Мини-панель инструментов

Мини-панель инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления данных.

В отличие от других приложений Office 2007 (Word, PowerPoint и др.) в Excel 2007 мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для отображения панели нужно щелкнуть правой кнопкой по выделенной области.

Строка формул

Под панелями инструментов окна Excel расположена строка формул. В левой части этой строки отображается адрес текущей ячейки (или ее имя), в правой части – содержимое текущей ячейки.

Между полем адреса и полем содержимого расположены кнопки:

– открывает список именованных ячеек (для быстрого перехода к ним), а при вводе формулы – список 10 функций, использовавшихся последними;

– вызывает окно Мастера функций,

При начале ввода данных с клавиатуры в ячейку в строке формул появляются еще две кнопки:

– отмена ввода (эквивалентно клавише Esc).

– ввод данных в ячейку (эквивалентно Enter).

Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул. Для этого щелкните по кнопке Развернуть строку формул . Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки. Для того, чтобы привести строку формул в исходное состояние щелкните по кнопке Свернуть строку формул .

Дополнительные функции табличного процессора.

Сортировка и поиск данных.

Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов.

Сортировка, т.е. упорядочение данных в определенном порядке, производится во вкладке Данные – Сортировка и фильтр.

Нужно выделить столбец, данные которого нужно отсортировать, то есть расположить в алфавитном порядке. Нажимаете пиктограмму сортировки, от А до Я, или наоборот, от Я до А. Появится окошко с вопросом: нужно ли автоматически расширить выделенный диапазон данных Excel. Оставляем все, как есть, то есть соглашаемся с тем, что диапазон будет расширен, и нажимаем кнопку Сортировка. Данные будут отсортированы, и соседние ячейки будут продолжать соответствовать ячейкам этого отсортированного столбца.

В принципе, достаточно выделить ячейку в нужном столбце, и нажать на пиктограмму сортировки, только окошка с вопросом, расширять диапазон, или нет, в этом случае не будет — диапазон будет автоматически расширен.

Сортировка данных в Excel может быть более сложная. Если нажать на кнопку с надписью Сортировка, то Вам предложат вариант многоуровневой сортировки.

Здесь можно добавить еще уровни сортировки, нажав на кнопку Добавить уровень. Уровни можно перемещать вверх и вниз, изменяя таким образом их приоритет. Для перемещения выделяете уровень, и нажимаете на иконку с изображением стрелки вверх или вниз. Также уровни сортировки данных можно копировать и удалять.

Кнопка Сортировка и фильтр также находится на вкладке Главная – Редактирование.

Фильтрация данных.

В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями — фильтрами. Фильтры определяются с помощью условий поиска (больше, меньше, равно и т. д.) и значений (100, 10 и т. д.). Например, больше 100. В результате поиска будут найдены те ячейки, в которых содержатся данные, удовлетворяющие заданному фильтру.

Диаграммы.

Средства программы Excel позволяют создать диаграмму, основанную на данных из электронной таблицы. Диаграммы используют для более наглядного представления табличных данных.

Перед построением диаграммы следует выделить диапазон данных, которые будут на ней отображаться. Если включить в диапазон ячейки, содержащие заголовки полей, то эти заголовки будут отображаться на диаграмме как пояснительные надписи.

Для создания диаграммы необходимо воспользоваться инструментами панели "Диаграммы" ленты "Вставка".

После этого выбранная диаграмма сразу появится на текущем листе.

После этого можно самостоятельно модифицировать созданную прежде диаграмму. Для диаграммы можно установить такие параметры, как заголовки и подписи осей, а также форматы вспомогательных элементов диаграммы (координатной сетки, легенды, таблицы данных). Кроме этого, можно также установить дополнительные линии сетки, оси, место отображения легенды и таблицы с данными. Также можно отформатировать любые элементы диаграммы.

Математическая обработка числовых данных

Электронные таблицы позволяют работать с тремя основными типами данных: число, текст и формула.    

