6. Види і форми обліку засуджених

Для обліку засуджених в УВП використовуються статистичні та оперативні обліки. Оперативний облік являє собою систему реєстрації окремих фактів, явищ у повсякденній діяльності установи. Він дозволяє своєчасно отримувати багатообразну інформацію про чисельність, склад, рух засуджених тощо. Основою оперативного обліку є первісний облік, тобто реєстрація поодиноких фактів, явищ, які виникають в період їх появи. Ця реєстрація відображається в різних журналах, картках, списках, тощо. На базі первинного та оперативного обліку будується статистичний облік (звітність), який ведеться за спеціальними, затвердженими державою, формами.

Облік в установах виконання покарань ведеться відділами контролю за виконанням судових рішень, діяльність яких регламентована наказом Міністерства юстиції від 08.06.2012 № 847/5 «Про затвердження Інструкції про роботу відділів (груп, секторів, старших інспекторів) контролю за виконанням судових рішень установ виконання покарань та слідчих ізоляторів».

Підрозділи установ ведуть такі обліки засуджених: персональний - за особовою справою засудженого (особи, яка тримається під вартою) та за обліковою карткою; і кількісний - за журналом обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ.

Основним обліковим документом засудженого є особова справа. Вона складається з двох частин, вкладається в обкладинку встановленого зразка і комплектується документами, що засвідчують особу та підтверджують законність тримання її в установі, звільнення з неї, а також відображають процес її тримання в установі. Перелік документів, долучених до особової справи, зазначається в описі, який ведеться окремо для першої та другої частини справи.

До першої частини особової справи долучаються такі документи: судові рішення; розпорядження ДПтС про виконання указів Президента України щодо помилування; рішення Апеляційної комісії ДПтС з питань розподілу, направлення та переведення для відбування покарання осіб, засуджених до позбавлення волі, та Регіональної комісії з питань розподілу, направлення та переведення для відбування покарання осіб, засуджених до позбавлення волі; копія довідки про звільнення; копія довідки про смерть особи.

До другої частини особової справи долучаються документи, які відображають процес тримання особи в СІЗО та відбування засудженим покарання в установі. До особової справи долучаються також інші документи, які мають відношення до конкретної особи (характеристики, подання, постанови про заохочення, стягнення тощо).

В установі особові справи обов'язково реєструються в журналі обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ. Відлік реєстраційних номерів особових справ осіб, які прибули до установи, починається з першого січня кожного року. Реєстраційний номер особової справи особи, взятої під варту, складається з порядкового номера та двох останніх цифр року. Реєстраційний номер особової справи засудженого складається з порядкового номера із зазначенням першої літери прізвища засудженого та двох останніх цифр року. Особові справи засуджених (осіб, взятих під варту) зберігаються в охайному вигляді, до них підшиваються всі документи, долучені до особової справи. Дані про усі долучені до особової справи документи обов'язково заносяться до опису, який складається окремо на першу та другу частини особової справи. В опис документів, долучених до другої частини особової справи, заносяться також медичні картки, конверт з особистими документами засуджених та копіями судових документів. Цей опис складається на внутрішньому боці другої сторінки обкладинки особової справи. При включенні в опис паспорта необхідно вказати його серію, номер, ким і коли він виданий. Особисті документи видаються особам при їх звільненні з установи під їх підпис в описі. Обкладинки особових справ, які під час роботи з ними прийшли в не придатний для використання стан, замінюються новими. У цьому разі дані про переміщення засуджених (осіб, які тримаються під вартою) та інші дані переписуються зі старої обкладинки на нову і підписуються начальником підрозділу, після чого стара обкладинка знищується. Усі інші документи, у тому числі описи першої та другої частин, із особових справ не вилучаються.

З особової справи засуджених вилучаються і надсилаються:

Військові квитки - до військкоматів, у яких ці особи перебували на обліку.

