6. Організація документообігу на підприємстві

Документообіг - це рух документів від моменту їх складання (або одержання від інших підприємств, організацій), періоду обробки і до передачі в архів.

Основні етапи документообігу:

1) складання і оформлення документа;

2) прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

3) рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

4) передача документа на засоби обчислювальної техніки (іншої оргтехніки) і повернення назад;

5) передача документа до архіву.

Документообіг встановлюється головним бухгалтером і є обов'язковим для всіх працівників підприємства.

Порядок документообігу залежить від характеру й особливостей господарських операцій та їх облікового оформлення, а також від структури підприємства і його облікового апарату.

Для кожного виду або роду документів (накладних, вимог, рахунків-фактур тощо) розробляється особлива схема документообігу у формі графіка руху документів. У графіку, який встановлюється наказом керівника підприємства, установи, зазначається дата створення або одержання від інших підприємств та установ документів, прийняття їх до обліку, передача в обробку та до архіву.

Графік документообігу на підприємстві, в установі має забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожний первинний документ, визначити мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його механізації та автоматизації.

Графік документообігу оформлюється у вигляді схеми або переліку робіт із створення, перевірки та обробки документів, що здійснюються кожним підрозділом підприємства, установи, а також усіма виконавцями із зазначенням їх взаємозв'язку і терміну виконаних робіт.

Працівники підприємства, установи створюють і подають первинні документи, які належать до сфери їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному виконавцю надається витяг із графіка. У витягу наводиться перелік документів, що належать до функціональних обов'язків виконавця, термін їх подання та підрозділи підприємства, установи, до яких подаються ці документи. Контроль за дотриманням графіка документообігу на підприємстві, в установі здійснюється головним бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання до бухгалтерії або на обчислювальний пристрій необхідних документів та відомостей є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства.

На підприємстві «Мак-даК» документами завідує відділ кадрів. Начальник відділу кадрів здійснює свою роботу, спираючись на посадову інструкцію. Відділ кадрів займається розробкою посадових інструкцій для всіх співробітників підприємства і розробляє для робітників функціональні обов'язки.

Формування посадових інструкцій здійснюється на підставі наступних документів:

- Кодекс законів про працю України;

- Класифікатор професій ДК 003:2005;

- Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівника.

При прийомі на роботу співробітника, на нього заводиться особова картка, в ній зазначається освіта, кваліфікація, місце навчання і т.п. Спочатку укладається трудовий договір на випробувальний термін. В залежності від кваліфікаційного рівня прийнятого працівника, він становить від одного тижня до трьох місяців. Після укладення трудового договору з новим співробітником проводиться первинний інструктаж з техніки безпеки, а на робочому місці проводиться вже спеціалізований інструктаж.

На підприємстві здійснюється підвищення кваліфікації тільки для робочих спеціальностей. Цим займається атестаційна комісія, до складу якої входять директор ТМ «Мак-дак», технічний директор, головний енергетик та інженер з охорони праці.

Так само на підприємстві здійснюється соціальна підтримка: оплата лікарняного, подарунки працівникам на Новий рік, оплата декретної відпустки та збереження робочого місця співробітника, оплачується щорічна тарифна відпустка (24 календарних дні).

На даному підприємстві існують правила внутрішнього трудового розпорядку (додається у додатку). Загальна чисельність працівників: 170 осіб.

Документальне оформлення прийому на роботу:

1. Подача заяви про прийом на роботу з наданням усіх необхідних документів.

2. Візи посадових осіб і резолюція власника або посадової особи, яка має право прийому на роботу.

3. Видання наказу про зарахування працівника на роботу.

4. Пред'явлення наказу працівнику під розпис.

5. Внесення запису до трудової книжки.

Документи, які необхідно надати при вступі на роботу, перераховані в ст.24 КЗпП [2].

При прийомі на роботу, з співробітником укладається трудовий договір. Трудовий договір є угодою між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом, або фізичною особою, за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цією угодою, з підпорядкуванням внутрішньому розпорядку, а власник підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом, або фізична особа зобов'язується виплачувати працівникові заробітну плату і забезпечувати умови, необхідні для виконання роботи, передбаченої законом про працю, колективним договором і угодою сторін.