Числа в электронных таблицах Excel могут быть записаны в обычном числовом или экспоненциальном формате, например: 195,2 или 1,952Е + 02. По умолчанию числа выравниваются в ячейке по правому краю. Это объясняется тем, что при размещении чисел друг под другом (в столбце таблицы) удобно иметь выравнивание по разрядам (единицы под единицами, десятки под десятками и т. д.).

К числовому типу относятся:

• константы (16Е +0,3).

• даты (02.03.04).

• время (14:34).

• дата и время (28 октябрь, 1999, 15:16).

Любые данные, которые не распознаются программой в качестве числовых, интерпретируются как текстовые. Длина текста, помещающаяся в ячейку не может превышать 255 символов. Данные любого типа могут быть представлены в определенном формате. Пример: приведем пример представления единицы в различных форматах.

Текстом в электронных таблицах Excel является последовательность символов, состоящая из букв, цифр и пробелов, например запись «32 Мбайт» является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо). Ячейка, содержащая тексто­вые данные, не может использоваться в вычислениях.

Под формулой понимается набор чисел и ссылок на числовые ячейки, соединенных знаками математических операций. Достоинство электронных таблиц заключается в том, что они позволяют организовать автоматическое вычисление производных данных. Для этой цели в ячейках таблицы и используют формулы.

Например, формула «=А1+B2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и B2, а формула «=А1*5» — умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5.

Чтобы задать ссылку на ячейку, надо указать в формуле ее имя. Это можно сделать вручную или щелчком на соответствующей ячейке по ходу ввода формулы.

Программа Excel рассматривает содержимое ячейки как формулу, если оно начинается со знака равенства =. Тем самым, чтобы начать ввод формулы в ячейку, достаточно нажать клавишу =.

При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. Однако, если сделать ячейку с формулой текущей, то формулу можно увидеть в строке формул.

строка формул

При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно.

При работе с электронными таблицами важно не производить никаких вычислений «в уме». Даже если рассчитать значение, хранящееся в ячейке, совсем нетрудно, все равно надо использовать формулу.

Если ячейка таблицы содержит производные данные, следует занести в нее формулу, которая их вычисляет. Вычисление результата в уме и занесение его в таблицу в виде числа — это неправильная операция, последствия которой проявляются далеко не сразу и могут вызвать ошибки при дальнейшей работе с таблицей.

Структура или порядок элементов в формуле определяет конечный результат вычислений. Формулы в Microsoft Excel подчиняются определенному синтаксису, или порядку, согласно которому в формулу включается знак равенства =, за которым идут вычисляемые элементы (операнды), разделенные операторами. В качестве операндов могут выступать постоянные значения (константы), ссылки на ячейки или диапазоны ячеек, заголовки, имена или функции.

В Excel действия выполняются слева направо — с учетом приоритета операторов — начиная от знака равенства =. Порядком вычисления можно управлять с помощью скобок, группируя действия, которые должны выполняться в первую очередь. Например, результатом следующей формулы будет число 11, поскольку Excel выполняет умножение до сложения. В данной формуле число 2 умножается на 3, а затем к результату добавляется число 5.

=5+2*3

Если же с помощью скобок изменить синтаксис, Excel сложит 5 и 2, а затем умножит результат на 3; результатом этих действий будет число 21.

=(5+2)*3

Копирование и перемещение формул производится также как и любой информации в ячейках.

Относительные и абсолютные ссылки. В формулах используются ссылки на адреса других ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются при изменении местоположения формулы с одной ячейки на другую.

Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. В силу этого сохраняется правильность расчётов при любых указанных выше действиями над ячейками с формулами. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, B3.

В некоторых же случаях необходимо, чтобы при изменении местоположения формулы адрес ячейки (или ячеек), используемой в формуле, не изменялся. В таких случаях для указания фиксированного адреса ячейки в формуле используется абсолютная ссылка. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например, $А$1).

Если символ доллара стоит перед буквой (например: $A1), то координата столбца абсолютная, а строки — относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, А$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки — абсолютная. Такие ссылки называются смешанными.

Пусть, например, в ячейке С1 записана формула =A$1+$В1, которая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$B2. Относительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные — нет.

