16

Тема 13: Делопроизводство в системе менеджмента.

1. Понятие документа. Классификация и функции документов.

2. Документы по личному составу. Организационно-распорядительные документы.

3. Требования к текстам документов

1. Понятие документа. Классификация и функции документов

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п.

В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений.

Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие структурных подразделений, организации, предприятия, фирмы. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии

Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Документами называются определенным образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения и действия юридических и физических лиц.

Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел «Подготовка служебных документов» Единой Государственной Системы Делопроизводства. В 1990 г. они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38–90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В настоящее время используется СТБ 6.38 – 2004 «Унифицированная система документации РБ. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», согласно которому в документе м. б. 32 реквизита. СТБ 6.38 – 2004 разработан с целью обработки документов как с помощью компьютерной техники, так и традиционными методами.

СТБ 6.38–2004 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Беларусь.