7.3. Формы бухгалтерского учета
Форма бухгалтерского учета представляет собой процесс обработки учетной информации путем последовательной регистрации и группировки (ручным или автоматизированным способом) учетной информации на взаимосвязанных счетах аналитического и синтетического учета в учетных регистрах.
Основные признаки, определяющие форму бухгалтерского учета:
- виды, применяемых учетных регистров и взаимосвязь между ними
- последовательность и способ записи в регистрах
- применение средств вычислительной техники
Признаки, отличающие одну форму бухгалтерского учета от другой:
- количество, применяемых учетных регистров, их назначение, содержание и внешний вид
- взаимосвязь хронологических и синтетических регистров синтетического и аналитического учета
- последовательность и способы записей в учетные регистры
-степень использования средств автоматизации в бухгалтерском учете
Организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета и технологию обработки учетной информации и отражает ее в учетной политике.
В настоящее время применяются журнал-главная, мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная и упрощенная формы бухгалтерского учета.
Журнал-главная форма (схема 23) применяется в организациях с небольшой численностью работников и незначительным количеством хозяйственных операций. Книгу ведет один бухгалтер.
С
Документы
Ведомости и
карточки аналитического учета
Кассовая книга
Журнал-главная (синтетический
учет)
Оборотная ведомость по
аналитическим счетам
Баланс и отчетность
Сверка Сверка
данных
Основным регистром синтетического учета при этой форме служит книга «Журнал-главная». В качестве регистров аналитического учета используются ведомости, которые составляются на основе первичных документов: ведомость учета основных средств, ведомость учета материалов, готовой продукции, затрат на производство и прочим операциям. Первичные документы, связанные с кассой, заносят в кассовую книгу. При значительном количестве операций, их сначала фиксируют в ведомостях, а итоговые данные переносят в Журнал-главную (схема 24).
Схема 24.
Журнал-главная
-
Дата
№ операции
Документ и содержание операции
Сумма
Счет 01
Счет 02
…
Дт
Кт
Дт
Кт
Дт
Кт
Сальдо начальное
Оборот за период
Сальдо конечное
В конце периода в книге подводятся итоги, подсчитываются обороты по каждому счету и выводится конечное сальдо, по которому составляется баланс. Недостатком данной формы является ее громоздкость.
Мемориально-ордерная форма (схема 25) возникла на базе контрольно-шахматной формы в 30-е годы ХХ века.
Схема
25.
Документы
Мемориальные
ордера
Кассовая книга
Регистрационный журнал
Главная книга (синтетический
учет)
Ведомости и карточки
(аналитический учет)
данных
Оборотная ведомость
по синтетическим
счетам
Оборотная ведомость
по аналитическим
счетам
Баланс и
отчетность
Бухгалтерские записи при этой форме оформляют составлением мемориальных ордеров (схема 26). Они выписываются на каждую отдельную операцию или на одну накопительную ведомость. В мемориальном ордере отражается дата, содержание операции, корреспонденция счетов и сумма. Мемориальный ордер подписывает главный бухгалтер. Все мемориальные ордера имеют порядковый номер и заносятся в специальный регистрационный журнал (хронологическая запись). Ежемесячно данные мемориальных ордеров переносят в Главную книгу, которая является регистром синтетического учета (схема 27). В Главной книге записи группируют по каждому синтетическому счету: с разбивкой дебета и кредита. На счетах Главной книги учитываются текущие обороты за отчетный период. На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета обычной или шахматной формы. Данные Главной книги используют для составления баланса.
Схема 26.
Мемориальный ордер № 15
Первичные документы за сентябрь 200_ г.
По счету № 50 кол-во документов 5
-
№
Содержание операции
Сумма
Дебет
Кредит
Получено в кассу:
1
По чеку № 23512 из банка
100000
50
51
2
Выручка от реализации продукции
90000
50
90
3
Возвращено подотчетным лицом
1000
50
71
Итого:
191000
Выдано из кассы:
1
Сдана выручка в банк
90000
51
50
2
Выдана заработная плата
100000
70
50
Итого:
190000
Сумма ордера
381000
10.09.200_г. Гл. бухгалтер Н.К. Петрова
Схема 27.
Счет ___________
-
Дата
№ мемориального
ордера
В дебет счета
с кредита счетов
Итого по дебету
Дата
№ мемо-
риального
ордера
С кредита счета
в дебет счетов
Итого по
кредиту
№
№
…
№
№
…
Аналитический учет ведут в карточках и книгах. Записи в регистры аналитического учета делают непосредственно из документов, приложенных к мемориальным ордерам. В конце месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Данные ведомости сверяют с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам.
