Подготовка внутреннего аудита

Цель: оценка результативности и эффективности функционирования СМК.

Предприятие проверяет свою СМК как правило собственными уполномоченными аудиторами; но возможно использование и внешних консультантов.

Полнота выявленных слабых мест в рамках, достоверность информации зависит от квалификации аудиторов и отзывчивости проверяемых к сотрудничеству.

Поводами для внутренних аудитов может быть:

-регулярные проверки СМК;

-в связи с изменениями в СМК;

-внедрение новых продуктов.

Для проведения внутренних аудитов необходимо: подготовка, планирование, организация, проведение, анализ и т.д.

При организации исходят из того, что в течение установленного времени каждое требование стандарта ИСО 9001 должно быть подтверждено на соответствие, при этом исходят из выборочного контроля, т.е. не все подразделения могут быть проверены.

Преимущества внутреннего аудита:

-знание внутренними аудиторами особенностей предприятия;

-отсутствие предубежденности к аудиторам (свои люди);

-знание специфики коммуникации;

-знание неформальных лидеров;

-возможность использования конфиденциальной информации в отчётах;

-отсутствие дефицита времени;

-независимость работы аудитора от режима подразделения;

-возможность использования аудиторов в роли экспертов;

-незначительные затраты на провидение аудита.

Недостатки внутренних аудитов:

-снижается объективность;

-малая интенсивность работы;

-критика от всех аудиторов более болезненна;

-уровень квалификации ниже;

-результаты нельзя использовать для рекламы;

-затраты сложнее учитывать.

Задачи внутреннего аудита:

-подтверждение соответствия деятельности в области аудита качества установленным требованиям;

-устранение и анализ выявленных несоответствий;

-предотвращение проблем;

-оценка эффективности СМК;

-выявление степени понимания задач в области качества сотрудниками и выявление путей дальнейшего совершенствования.

Область и объекты внутреннего аудита.

Объектом является подразделение организации, осуществляющей деятельность в рамках СМК.

Область внутреннего аудита – документы или отдельные разделов документов, где зафиксированы требования к деятельности (на соответствие чему проводится проверка).

Уведомление об аудите-

- это форма произвольная. Оформляется после разработки и утверждения программы аудита и является средством уведомления о предстоящем аудите. В уведомлении указывается область, цель, задачи и продолжительность аудита в данном подразделении и адресуется руководителю данного подразделения.

Подготовка аудита является одним их важных этапов перед назначением срока аудита. Уполномоченный по качеству выбирает аудиторов и с ними согласовывает рамки и цели аудита. В качестве второго аудитора часто назначается внутренний поставщик (потребитель) для лучшего выявления проблем проверяемого подразделения.

Ответственный аудитор ведёт далее подготовку аудита:

-сбор предварительной информации (связан с получением знаний в подразделении, это информация в номенклатуре продукции, её сложности, структура подразделения, деятельность в СМК, также выявление связи с другими подразделениями и рыночной ситуации);

-посещение подразделения. Для того, чтобы иметь достаточное представление о проверяемой службе, желательно 1 или несколько раз посетить эту службу.

Составляется для этого план-график. Целесообразно начать осмотр с административных отделов, таких как сбыт, закупки, кадры и др., что позволяет определить систему информирования в организации. На проверке аудитор получает информацию о процессах и уровне организации. Аудитор не должен отказываться от посещения промежуточных складов и транспортных служб.

Опросный лист – анкета для оценки проверяемого объекта (применяется для предварительной оценки).

В ходе подготовки аудитор должен:

1. ознакомиться с программой аудита;

2. получить все регламентирующие документы;

3. анализ запрошенных документов;

4. подготовка необходимых документов для аудита на месте (опросный лист, контрольный перечень вопросов, форма протоколов о несоответствии, проверочные листы, бланки личного отчёта);

5. уточнения времени, места и последовательность аудита на месте.

Контроль перечень вопросов – заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволяют аудитору получить необходимую информацию, на основе которой сделать вывод о степени соответствия проверяемого объекта.

Контрольный перечень является методическим документом аудита на месте и заполненный и подписанный является официальным документом.

Аудитный лист – бланк, в котором аудитор фиксирует данные об аудите и др. свидетельства аудита, а также результаты бесед с сотрудниками проверяемого подразделения.