8.Оформлення сторінки документа, нумерація сторінок

У діловодстві діють певні вимоги і правила щодо оформлння сторінки та її нумерації. Організаційно-розпорядчі документи укладають на аркуші :форматом А4 (297x210 мм) та А5 (148x210 мм). Ліворуч залишають вільний берег у 35 мм для збереження тексту в разі - склеювання, підшивання, затискування документа, праворуч - 8 мм; верхній — 20 мм, нижній — 19 мм (для форма­ті А4) та 16 мм (для формату А5). Нумерація сторінок. Документ, який займає одну сторінку, не нумерується. У документах, що укладені на двох і більше аркушах , нумерація починається з другого аркуша арабською ю 2 посередині верхнього берега на відстані не менше 10 мм . Біля цифр не пишуться ніякі позначки чи символи. Якщо документ укладено з обох боків аркуша, то непарні сто­рінки позначаються у верхньому кутку праворуч, а парні — ліворуч.

9. Вимоги до оформлення тексту документа

Головною складовою документа є текст, який визна­чається назвою та метою ділового папера. Укладаючи текст, слід дотримуватися певних технічних вимог, а саме:на бланку друкується тільки перша сторінка, а друга й на­ступні — на чистих аркушах однакового з бланком роз­міру, кольору й ґатунку; підпис укладача чи відповідальної особи можна переносити на другу сторінку лише за умов наяв­ності на ній не менше двох рядків тексту;у складних документах текст членується для зручності та швидшого опрацьовування й уникнення плутаниниСтупінь складності й форма поділу безпосередньо залежить від обсягу, змісту, складу, тематики і призначення документу Найпростішим видом рубрикації є поділ на абзаци. Інформація, що вміщена в межах одного абзацу, повинна ви­ражати закінчену думку. Типовий абзац має бути із 4 —5 ре­чень. Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказу­вання на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, Розрізняють традиційну й нову системи нумерації.Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним Система арабських цифр (нова) базується на чіткому поділі на частини, які включають усі цифри відповідних складових частин вищих ступенів поділу.Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктівРозділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумера­цію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу.Номер підрозділу складається з номера розділу й порядко­вого номера підрозділу, відокремлених крапкою.Після номера підрозділу крапку не ставлять:Пункти повинні мати порядкову нумерацію в межах кожно­го розділу або підрозділу.Номер пункту складається з номера розділу й порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підроз­ділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:Якщо текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.Номер підпункту складається з номера розділу, порядково­го номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядково­го номера підпункту, відокремлених крапкою.

10. Стандартизація ділового тексту.

Укладач документів завжди обмежений щодо форми та спо­собу викладу певними правилами й мусить не відходити від них, тобто дотримуватися унормованих стандартів. Вимоги щодо укладання і форма кожного документа, як правило, обумовлені його призначенням (соціальними, економічними та психологіч­ними особливостями офіційного спілкування). Усі ділові папери за ступенем стандартизації можна умовно поділити на три категорії - Документи з низьким ступенем стандартизації, спосіб ви­кладу тексту яких залежить від конкретної ситуації, обставин та змісту, що спричинили їх укладання й тому для них не можна навіть передбачити бланка .Документи, у яких для зручності й пришвидшення їх укладання та обробки частину даних готують друкарським спо­собом заздалегідь. Документи з високим ступенем стандартизації, котрі ма­ють точні стандарти, у яких передбачено не лише формуляр, вид і розмір шрифту, а навіть словосполучення, якими має послуго­вуватися той, хто заповнює бланк1, за винятком цілком конкрет­них індивідуальних відомостей у відведених для цього місцях (. Укладаючи документи з низьким рівнем стандартизації , послуговуються такими видами викладу текстів, як розповідь, опис, міркування.Розповідь — спосіб викладу подій, явищ, фактів у їх хроно­логічній послідовності. Опис — це спосіб загальної характеристики явища, події, факту, коли укладач, перелічуючи його ознаки чи властивості, використовує елементи опису, які обґрунтовують і конкретизують цю характеристику Міркування — це спосіб викладу, у якому логічно послідов­на низка визначень, суджень і висновків допомагає розкрити внутрішню цілісніть явища і, як правило, доводить певне поло­ження шляхом причиново-наслідкових зв'язків, зіставленням, порівнянням і розкриттям змісту цих зв'язків.