39. Записки (доповідні, службові, пояснювальні).

Доповідна записка — це документ на ім'я керівної посадо­вої особи зі звітом про виконання певної роботи, завдань, зобов'язань; може містити вис­новки та пропозиції укладача. Укладається за вказівкою керівника або ж з ініціативи її автора й може також містити повідомлення про ситуацію, що склалася з укладачем на підприємстві. Здебільшого мета — спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.Поділяються: За походженням на внутрішні ( керівникові організації, де працює укладач, він же підписує їх) і зовнішні (керівництву, якому підпорядкована дана організація; оформляються на службовому бланку організації з підписом автора та його керівника). За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні. Пояснювальна записка укладається на вимогу керівника. Вона може бути: 1.Службовою складовою частиною чи додатком, доповненням іншого документа У ній укладач обґрунтовує мету, акту­альність, новизну й перелік дії основного документа. Ви­кладає структуру, зміст, функціональне призначення і термін його дії з поясненням можливих позитивних чи негативних наслідків. 2. Документом особистого характеру, у якому аргументовано

й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих чи причини якихось подій, фактів, провин та ін. Реквізити: Місце укладання (для зовнішніх). Адресат — посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка, у Д. відмінку.Адресант — посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім'я та ім'я по батькові особи, яка подає записку, у Р. відмінку.Назва документа, номер (для внутрішніх).Заголовок («про...»). Текст (частини: загальна, описова, висновкова). Додаток (якщо є) із зазначенням кількості сторінок, примірників тощо.

40. Доручення. Розписка

Доручення - це письмове повідомлення, за яким юридична чи фізична особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності. Видають на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті (видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам) та офіційні.У офіційному зазначають:назву організації, яка його видає; номер і дату видачі; посаду, прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видано доручення; назву організації чи підприємства, від якого мають бути отримані матеріальні цінності; перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму; строк дії доручення; зразок підпису особи, якій видано доручення; назву документа, що посвідчує особу – отримувач цінностей (паспорт, посвідчення); підписи посадових осіб, які видали доручення; печатку організації, що видала доручення.Вони можуть бути разовими, спеціальними й загальними. Розписка - це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, - передачі й отримання документів, товарів. грошей, матеріальних цінностей. Реквізити: прізвище, ім'я, по батькові та посада того, хто дає розписку;посада, прізвище, ім'я та по батькові того, кому її дають; у чому конкретно дано розписку (обов'язково слід зазначити точне найменування матеріальних цінностей, предметів); дата й підпис того, хто отримує цінності. Якщо передаються суми грошей, у розписці вказують адресу, номер і серію паспорта того, хто їх одержує. Грошові суми пишуться словами, а в дужках - цифрами. Підпис особи, яка дає розписку, засвідчується нотаріальною конторою. Розписка пишеться лише в одному примірнику. Жодні виправлення в ній неприпустимі.

41. Довідка

Довідка - це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, а також діяльності установ, організацій, підприємств. Довідки можуть бути особистими (підтверджують певний юридичний факт)і службовими (складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Довідки, що відображають основну діяльність організації, можуть бути зовнішніми (укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та завіряються печаткою)і внутрішніми (укладаються для подання керівництву органі­зації або на розгляд до колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки) Реквізити:назва організації, що видає довідку;дата видачі й номер; прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка; текст; призначення (куди подається); підписи службових осіб та печатку, без якої довідка не має юридичної сили.

42. Звіт

Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) (спеціальних виготовлених друкарським способом бланках) й текстові (на звичайному папері). Матеріал звіту охоплює чітко визначений період часу. Звіт містить такі складові: заголовок, у якому крім слова Звіт зазначають назву організації чи установи, яка звітує, період, вид роботи; вступну частину, в якій вказують коло завдань, поставлених перед організацією чи установою за звітний період; докладний опис виконаної роботи з наведенням позитивних і негативних прикладів; висновки, пропозиції, перспективи; підпис відповідальної особи з організації чи установи або посадової особи, яка складала звіт; дату складання; печатку установи (якщо це потрібно). Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки. Якщо звіт надто великий за обсягом, його частини матимуть заголовки, які повинні бути короткими і відповідати змісту. Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне і негативне, зробити висновки, накреслити перспективи.