4.2. Классификация документов

Для правильного применения документов необходима их разносторонняя характеристика, т.е. классификация.

Классификация документов

Назначение	Порядок составления	Способ отражения операций	Место составления	Порядок заполнения
Распорядительные	первичные	разовые	внутренние	составление вручную
Оправдательные	сводные	накопительные	внешние	составление с помощью вычислительной техники
Бухгалтерского оформления
Комбинированные

Распорядительные – содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции. Например, платежное поручение банку на перечисление задолженности по налоговым платежам.

Оправдательные – подтверждают факт совершения хозяйственной операции. Например, счета которые подтверждают произведенные расходы.

Документы бухгалтерского оформления – составляются работниками бухгалтерии: справки, расчеты и др.

Комбинированные документы – одновременно выполняют функции распорядительных, оправдательных, бухгалтерского оформления: приходные, расходные кассовые ордера и др.

Первичные – составляются на каждую отдельную хозяйственную операцию в момент ее совершения: акт на списание основных средств и др.

Сводные – оформляются на основании ранее составленных первичных документов: отчеты кассира и др.

Разовые – применяются лишь однажды для отражения операций или нескольких одновременно совершаемых операций: расчетная, расчетно-платежная ведомости и др.

Накопительные – составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения: лимитно-заборные карты на отпуск материалов со склада организации и др.

Внутренние – составляются для отражения внутренних операций в организациях: накладная на внутреннее перемещение материалов и др.

Внешние – заполняются вне пределов данной организации и поступают уже в заполненном виде.

4.3. Организация документооборота

Документооборот – движение документов от момента их составления или поступления от других организаций, лиц до исполнения или отправки, передачи в архив или уничтожения. К основным принципам документооборота относятся: кратчайший путь прохождения и минимальный срок обработки на каждой инстанции.

Поэтому понятие документооборота включает в себя: график прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и отражением на счетах бухгалтерского учета. Документооборот позволяет установить количество необходимых документов и число работников, которые работают с данными документами.

При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования:

– в документах, принимаемых бухгалтерией, должны быть заполнены все реквизиты;

– при приемке документов производится проверка по существу, по форме, арифметическая;

– исправления в документах должны быть произведены корректурным способом и т.д.

При составлении графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц работящих с определенными документами. До их сведения доводятся правила оформления, сроки представления в бухгалтерию этих документов.

Организация документооборота имеет большое значение, так как усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.