Тима жауаптар

50. Мемлекттік мұрағаттардағы есепке алу құжаттарын анықтаңыз

Мұрағат мұрағаттық құжаттарды мемлекеттік есепке алуды жүзеге асырады.       Мұрағатта құжаттарды есепке алу жұмыстың барлық сатысында (іс жүргізуде, ұйымның мұрағатында-толықтыру көздерінде және мұрағатта) орталықтандыру, бір ізге келтіру, серпінділік, толықтылық, дұрыстық және сабақтастық принциптері негізінде құрылады. Көрсетілген принциптер:       1) Ұлттық мұрағат қорының толықтыру көздерінің және қалыптастыру негізінің жалпы ортақ есептік бірлігін белгілеу;       2) құжаттарды сақтау және есепке алуды ұйымдастыру бірлігі;       3) есепке алу көрсеткіштерін салыстыру;       4) есепке алу құжаттарын қатаң регламенттеу және нысанын тұрақтандыру және оларды толтыру талаптары;       5) Ұлттық мұрағат қорындағы құжаттардың көлемі мен құрамы туралы өзгерістерді, олардың нақты саны мен құрамын барлық есептік құжаттарға жедел енгізу негізінде іске асырылады. Мұрағаттағы Ұлттық мұрағат қорының және басқа мұрағаттық құжаттардың белгіленген есептік бірліктердегі саны мен құжаттардың құрамын айқындау және сол сан мен құрамды есептік құжаттарда көрсету бұл мұрағат құжаттарын ұйымдастыру тәртібін және мекенжайын іздестіру мүмкіндігін, олардың бар болуы мен жай-күйін бақылауды қамтамасыз етеді. Мұрағаттық құжаттарды орталықтандырылған мемлекеттік есепке алу құжаттарын жүргізудің құрамы мен жүргізу тәртібі, оның ішінде мұрағат төлқұжаты нысаны және мұрағат көзін толықтырудың төлқұжаты және оларды ұсыну тәртібі уәкілетті органның нормативтік құқықтық актілерінде белгіленеді. Есепке алуға мыналар:       1) мұрағатта сақтаулы мұрағаттық құжаттар, оның ішінде тізімдемеге енбеген және мұрағат бағытына жатпайтын құжаттар, сонымен қатар мұрағаттық құжаттардың сақтандыру көшірмелері және пайдалану қорының, құжаттар мен істің тізімдемесінің көшірмесі;       2) Ұлттық мұрағат қорының құжаттары, сонымен қатар мұрағатты толықтыру көздеріндегі сақтаулы жеке құрам бойынша құжаттар жатады.       Есепке алу мұрағаттық құжаттарға (сақтау бірліктеріне/есепке алу бірліктеріне) мұрағат шифрінің құрамдас бөлігі болып табылатын есепке алу нөмірін беру жолымен іске асырылады.       Мұрағаттық шифр (әрбір сақтау бірлігінің тіркелуін және сәйкестендірілуін қамтамасыз ету мақсатында қойылатын белгі) келесі элементтерден тұрады: қысқартылған мұрағат атауынан (оның ресми қысқартылған түрі) және нөмірінен; мұрағат қорынан, құжаттар, істер тізімдемесінен, сақтау бірліктерінен, есепке алу бірліктерінен тұрады.       Дыбыс-бейнелік құжаттардың сақтау бірліктерінің мұрағаттық шифрі құрамына жиынтық элементінің (әріптік және цифрлық) таңбалары, негативтің өлшемі, дыбыстық ақпаратты тасығыштың түрі; электронды құжаттардың сақтау бірліктері – жазба форматы және ақпарат тасығыштың түрі кіреді.      Мұрағатта мұрағаттық құжаттарды есепке алуды арнайы бөлімшелер жүргізеді немесе арнайы бөлінген қызметкерге жүктеледі. Есепке алу құжаттарына жазбаны тек есепке алуға жауапты қызметкер ғана жүзеге асырады.      Мұрағаттық құжаттарды есепке алу қағидасы мен кестесі мұрағатта әзірленеді және мұрағат басшысының бұйрығымен бекітіледі.       Мұрағаттық құжаттарды есепке алу қағидасында орталықтан және әрбір мұрағат қоймасында жүргізілетін есепке алу құжаттарының құрамы мен мәліметтер базасы нақтыланады, сонымен қатар есепке алу жұмыстарының орындалуының жүйелілігі де нақтыланып көрсетіледі.       Мұрағаттық құжаттарды есепке алудың графикалық нысандағы кестесі есепке алу тәртібін белгілейді. Құжаттар, істер тізімдемесінен басқа есепке алу құжаттары қызметтік пайдалануға арналған және пайдаланушыларға берілмейді. Жекелеген жағдайларда мұрағат басшысының шешімімен қордың ісі берілуі мүмкін.       Тіркелген құжаттарды сақтау осы Қағидалардың 145-146-тармақтарында белгіленген тәртіпке сәйкес жүзеге асырылады.      Мұрағаттық құжаттардың негізгі есепке алу бірліктері тасымалдау түріне, ақпаратты бекіту техникасы және әдісіне қарамастан мұрағаттық қор мен сақтау бірліктері болып табылады.       Дыбыс-бейнелік және электрондық құжаттар да есепке алу бірлігімен есепке алынады.       Тек бірінші өңдеуден өткен жеке тектік мұрағаттық құжаттар құжаттар немесе парақтарымен есепке алынады.       Реттелмеген мұрағаттық құжаттар (шашыранды) бір шартты сақтау бірлігінде 150 парақ есебімен есептеледі.