9.2.3 Методы обследования управленческих процедур

Изучению управленческих процедур предшествует ознакомление с предметной областью в целом. В зависимости от вида объекта – промышленное предприятие, банковская сфера, торговля – оцениваются технико-экономические показатели, отражающие специфику деятельности предметной области.

В результате обследования управленческих процедур:

• устанавливаются цели деятельности (обеспечение стабильного дохода и т.д.) и критерии оценки их достижения;

• определяются функциональные подсистемы системы управления и состав их задач.

Основные универсальные методы, пригодные для обследования всех функциональных звеньев предприятия: наблюдения, опроса исполнителей (метод интервью), анализа материалов, личного участия. Методы применяются, как правило, в различных сочетаниях.

Метод наблюдения применим в случаях, когда изучаемый вопрос не является трудным для понимания и требуется лишь уточнить некоторые детали.

Метод опроса исполнителей – наиболее распространен. Полученные сведения не всегда точны, люди отвлекаются от работы. Рекомендуется применять для изучения неясностей в изучаемых вопросах.

Метод анализа материалов – наиболее точный и научно обоснованный. Материалы собираются различными способами и затем обрабатываются и анализируются по определенным научно-разработанным методикам.

Метод личного участия – трудоемок, но наиболее достоверен, т.к. предполагает выполнение производственных операций лично проектировщиком.

Метод функционально-информационного анализа позволяет проследить и проверить обратную цепочку формирования функциональной структуры автоматизируемого объекта управления – от процедур к подсистемам. Предназначен для обследования информационных потоков в разрезе функциональных задач или операций (процедур) для разных организационных звеньев предприятия.

9.2.4 Исследование потоков и структуры информации

В процессе предпроектного обследования изучаются состав, структура, форма и содержание информационных сообщений, а также информационные процессы, охватывающие сбор и регистрацию первичной информации, передачу данных, обработку сообщений, организацию хранения и доступа к информации для подготовки и принятия управленческих решений. Информационный анализ предметной области выполняется в трех направлениях:

• смысловое содержание сообщений, их информативность для целей управления (семантический уровень);

• состав и структура сообщений, правила их построения на внемашинном и внутримашинном уровнях (синтаксический уровень);

• полезность сообщений для целей системы управления, выполнения функций управления и решения управленческих задач (прагматический уровень).

9.3 Обоснование и выбор состава автоматизируемых задач [1] -с.518-519

На предшествующем этапе обследования формируется список функциональных задач, подлежащих автоматизации. Теперь нужно определить, какие задачи будут основными, обязательными для автоматизации, а какие второстепенными, какие задачи автоматизировать нецелесообразно из-за их сложности или незначительности, какую следует принять последовательность внедрения этих задач.

Большая трудоемкость выполнения определенных функций вручную и высокая частота их повторения являются серьезным основанием для автоматизации этих функций, но недостаточным, так как нужны новые качественные решения по управлению.

При выборе состава следует учитывать традиционные для данного предприятия задачи. Но в определенной степени полезно изменить существующую систему управления для создания оптимальной АИС.

Основными критериями выбора состава задач являются:

• степень влияния реализации задачи на основные технико-экономические и финансовые показатели деятельности предприятия;

• трудоемкость реализации задачи в ручном и автоматизированном вариантах;

• объем хранимой и передаваемой информации, необходимый для реализации задачи (определяемый с учетом информационной емкости документов, показателей, процедур и периода хранения);

• трудоемкость автоматизации задачи.

9.4 Постановка задачи [1] -С. 520-534

Материалы, собранные в процессе предпроектного обследования, используются для подготовки задачи к машинному решению.

В общем случае любая задача (Z) может быть представлена в виде:

Z=(Sвх, П, Sвых),

где Sвх – множество входных сообщений;

П – процедура преобразования входа к выходу;

Sвых – множество выходных сообщений.

Под постановкой задачи понимается совокупность решений по составу и содержанию входных и выходных сообщений, по процедурам преобразования входных сообщений в выходные с учетом рационального использования всех видов ресурсов – технических, информационных, организационных (человеческих) и программных.

Постановка задачи предполагает детальное описание подготовки задачи к машинному решению.

На практике установился следующий регламент работ по постановке задач:

• характеристика задачи (комплекса задач);

• описание выходной информации;

• описание входной информации;

• математическое описание задачи;

• описание алгоритма решения задачи;

• разработка контрольного примера.