Проведение аудита на месте

Включает в себя уведомление, вступительную беседу, собственно аудита на месте (сбор фактов на рабочих местах), заключительное совещание.

Перед проведением аудита должна быть проведена беседа с персоналом, ответственным за процесс и сотрудниками, сопровождающими аудитора. При этой беседе руководство должно призвать сотрудников к сотрудничеству с аудиторами и указать на заинтересованность руководства и каждого из них в результатах аудита.

После этого главный аудитор объясняет назначение и цели аудита, знакомит с планом проверки, методами проверки, уточняет сроки.

Затем аудитор оглашает результаты предварительной проверки (документации).

Этот этап требует от главного аудитора обязательного владения современной техникой ведения беседы.

В рамках проверки на местах аудитор должен пользоваться кратким перечнем вопросов. Помимо опроса по этому перечню аудитор должен подтвердить выполнение указанных действий (по факту).

Аудитору на примерах должны быть продемонстрированы ежедневно применяемые нормы и последовательность действий, которые сверяются с НД.

При этом аудитор не должен «скатываться» к дискуссиям и не высказывать своих суждений. Он должен устанавливать как проводится мероприятие и как оно описано, но не более.

Важным является разговор аудитора с сотрудниками на рабочих местах.

Во время проверки аудитор может делать записи о фактах; а после окончания делать заключение (наблюдение) по аудиту.

Отклонение от заданных значений должно рассматриваться как потенциал для дальнейшего улучшения и по возможности устраняться сразу.

Отклонения должны фиксироваться письменно, на основе их даётся оценка системе качества. При этом выявленные несоответствия должны быть классифицированы. Выделяют: случайные и систематические; значимые и незначимые; большие и небольшие отклонения.

С небольшими отклонениями можно мириться. Большие отклонения далее нельзя допускать (может быть оформлено уведомление). А значит отклонение должно трактоваться как ошибки (отрицательно) СМК и должны оформляться актом о несоответствии. При возможности ответственные за процессы или подразделения предлагают корректирующие мероприятия, а аудиторы дают оценку достаточности этого мероприятия.

Акты о несоответствии являются официальными документами по аудиту.

Главный аудитор в начале беседы знакомит с процессом проведённого аудита; далее он сообщает о положительных результатах аудита и только после этого касаются выявленных слабых местах, обсуждаются выявленные отклонения, делается вывод о необходимости улучшения.

Критика со стороны аудитора должна быть конструктивной и отвечать следующим правилам:

-критика только по делу в личных и прямых разговорах;

-не переходить на личности;

-не критиковать по телефону, через третьи лица, в письменном виде.

После этого, исходя из выборочности наблюдений, суммируются результаты, подробное изложение отклонений, выявленные причины и рекомендации по их устранению, прочие наблюдения и рекомендации.

Далее открывается дискуссия, проводится согласие сроков корректировки мероприятий.

В заключение руководитель может поблагодарить аудиторов за предоставленную информацию.