33.Вимоги до ділового спілкування:

-писати довгі листи не прийнято,вони мають містити чітку і стислу інформацію,але при цьому повністю розкривати суть питанн

-резолюції на всіх випадках вхідної кореспонденції роблять знизу або на окремих аркушах паперу і приколюють до листа

-лист складається текстом усередину.Важливі ділові листи бажано не перегинати ,а надсилати у великих ,цупких конвертах.Менш офіційні можна складати,бажано не більше ніж удвічі

-конверти мають бути відповідного розміру,кольору

-на лист прийнято відповідати протягом 1-3 днів.Якщо лист потребує детального розгляду,то протягом 3 днів слід повідомити,що лист прийнято до відома,і дати остаточну відповідь протягом 30 днів.

Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не зловживаючи чужим часом і увагою.

Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Розбивши текст на смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.

Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей, які можуть викликати сумніви чи запитання.

Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності, прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи затримку з відповіддю.

Види :

I. Комерційні — використовуються при підготовці до укладення комерційної угоди, а також під час виконання умов договорів. До них відносяться такі ділові листи:

лист-відповідь — лист, що містить відомості, за які попередньо було зроблено запит;

лист-запит — лист, в якому адресант звертається з певним питанням до адресата, наприклад, звернення однієї сторони до іншої про бажання укласти угоду, як правило, без зазначення умов угоди або уточнити якесь питання при здійсненні угоди;

лист-інформація — містить інформацію про стан якихось справ, що можуть цікавити ту організацію, до якої цей лист надсилається;

лист-попередження — лист, в якому адресат попереджається про припинення попередньої домовленності, у разі невиконання ним своїх зобов'язань;

лист-пропозиція (оферта) — заява особи про бажання укласти угоду із зазначенням конкретних умов угоди;

лист-претензія (рекламація) — претензії до сторони угоди, яка порушила прийняті на себе за договором зобов'язання, і вимога відшкодування збитків;

лист-нагадування — містить нагадування про виконання домовленостей, зобов'язань і заходи, які будуть прийняті у разі їхнього невиконання;

II. Некомерційні — використовуються при вирішенні різноманітних організаційних, правових питань, економічних взаємин. До них відносяться:

лист-гарантія — містить в собі підтвердження певних зобов'язань або умов й адресується окремій організації чи установі.

інформаційний лист (лист-повідомлення) — передбачає інформування про якісь події чи факти, які становлять інтерес або можуть зацікавити адресата;

лист-підтвердження — містить підтвердження отримання якогось товару, згоди з чим-небудь, якогось факту тощо;

лист-подяка — містить вираз подяки з якогось приводу;

лист-привітання — містить вітання з якогось приводу;

лист-запрошення — містить запрошення на якийсь захід;

лист-прохання — містить прохання зробити або припинити якусь дію, спонукати до дії тощо;

лист-рекомендація — лист із попереднього місця роботи, що характеризує професійні якості здобувача роботи або лист із рекомендаціями відомого адресатулиста партнера, фірми.

лист-співчуття — містить співчуття з якогось приводу;

інструкційний лист — містить вказівки та роз'яснення підвідомчим організаціям;

супровідний лист — складається для повідомлення адресату про направлення якихось супровідних (неадресованих) документів, матеріальних цінностей тощо.