Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИИ И ИЗАЙНА»

Кафедра менеджмента

КОНТОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Вариант 7

Исполнитель Жданович Роман

Группа 3-СЗ-53

Санкт-Петербург

2014

СОДЕРЖАНИЕ

ЗАДАНИЯ 4

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 9

ПРИЛОЖЕНИЯ 11

АВИАЦИОННЫЙ РЕГИСТР 15

ДИРЕКТИВНОЕ ПИСЬМО 15

Порядок представления в Авиарегистр МАК информации 15

Старший консультант отдела правового обеспечения клиентов П.Д.Милошенков 29

Пояснение к оформлению заданий

Задание 2 – находится в приложении 1.

Задание 3 – на стр. 4, в приложении 3 имеет пример директивного письма.

Задание 4 – представлено в виде таблицы. Ниже идут комментарии по составлению докмуентов. Сами документы для аналиаз находятся в приложениях.

Положение о структурном подразделении – стр.21

Объяснительная записка – стр.29

Заявление о приеме на работу – стр.30

Распоряжение – стр. 31

Задания

Задание 3

Письмо-директивное

Характеристика: это документ, который посылается для разъяснения каких-либо имеющихся проблем (руководителем предприятия, как правило). Также письмо можно назвать письмом- инструкцией. Директивное письмо может быть как внутренним, так и внешним документом. Если это внешний документ, то он посылается государственным или муниципальным органом, и посвещен вопроам налогов, экологии и т.п. Может письмо-инструкция также посылаться одной организацией другой, если необходимо решение какой-то ситуации. Также письмо-директивное может посылаться и внтри организации (быть внутренним документом), если в нем приводятся нутренние производственные процессы и указания к их выполнению, организации и т.п. ¹

Реквизиты: выполняется на фирменном бланке организации, адресат, адресант, регистрационный номер, дата оправления, текст, подпись, оттиск печати. Могут быть и реквизиты, которые ставить не обязательно.

Проставить номера реквизитов: обязательные 04-09, 11, 12, 15, 20, 22, 25; возможные: 03, 14, 21, 27, 30.²

Задание 4

Все выбранные документы находятся в Приложении 4. Ответы на вопросы по оформлению,юридической силе и т.п. целесообразнее расположить в таблице.

	Объяснительная записка	Заявление о приеме на работу	Положение о структурном подразделении	Распоряжение
Структура и правила его оформления	Содержит реквизиты: адресат, наименование организации, номер, дату, название документа, заголовок к тексту, текст, приложения, подпись.	Содержит реквизиты: адресат, подпись, дату, наименование документа, текст	Создержит реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа, гриф утверждения.	Содержит реквизиты: название организации, наименование документа, место издания документа (если оно не дублирует название организации), дату, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись, печать, гриф согласования, отметку об исполнителе, отметку о отправлении в дело.
Юридическая сила	Не имеет	Не имеет	Имеет	Имеет
Назначение	это документ, содержащий должностное сообщение лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.	Пишется на имя руководителя организации, от руки на листе бумаги формата А4 или набирается на компьютере. В тексте указывается предполагаемая должность и дата приема на работу.	Это правовой акт, определяющий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений	Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителями законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления в пределах компетенции, определенной законом» нормативно-правовыми актами.
Требования по подготовке	Черновик, составление документа	Унифицированной фомы не имеет, черновик, составление документа	Черновик, согласование с заинтересованными лицами, беловик, утверждение руководителя	Черновик (может быть составлен не руководителем), составление документа, подпись руководителя
Оформление	Составлена верно	Составлено верно	Не имеется: грифа утверждения, даты и номера документа, места составления, заголовка к тексту	Нет грифа согласования с заинтересованным лицом, нет отметки «в дело» (но она ставится на определенном этапе работы с документом), нет печати, нет отметки об исполнителе. 3

Примечание: Создание документа подразумевает его черновое написание и построение его в соответсвии с требованиями ГОСТов и нормативно-методических документов. Далее необходимо сказать, что до подписания документа руководителем организации, необходим процесс соласования или утверждения, то есть проставления соответсвующих грифов (подписей согласия на проводимые действия). Согласование, к примеру, проводится в последовательности от самого незначительного специалиста к более значительному. Утверждение происходит либо коллегиальным органом, либо человеком, имеющим на это полномочия. Подписание докмуента производится, как правило, менеджерами линейной администрации или же самим руководителем.

Регистрация документа может быть традиционным способом, то есть регистрация в журналах документов; но на данный момент все чаще и чаще прибегают к регистрации документов в автоматизированных системах, в которых данный процесс осуществляется быстрее и легче. В баазх данных легче также проследить маршрут документов, а также проконтролировать их исполнение. После регистрации докмуента ему присваивается номер.

Исполнение документа является его целью, то есть при доведении информации до получаетеля, начниается процесс изменения того, чем и являлась тема и цель документа. К примеру, если это акт, то производится действие подсчета, анализа, составления; если это протокол, то происходит его составление и анализ проведенного меропритяия; если это письма, то естественно, происходит реакция на просьбы, приглашения, жалобы и т.п. имеются также и организационные документы, результаты работы которых, как правило, доводятся до сведения всех работников.

После того, как документ использован и его цель достигнута, его оставляют во временное хранение в отделе. Далее, если он подлежит более долгому хранению или же постоянноум хранению, составляют номенклатуру дел, само дело, в котором документ будет хранится и передают экземпляр в архив на тот срок хранения, который ему предусмотрен по нормативно-методической рекомендации.⁴