Службові посвідчення, перепустки та інші документи - до тих підприємств, установ та організацій, які їх видали. Посвідчення водія осіб, які позбавлені судом права керування транспортними засобами, - до органів, що видали цей документ, з повідомленням про те, яким судом, за якими статтями Кримінального кодексу України та на який строк засуджений позбавлений права на керування транспортними засобами. Інші особисті документи засудженого або особи, яка тримається під вартою (паспорт, трудова книжка, свідоцтва про народження та шлюб, документи про освіту), зберігаються в конверті, долученому до особової справи, а медична картка передається до медичної частини установи (СІЗО).

Особові справи засуджених зберігаються в сейфах чи металевих шафах в алфавітному порядку. Особові справи різних категорій засуджених зберігаються окремо. Для тимчасового користування (на строк не більше п'яти діб) особові справи видаються персоналу оперативної служби УВП, начальнику УВП, першому заступнику та заступнику із соціально-психологічної роботи. Видача та повернення особових справ реєструються в журналі обліку особових справ, виданих у тимчасове користування. Інші службові особи установи (начальники відділень соціально-психологічної служби, психологи, вихователі, персонал медичної частини, працівники відділу нагляду та безпеки) ознайомлюються з особовими справами засуджених (осіб, взятих під варту) безпосередньо у приміщенні розташування підрозділу, де для цього обладнуються окрема кімната або робочі місця.

Особові справи осіб, які вчинили втечу з установ, негайно передаються до оперативних частин цих установ.

Якщо особову справу засудженого було втрачено, то вона підлягає терміновому відновленню. Для цього необхідно провести дактилоскопірування та виготовити фотокартки особи, ґрунтовно опитати особу з одночасним порівнянням відповідей із записами, які знаходяться в облікових документах (картках). Установа направляє до суду запити для отримання копій судових рішень, які є підставою для тримання особи в установі. У разі потреби для встановлення особи та її даних використовуються дактилоскопічний та алфавітний облік Департаменту інформаційних технологій при МВС та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ. На підставі матеріалів опитування та тих матеріалів, що знаходяться в облікових документах, робиться письмовий висновок, який після затвердження керівником територіального органу управління ДПтС України є підставою для тримання в установі особи до одержання копії судових рішень. На обкладинці відновленої особової справи ставиться напис «Відновлена».

Облікові картки та алфавітні картки форми № 1 заповнюються на підставі документів особових справ засуджених, які прибули до установи . З цих карток складається картотека в алфавітному порядку. Облікові картки та алфавітні картки форми № 1 засуджених, знятих з обліку, з картотеки вилучаються. На них робиться відмітка із зазначенням підстав для зняття засудженого з обліку. З цих карток складається архівна картотека в алфавітному порядку. У разі якщо засуджений змінив своє прізвище у зв'язку з одруженням, то на нього заповнюється сигнальна картка за обраним ним прізвищем. В обліковій картці або алфавітній картці форми № 1 робиться запис про наявність сигнальної картки на нове прізвище. У разі розірвання шлюбу засудженим та відновлення його дошлюбного прізвища сигнальна картка після внесення в неї виправлення поміщається до архівної картотеки.

На осіб, які відповідно до статті 89 Кримінально-виконавчого кодексу України за наказом начальника СІЗО залишені для виконання роботи з господарського обслуговування у СІЗО, ведуться облікові документи, встановлені для засуджених.

Усі картки зберігаються в спеціально обладнаних для цих цілей металевих шафах або ящиках.

При надходженні до установи рішення органу державної реєстрації актів цивільного стану про зміну імені засудженому посадова особа підрозділу сповіщає про це засудженого під його особистий підпис, заповнює на нього нову облікову картку або алфавітну картку форми № 1 і вносить відповідні зміни в інші облікові документи. Стара облікова картка або алфавітна картка форми № 1 після внесення в неї відповідних записів поміщається в архівну картотеку.

