть проверено движение ценностей за период, прошедший с предыдущей инвентаризации. Выявленные отклонения отражаются в сличительных ведомостях. На материальные ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному(ым) лицу(ам).

На четвертом этапе полученные результаты оформляются. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Выявляются виновные лица, привлекаются к административной или материальной ответственности.

Результаты проведенной инвентаризации в обязательном порядке отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности месяца, в котором проверка была закончена, результаты годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.