Мемориально-ордерная форма учета отличается простотой учетных регистров и техникой учетных записей. Недостаток данной формы в многократности записей одной и той же информации из первичных документов в ведомости, мемориальные ордера, регистры синтетического и аналитического учета.
Журнально-ордерная форма (схема 28) получила развитие в начале 40-х годов ХХ века. Данная форма в настоящее время является наиболее распространенной. Она применяется организациями различных форм собственности, ведущими учет в ручную. Налоговая система также ориентирована на журнально-ордерную форму.
Схема 28.
Документы
Накопительные
и группировочные ведомости по
синтетическим счетам
Кассовая книга
Ведомости и карточки (аналитический
учет)
Журналы -
ордера
Оборотная ведомость
по
аналитическим счетам
Главная книга
Баланс и
отчетность
При журнально-ордерной форме данные из первичных документов переносят в накопительные ведомости. Основным учетным регистром является журнал-ордер. Они строятся по шахматному принципу на свободных листах специального графления. В журнале-ордере сочетается хронологическая и систематическая запись. Записи производятся по мере поступления документов или по итогам за месяц. Журналы-ордера имеют номер и открываются для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов. Журналы-ордера построены по кредитовому принципу, ведутся по кредиту одного или нескольких однородных счетов. В журналах-ордерах проводят арифметическую обработку бухгалтерских проводок и вычисляют полные обороты по кредиту счетов. Для усиления контроля за движением средств, журналы-ордера применяют в сочетании с накопительными ведомостями.
Журнал - ордер № _____ по счету №______
-
№ строки
Дата
В дебет счетов
Итого по дебету
№
№
№
№
В некоторых журналах-ордерах (ж/о №7 по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами») синтетический и аналитический учет ведут одновременно. При этом записи осуществляются линейным способом, дебетовые и кредитовые обороты размещают по одной линии. По одной строке отражается задолженность и ее погашение по мере оплаты. Общий итого оборотов по дебету и кредиту – используется для синтетического учета. Карточки аналитического учета не используют и оборотную ведомость не составляют.
В журналах-ордерах для учета затрат на производство записи производят в шахматном порядке. При этом дебет счета отражается в подлежащем (по горизонтали), а кредит – в сказуемом (по вертикали).
В журналах-ордерах может быть проставлена типовая корреспонденция счетов. Это делает регистры более наглядными и позволяет избежать ошибок.
В конце месяца подсчитывают итоги по всем карточкам, журналам-ордерам и ведомостям. Итоги сверяют. После взаимной сверки общую сумму кредитового оборота из каждого журнала-ордера записывают в Главную книгу, которая является регистром систематического учета. Главная книга открывается на год, каждому месяцу отводится одна строка. Каждому счету отводится развернутый лист для записи остатка на начало и конец месяца, оборота по дебету. Дебетовый оборот по счету в корреспонденции с оборотами по кредиту разных счетов собирают из разных журналов-ордеров. В Главной книге подсчитывают итого по дебету каждого счета, выводят остаток на конец месяца и составляют баланс.
Главная книга
Счет №_________
-
Месяц
Обороты по дебету
Итого по дебету
Оборот по кредиту
Сальдо
С кредита счета №__ из журнала-ордера №__
С кредита счета №__ из журнала-ордера №__
. . .
Дебет
Кредит
Сальдо на 01.01.200__г.