Помимо ручного ввода формул в Excel существует множество готовых встроенных функций, которые делятся на несколько категорий и используются для различных вычислений.

Функция – это изначально созданная и заложенная в программу формула, которая выполняет вычисления по заданным величинам и в определенном порядке.

В состав каждой функции в обязательном порядке входят следующие элементы: знак равенства «=», имя или название (примеры имен – СУММ, СРЗНАЧ, СЧЕТ, МАКС и т. д.), а также аргумент (либо несколько аргументов). Аргументами функций могут быть числа, ссылки, формулы, текст, логические величины и др.

Для вставки таких функций нужно использовать кнопку , расположенную в строке формул, а затем следовать шагам, предлагаемым мастером функций или осуществлять ввод в ручном режиме.

Используя для расчетов функции, помните, что каждая из них имеет строго определенный синтаксис, которого непременно следует придерживаться. Даже несущественное, на первый взгляд, отклонение от синтаксиса повлечет ошибки в расчетах либо вообще сделает их невозможными.

Все имеющиеся в программе функции для удобства работы сгруппированы в категории. Выбор категории осуществляется из раскрывающегося списка Категория, при этом в нижней части окна отображается перечень функций, входящих в эту категорию.

Выделите требуемую функцию и нажмите кнопку ОК. При этом откроется окно, содержимое которого зависит от конкретной функции, в котором укажите ее аргументы.

Чтобы ввести функцию вручную, выполните следующие действия. Вначале введите знак равенства, потом – название функции, а затем – перечень аргументов функции, которые необходимо заключить в круглые скобки и разделить точкой с запятой. Например, вы хотите рассчитать сумму чисел, которые расположены в ячейках В7, Е5 и С2. В этом случае введите в строку формул значение =СУММ(В7;Е5;С2) и нажмите клавишу Enter – результат вычисления отобразится в активной ячейке. Обратите внимание, что имя функции введено русскими буквами, а аргументы, которыми в данном случае являются координаты ячеек, – английскими.

Любая функция может выступать аргументом для какой-либо другой функции. Этот прием получил название вложение функции.

Также для работы с функциями используется вкладка Формулы.

Существует обобщенная технология работы с электронными таблицами. Она включает 4 этапа.

На первом этапе формируется структура таблицы. Структура включает: определение заголовка таблицы, названий строк и столбцов, а также ввод в ячейки таблицы исходных данных, формул и функций.

На втором этапе производится работа с данными, которая состоит в исследовании сформированной таблицы. Такое исследование может быть связано с использованием определенных математических моделей (моделированием), методов одновременной работы с несколькими таблицами и методов работы с базами данных.

Математические модели помогают пользователю на основе имеющейся таблицы получить новую информацию решением типовых задач компьютерного моделирования. Решение задач типа: "Что будет, если?" - дает возможность пользователю узнать, как изменятся выходные параметры при изменении одной или нескольких входных величин (условий). Задача: "Как сделать, чтобы?" возникает в случае, если ваша цель - достижение определенного значения модели и вы ищете значения входных параметров, обеспечивающих достижение этой цели. Различные виды анализа данных, содержащихся в исходной таблице, можно проводить с использованием встроенных функций и процедур.

Также часто приходится решать задачи объединения различных документов и отчетов. Решение подобной задачи требует использования специальных многотабличных связей и программных методов для манипулирования с файлами и генерации отчетных форм. Одновременная работа с несколькими таблицами - это одна из возможностей работы с данными в электронных таблицах.

Иногда при работе с большими электронными таблицами требуется найти ту или иную строку (столбец) или отсортировать строки (столбцы) в нужном порядке. Для этого в электронной таблице предусмотрен ограниченный программный инструментарий СУБД, позволяющий манипулировать строками и столбцами как компонентами баз данных.

На третьем этапе технологии табличных процессоров позволяют в графическом виде представить результаты, полученные на первом и втором этапах, и наиболее ярко их интерпретировать.

Четвертый этап обеспечивает вывод результирующих данных на печать. При этом результаты могут быть распечатаны в табличном виде или в виде графических диаграмм.

ВОПРОСЫ

И ЗАДАНИЯ