При надходженні документів про зміну засудженому строку покарання в облікових документах робляться відповідні відмітки. На документі, який надійшов, робиться відмітка про дату, посаду та прізвище посадової особи підрозділу, яка внесла зміни в обліково-реєстраційні документи, ставиться її особистий підпис, а сам документ долучається до особової справи засудженого.

Відповідно до Інструкції, затвердженої наказом Міністерства внутрішніх справ України та Державного департаменту України з питань виконання покарань від 23 серпня 2002 року № 823/188, повідомлення про засуджених (осіб, які тримаються під вартою) складаються підрозділом установи (СІЗО) та надсилаються до Департаменту інформаційних технологій при МВС та відповідних управлінь (відділів) оперативної інформації при ГУМВС, УМВС і УМВСТ.

У разі народження дитини в жінки, яка тримається в установі, реєстрація цієї дитини проводиться в найближчому до установи органі державної реєстрації актів цивільного стану. Свідоцтво про народження дитини отримує посадова особа підрозділу, вкладає його в конверт особової справи жінки і видає їй при звільненні з установи. Якщо жінка відмовилась від дитини або якщо після досягнення дитиною трирічного віку вона передається родичам жінки чи до дитячого будинку, свідоцтво про народження дитини передається разом з дитиною, про що посадовою особою підрозділу робиться відповідний запис на копії цього свідоцтва, яка зберігається в конверті, долученому до особової справи.

Засуджені, які вибули в інші місця відбування покарання, померли, звільнені, вчинили втечу з установи, знімаються з персонального та кількісного обліків у підрозділі установи. Засуджені, які направляються на лікування до державних та комунальних закладів охорони здоров'я або які одержали дозвіл на короткостроковий виїзд за межі установи, з обліків не знімаються.

Особливості обліку засуджених в установі. Для здійснення контролю за своєчасним звільненням засуджених, а також за вирахуванням строків розгляду питання стосовно подання до суду матеріалів щодо умовно-дострокового звільнення від відбування покарання (статті 81, 107 Кримінального кодексу України), заміни невідбутої частини покарання більш м’яким (стаття 82 Кримінального кодексу України) або подання до ДПтС матеріалів щодо переведення засуджених на підставах, встановлених частиною першою статті 101 Кримінально-виконавчого кодексу України, на кожного засудженого, що прибув до установи, заповнюється контрольно-строкова картка засудженого. З таких карток складається контрольно-строкова картотека. У грудні кожного року з неї вилучаються картки на засуджених, які підлягають звільненню в наступному році, і розміщуються за датами закінчення строку покарання (місяцем та днем). У разі переміщення засудженого в інше місце відбування покарання, звільнення або смерті контрольно-строкова картка засудженого вилучається з картотеки й долучається до його особової справи.

В установі на засуджених, яким у поточному році виповнюється 18 років, заповнюються контрольні картки, які формуються в окрему картотеку на один рік. Контрольні картки розміщуються за датами виповнення засудженим 18 років (місяцем та днем). При переміщенні неповнолітнього засудженого в іншу установу контрольна картка долучається до його особової справи.

Відомості про наявність та пересування засуджених складаються щодня за добу, що минула, на підставі даних про засуджених, які перебувають на обліку, та документів про надходження та вибуття засуджених за минулу добу. Одержані дані звіряються з результатами перевірок наявності засуджених і відображаються в журналі обліку переміщення засуджених та реєстрації їх особових справ за минулу добу.

Дані кількісного обліку засуджених мають збігатися з кількістю документів персонального обліку та фактичною наявністю засуджених в установі.

ДЕРЖАВНА ПЕНІТЕНЦІАРНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНСТИТУТ КРИМІНАЛЬНО-ВИКОНАВЧОЇ СЛУЖБИ

Кафедра кримінально-виконавчого права

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник кафедри

кримінально-виконавчого права

____________________________

_______._____________ 20_____

ПЛАН-КОНСПЕКТ ПРОВЕДЕННЯ

НАСТАНОВЧОЇ ЛЕКЦІЇ