В настоящее время крупные и средние организации применяют 16-журнальную форму
-
№ журнала-ордера
Группировка счетов
Ж-О № 1
50 «Касса»
Ж-О № 2
51 «Расчетные счета, 52 «Валютные счета»
Ж-О № 3
55 «Специальные счета в банках»
Ж-О № 4
66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»,
67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»
Ж-О № 5
58 «Финансовые вложения»
Ж-О № 6
60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»
Ж-О № 6/1
Учет операций по заготовлению и приобретению материальных ценностей (счета 15, 16)
Ж-О № 7
71 Расчеты с подотчетными лицами»
Ж-О № 8
Расчеты с разными дебиторами и кредиторами (счета 58, 60, 62, 68, 73, 75, 76)
Ж-О № 9
Расчеты с дочерними предприятиями и внутрихозяйственные расчеты (счета 60, 62, 75, 76, 79)
Ж-О № 10, 10/1
Учет затрат на производство (счета 02, 05, 10, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 97, 46, 40, 76, 69, 70, 94)
Ж-О № 11
Учет отгрузки и реализации (счета 43, 41, 42, 44, 45, 90, 62)
Ж-О № 11/1
Учет реализации и выбытия основных средств и нематериальных активов (счета 01, 03, 04, 91)
Ж-О № 12
Учет источников собственных средств и целевого поступления (счета 59, 63, 80, 82, 83, 84, 96)
Ж-О № 13
Учет собственных основных средств, арендованных основных средств и нематериальных активов (счета 01, 03, 04, 91)
Ж-О № 14
14 «Резервы под снижение стоимости материальных ценностей»
Ж-О № 15
Учет прибыли, ее использования и доходов будущих периодов (счета 99, 98)
Ж-О № 16
Учет капитальных вложений (счета 07, 08, 11)
При небольшом объеме учетных операций организации могут использовать 8-ми журнальную форму, в которой счета группируются по экономическим признакам.
-
№ журнала-ордера
Группировка счетов
Ж-О № 1
Учет денежных средств (счета 50, 51, 52, 55, 56, 57, 58)
Ж-О № 2
Учет кредитов, ссуд и займов (счета 66, 67, 86)
Ж-О № 3
Учет основных средств и уставного капитала (счета 01, 02, 03, 04, 05, 80)
Ж-О № 4
Учет производства (счета 10, 14, 15, 16, 19, 20, 21, 23, 25, 26, 28, 29, 97, 46, 40)
Ж-О № 5
Учет отгрузки и реализации (счета 43, 41, 42, 44, 45, 90, 91)
Ж-О № 6
Учет расчетов (счета 60, 62, 68, 69, 70, 71, 73, 75, 76, 79)
Ж-О № 7
Учет доходов и фондов (счета 99, 59, 63, 98, 94, 80, 82, 83, 84, 96)
Ж-О № 8
Учет капитальных вложений (счета 07, 08, 11)
Автоматизированная форма учета (схема 29) строится на принципах машинной обработки информации на основе любой из выбранных ручных форм учета.
Схема 29.
Документы
Ввод данных
в
ЭВМ
Машинная
обработка
данных
Баланс и отчетность
Результатная
информация по требованию
Широкое внедрение вычислительной техники привело к созданию автоматизированных рабочих мест бухгалтера (АРМ-бухгалтера). С их помощью выполняются значительно быстрее и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматически получают бухгалтерские регистры и отчетность.
Информационно-справочная информация вводится в ЭВМ в начале работы, текущая учетная информация – с первичных документов или учетных регистров. Обработка учетных данных производится по специальным программам. Выходная информация формируется по запросам пользователя.
Использование вычислительной техники привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ, которые облегчают решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке документов. В настоящее время используются как комплексные программы по учету, так и программы по учету отдельных объектов.
Упрощенная форма учета (схема 30) предусматривает ведение Книги учета хозяйственных операций, которая содержит синтетические счета, применяемые в организации, и совмещает синтетический и аналитический учет. Данная форма применяется на малых предприятиях, имеющих на балансе собственные основные средства, материалы, готовую продукцию и осуществляющих значительное количество расчетных операций через банк. Все данные из первичных документов заносятся в Книгу учета хозяйственных операций. Операции по кассе отражаются в кассовой книге.
С
Документы
Кассовая книга
Ведомость
и карточки аналитического учета
Ведомости (синтетический
учет)
Оборотная ведомость
по синтетическим счетам
Шахматная ведомость
Баланс и отчетность
Книга учета хозяйственных операций
-
№
Дата
Документ и содержание хозяйственной операции
Сумма
Дебет
Кредит
На основе бухгалтерских проводок Книги учета хозяйственных операций составляется шахматная ведомость, в которой по горизонтали вычисляются обороты по дебету, а по вертикали – обороты по кредиту счетов. Данные из шахматной ведомости используют при составлении оборотно-сальдовой ведомости, на основании которой составляется баланс.
Шахматная ведомость за __________ месяц
-
Кредит
Дебет
01
02
10
…
Итого по дебету
01
10
…
Итого по кредиту
Организации и индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, ведут учет доходов и расходов. При этом заполняется книга доходов и расходов, в которой отражаются все хозяйственные операции. Данная книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана и меть оттиск печати налогового органа. Отчетность в данной системе представляет собой выписку из книги доходов и расходов и налоговую декларацию. Бухгалтерские счета в этой форме могут не применяться.