Расходный кассовый ордер. Бланк формы № ко-2

Расходный кассовый ордер используется для оформления выдачи наличных денег из кассы организации. Расходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, как правило, кассиром, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, ими уполномоченными.

Сформированный расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в расходном кассовом ордере не допускаются.

Выдача денег по расходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.

Ниже приведены правила заполнения полей расходного кассового ордера:

Организация – указывается наименование организации.

Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован расходный кассовый ордер.

Номер документа – содержит порядковый номер расходного кассового ордера. При формировании расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.

Дата составления – указывается дата формирования расходного кассового ордера.

Код структурного подразделения – указывается код подразделения, с которого расходуются денежные средства.

Корреспондирующий счет, субсчет – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.

Код аналитического учета – указывается объект аналитического учета корреспондирующего счета.

Кредит – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса».

Сумма, руб. коп. – указывается сумма расходуемых из кассы денег цифрами.

Выдать – указывается лицо (фамилия, имя, отчество), которому выдаются наличные денежные средства.

Основание – указывается содержание хозяйственной операции (назначение использования денежных средств).

Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.

Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.

Получил – указывается сумма выданных денежных средств прописью. Поле заполняется лицом, получающим денежные средства по расходному кассовому ордеру.

По – указывается наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя.

Авансовый отчет (ао-1)

Авансовый отчет – это первичный документ, который служит для подтверждения израсходования сумм, выданных ранее, подотчетными лицами. Денежные средства под отчет могут выдаваться для следующих целей:

аванс на оплату командировочных расходов;

аванс на хозяйственно-операционные расходы;

в порядке возмещения произведенных сотрудником командировочных расходов.

Бланк авансового отчета имеет унифицированную форму АО-1 и заполняется в единственном экземпляре. Выдача наличных денег под отчет производится через кассу организации по расходному кассовому ордеру, в котором указывается целевое назначение данной суммы. Выдача авансовых сумм может осуществляться только на основании приказа руководителя о подотчетных лицах, с указанием перечня подотчетных лиц, сроков и целей, на которые выдаются денежные средства, а также их размера. Командированным работникам выдача денег под отчет может быть произведена на основании приказа о направлении в командировку или командировочного удостоверения, утвержденного руководителем.

Подотчетное лицо обязано заполнить авансовый отчет об израсходованных денежных средствах не позднее 3 рабочих дней с момента истечения срока, на который выдан аванс, или возвращения из командировки. К авансовому отчету необходимо приложить документы, подтверждающие расходы.

Форма авансового отчета двухсторонняя. Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом начинается с указания на лицевой стороне наименования организации, даты составления документа, своей фамилии и инициалов, должности, своего табельного номера, а также назначения аванса (хозяйственные либо представительские расходы). В табличной части лицевой формы авансового отчета подотчетное лицо указывает данные о предыдущем авансе, полученных денежных средствах в настоящее время, их расходе, перерасходе или остатке. На оборотной стороне формы АО-1 подотчетное лицо указывает документы, которые подтверждают расходы (квитанции, товарные чеки, командировочное удостоверение и др.) и сумму затрат на основании этих документов.

Дальнейшее заполнение авансового отчета осуществляется бухгалтером (бухгалтерская запись, отметка о проверке отчета, указание суммы прописью и цифрами, расписка на лицевой части бланка). После проверки правильности заполнения авансового отчета, оформления оправдательных документов и целевого расходования средств, бухгалтер ставит отметку о том, что отчет проверен и утвержден в соответствующей сумме. Затем на лицевой части бланка авансового отчета ставятся подписи бухгалтера и главного бухгалтера с их расшифровками. Проверенный и заполненный образец авансового отчета должен быть засвидетельствован подписью с расшифровкой руководителя предприятия.

Выдача наличных денег под отчет производится только лицу, находящемуся с организацией в трудовых отношениях. Не допускается выдача наличных средств подотчетному лицу, имеющему задолженность по предыдущему авансу, и передача выданных под отчет наличных денег другому лицу.