1.2. Понятие, виды и сроки проведения инвентаризации материальных запасов

Балансовая стоимость материалов на конец отчетного периода отражается в бухгалтерском балансе в составе активов по строке «Запасы» [8,12,12]. Для формирования полной и достоверной информации об имущественном положении организации, и состоянии запасов в частности, перед составлением отчетности следует проводить инвентаризацию [3,13].

Инвентаризация – это метод бухгалтерского учета, позволяющий обеспечить соответствие данных бухгалтерского учета об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию. Данное определение позволяет понять бухгалтерскую сущность, которая состоит не только в составлении описи, но и в подтверждении бухгалтерских данных [15].

Более того, инвентаризация в бухгалтерском учете - это не только средство контроля, но и способ регистрации фактов хозяйственной жизни, которые невозможно зафиксировать путем документации, поскольку последствия таких фактов хозяйственной жизни организации, как хищение, естественная убыль, пересортица, могут быть установлены только посредством проведения инвентаризации.

Итак, можно констатировать, что сегодня инвентаризация - это уже не просто составление описи, а важнейшая контрольно-измерительная процедура, позволяющая уточнить, а иногда и установить оценку произошедших фактов хозяйственной жизни.

Обязательность проведения инвентаризаций всеми юридическими лицами установлена законом «О бухгалтерском учете».

Проведение инвентаризации обязательно в следующих случаях:

- при передаче имущества в аренду, выкупе или продаже имущества, при реорганизации государственного или муниципального унитарного предприятия;

- перед формированием годовой финансовой отчетности;

- при замене материально-ответственных лиц;

- при обнаружении случаев хищения, злоупотребления или порчи имущества на предприятии;

- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вследствие экстремальных условий;

- при реорганизации или ликвидации юридического лица;

- а также в других случаях, предусмотренных законами РФ.

Хозяйствующие субъекты должны инвентаризировать имущество и обязательства, контролировать и документально подтверждать их наличие, состояние и оценку.

В соответствии с «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», на предприятии должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Если объем работ большой, то рекомендуется сформировать дополнительно рабочие инвентаризационные комиссии [7].

Как правило, в состав инвентаризационной комиссии включают представителей административно-управленческого аппарата, сотрудников бухгалтерской службы, а также других специалистов. Участие в инвентаризации внутренних или внешних аудиторов будет залогом проведения ревизии в соответствии законодательством РФ и повысит доверие к ее. При формировании комиссии руководителю следует соблюдать следующее правило: в состав комиссии следует включать только тех специалистов, которые в обязательном порядке будут присутствовать при ее проведении, так как отсутствие хотя бы одного члена комиссии может послужить основанием для аннулирования результатов инвентаризации.

Поскольку порядок проведения обязательных предусмотрен бухгалтерском законодательстве в Учетной политике предприятия следует рассматривать порядок проведения инициативных инвентаризаций.

В Положении об учетной политике следует зафиксировать следующую информацию:

- количество инвентаризаций в отчетном году;

- даты проведения ревизий;

- перечень мероприятий по подготовке проведения инвентаризации;

- перечень имущества и обязательств, которые должны инвентаризироваться;

- перечень документов, фиксирующих результаты проведенной инвентаризации;

- алгоритм отражения в учете результатов инвентаризации.

На порядок проведения инициативных ревизий влияют:

- размеры предприятия;

- наличие и количество обособленных подразделений;

- количество видов деятельности, осуществляемых организацией;

- объем инвентаризируемого имущества;

- уровень автоматизации бухгалтерского учета.

На небольшом предприятии с одним видом деятельности количество инициативных инвентаризаций может быть минимальным.

Помимо классификации по критерию обязательности существуют и другие классификации инвентаризаций (табл.2).

Таблица 2

Виды инвентаризаций материальных запасов

Критерий	Вид инвентаризации	Отличительные особенности инвентаризации
По обязательности проведения	Обязательная	Проводится в обязательном порядке в соответствии с законодательством РФ
	Инициативная	Проводится по решению руководителя
По периодичности	Плановая	Проводится в установленные порядком проведения инвентаризации сроки
	Внеплановая	Проводится по решению руководителя организации вне утвержденного плана для обеспечения дополнительного контроля над сохранностью материальных запасов либо необходимость ее проведения предусмотрена законодательством
По степени охвата	Полная	Инвентаризации подвергаются все виды материальных запасов
	Частичная	Проверке подлежит один или несколько видов материальных запасов
По методу проведения	Натуральная	Состоит в непосредственном наблюдении материалов и определении их количества путем подсчета, взвешивания, обмера и тому подобного
	Документальная	Состоит в проверке документального подтверждения наличия материалов

Таким образом, инвентаризации, проводимые по решению организации, могут быть как плановыми, так и внеплановыми.

Плановая инвентаризация – это проверка, осуществляемая в сроки, утвержденные руководителем организации. Например, инвентаризация, проводимая перед составлением годового отчета, относится к плановым.

Внеплановые инвентаризации проводят внезапно, вне утвержденного графика. Причем материально ответственные лица при внеплановой инвентаризации заранее не предупреждаются. Фактически проведение подобных проверок используется предприятиями как форма дополнительного контроля за сохранностью отдельных видов имущества организации.

Инвентаризация бывает как полной, так и выборочной. Если проведение полной инвентаризации подразумевает проверку всех инвентаризационных объектов, то выборочная - один или несколько.

При проведении натуральной инвентаризации устанавливается фактическое наличие инвентаризационных объектов путем подсчета, обмера, взвешивания и так далее. При проведении документальной инвентаризации производится ревизия документального подтверждения наличия имущества.

Сроки проведения инвентаризации перед составлением годовой финансовой отчетности устанавливаются руководителем предприятия. Как правило, экономические субъекты проводят ее в конце года. Но некоторые предприятия проводят ее раньше, сразу после 1 октября, так как до конца года следует внести ее результаты в бухгалтерский учет. Эта возможность предоставляется «Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», согласно которому, если инвентаризация проведена после 1 октября отчетного года, то второй раз перед составлением годовой бухгалтерской отчетности ее проводить уже не нужно [3].

Таким образом, основными целями инвентаризации материальных запасов являются:

- выявление фактического наличия материальных запасов предприятия;

- сопоставление фактического наличия материальных запасов с данными бухгалтерского учета;

- выявление материальных запасов, не годных для дальнейшего использования, подготовка документов для их уценки или списания;

- определение виновных лиц в случае обнаружения недостач, излишков, порчи материальных запасов.